7.8. Организация оперативного учета и контроля за движением товаров на складе

Общие принципы организации учета движения товаров на складах

Одним из показателей эффективной организации работы склада является обеспечение полной сохранности количества и качества всех товаров, поступающих на склад, хранятся там и отпускаются оптовым покупателям. Поэтому основными задачами складского учета товаров является правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверности данных по поступлению, хранению и отпуску товаров, а также контроль за сохранностью товаров в местах хранения и на всех этапах движения. При этом учет товаров и их движения в составе предоставляет коммерческой службе предприятия информацию для оценки качества выполнения договорных условий по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров и принятия соответствующих коммерческих решений. Организация и непосредственное ведение учета товаров на складе и в бухгалтерии предприятия осуществляются под руководством главного бухгалтера предприятия.

Для обеспечения рациональной организации учета товаров необходимо:

> Установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

> Проводить в установленном порядке инвентаризации и выборочные проверки наличия товаров и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

> Придерживаться норм и правил организации хранения товарно-материальных ценностей;

> Применять средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием программ складского учета.

Необходимыми предпосылками обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей на складах являются:

> Наличие надлежаще оборудованного склада (помещений) или специально об-оборудованных площадок для товаров "открытого хранения", проведение соответствующей специализации складов;

> Размещения товаров в соответствующих товарных секциях (отделах), а внутри них - в разрезе отдельных групп, типичных (сорто-) размеров (в штабелях, стеллажах, на полках и др.) С применением таких способов и приемов, чтобы обеспечить возможность быстрого их приема, отпуска и проверки наличия товаров; при этом к местам хранения каждого вида товара должны прикрепляться ярлыки с информацией о данном товаре;

> Обеспечение мест хранения товаров необходимыми весоизмерительными средствами (весами, измерительными приборами, мерной тарой), обеспечение их регулярного повиряння и клеймение;

> Определение круга лиц, ответственных за правильное и своевременное выполнение и оформление этих операций (заведующий складом, кладовщики, экспедиторы и т.д.) и за сохранность вверенных им товарно-материальных ценностей на основе заключения с ними в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности;

> Определение перечня должностных лиц, которым предоставляется право подписывать документы на получение и отпуск со склада товаров, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из состава материальных ценностей.

Все операции, связанные с приемом, хранением и отпуском товаров со склада, должны оформляться первичными документами, форма и содержание которых соответствуют требованиям действующего в Украине законодательства и обеспечивают учет товаров как в количественном, так и в стоимостном выражении. Формы первичных документов для применения их на складах конкретного предприятия определяются и устанавливаются администрацией предприятия с учетом применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций. При этом важно, чтобы все товары, поступающие на склад, были вовремя оприходованы, зато ни один товар не должен покинуть состав, если вместо него не остается документов о его отпуск, подписанных материально ответственными лицами, выдали и получили товар.

Товары, поступающие на склад от поставщиков, принимаются на основе товаросопроводительных документов, предусмотренных условиями поставки товаров и действующими правилами перевозок грузов, - накладной, товарно-транспортной накладной, транспортной железнодорожной накладной, счетом, счетом-фактурой и др.

При приеме товаров на склад материально ответственное лицо склада может заполнять накладную, в которой отражаются следующие данные: номер и дата выписки накладной; названия поставщика и покупателя; название и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с НДС). Накладная должна быть подписана материально ответственными лицами, сдали и получили товары, и заверенная печатями предприятий - поставщика и покупателя. Количество экземпляров накладной зависит от условий получения товаров покупателем, места передачи товаров, статуса поставщика и др. .

Для оприходования товаров, поступающих на склад, материально ответственное лицо обязано поставить подпись и скрепить его штампом на сопроводительном документе - товарно-транспортной накладной, счете-фактуре, счете и других документах удостоверяющих количество или качество полученных товаров. При приеме товаров на склад необходимо проверить также наличие в комплекте документов на товары сертификата соответствия (качества, происхождения и т.д.).

Учет первичных документов, удостоверяющих получение товаров на склад, материально ответственные лица могут вести в Журнале учета поступления товаров. В этом журнале (произвольной формы) отображаются данные о названии приходных документа, его даты и номера, краткой характеристики документа, даты его регистрации и информация о полученных товарах.

Для оформления операций приемки товаров на складах могут заполняться также акты приема-сдачи товаров на хранение, акты о выявлении расхождений по количеству (качеству) при приеме товаров, приходные ордера и др.

Учет движения товаров на складах в разрезе каждого отдельного наименования осуществляется материально ответственными лицами в карточках учета товаров, которые заполняются на основании первичных документов в день завершения операции получения или отпуска товаров. При применении партийного способа хранения на складах оформляют партийные карты. Такие документы составляются на каждую партию товаров для контроля за поступлением и отпуском по количеству, массе, сортам, стоимостью товаров, полученных как отдельная партия по единому транспортному документу.

Отпуск товаров со склада осуществляется на основе заключенных договоров, нарядов, доверенностей и других соответствующих документов, подтверждающих право данного лица получать товары, и оформляется требованиями-накладными, накладными для отпуска товаров другим организациям, лимитно-заборным картам и тому подобное. Традиционно комплект товаросопроводительных документов, оформляются при отпуске товаров со склада, включая счет-фактуру (счет), отгрузочную спецификацию, комплект упаковочных листов на все тарные места, сертификат качества или сертификат соответствия, транспортную железнодорожную накладную (товарно-транспортную накладную) и другие. Для вывоза товаров с территории склада (предприятия) выписывается соответствующая пропуск; в отдельных случаях она может замещать один из экземпляров расходного документа.

Обобщенные итоги движения товаров на складе в течение определенного календарного периода приводятся в товарном отчете (отчете материально ответственного лица о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения), который подается в бухгалтерию и содержит записи по каждому приходных и расходных документа и остатках товаров на начало и конец отчетного периода. Все документы должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи.

Полнота и правильность ведения первичных документов проверяются работниками бухгалтерии предприятия способом проведения выборочных проверок наличия товаров и инвентаризаций. Результаты сверки подтверждаются подписями материально ответственного лица и работников бухгалтерии.

В случае компьютерной обработки данных первичных документов и карточек учета товаров на складе в компьютере создается специальная картотека, на основании которой регистрируются и анализируются данные об остатках, поступлении и отпуск товаров со склада и заполняется соответствующая статистическая отчетность

Вопросы для самоподготовки

1. Что понимают под торгово-технологическим процессом состава? Какие J факторы влияют на его рациональную организацию?

2. Каковы задачи организации процессов приемки товаров на складах торговых предприятий? Охарактеризуйте порядок организации приемки товаров по количеству и качеству на складах.

3. Какие требования предъявляются к организации размещения товаров на складах? Что понимают под условиями хранения? техникой хранения? Охарактеризуйте условия применения отдельных способов укладки товаров на хранение, их преимущества и недостатки.

4. Приведите перечень комплекса операций по отбору и отпуска товаров со склада оптового предприятия. Что служит основанием для отпуска товаров со склада? Какими методами и какими способами может проводиться отбор товаров для отпуска их со склада?

5. Каковы основные направления управления торгово-технологическими процессами на складах оптовых баз? Основные средства управления торгово-технологическим процессом состава целесообразно применять?

6. В чем заключается сущность направлений научной организации труда на складах торговых предприятий?

7. Какие первичные документы оформляются на складах торговых предприятий с целью организации оперативного учета и контроля движения товаров на складах?

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >