9.4. Организация централизованного завоза товаров

Суть и содержание централизованного метода товароснабжения

Централизованный метод товароснабжения предусматривает выполнение операций по завозу товаров в магазины и другие объекты розничной торговой сети силами и средствами поставщиков или транспортных предприятий по заказам магазинов в предусмотренные графиком сроки.

При этом все транспортно-экспедиционные операции выполняются, как правило, централизованно, без участия представителей розничной торговой сети; обязанностью поставщика является скачивания товаров на транспортное средство, их перевозки, обеспечение сохранности и своевременной доставки в каждый магазин. Централизованный завоз товаров осуществляется в соответствии с текущими заявками магазинов.

Централизованный завоз товаров позволяет

> Организовать планомерное завоза товаров в соответствии с утвержденными графиками, маршрутов, технологических карт;

> Возложить ответственность за доставку товаров в магазины на поставщиков или транспортные предприятия;

> Освободить работников розничной торговли от поиска транспорта, от поездок и экспедирование товаров, сосредоточить их внимание на выполнении обязанностей по обслуживанию покупателей;

> Более ритмично организовать завоз товаров, обеспечить широту и устойчивость ассортимента товаров и ускорения оборачиваемости товарных запасов;

> Уменьшить потребность в складской площади и увеличить торговую площадь магазинов (за счет сокращения объемов запасов и соответствующих помещений);

> Внедрять комплексную механизацию погрузочно-разгрузочных работ, развивать перевозки товаров в контейнерах, таре-оборудовании, пакетные (пакетно-модульные) перевозки, сокращать простои транспортных средств и более эффективно использовать их;

> Ускорить и упростить документооборот и расчеты между поставщиками и оптовыми покупателями.

Централизованный завоз товаров применяют как при складской, так и при транзитной форме товароснабжения торговой сети. Оно может осуществляться предприятиями промышленности, другими товаропроизводителями, оптовыми базами или составами предприятий розничной торговли (рис. 9.11).

Принципиальная схема централизованного метода товароснабжения

Рис. 9.11. Принципиальная схема централизованного метода товароснабжения

Уровень организации товароснабжения по централизованным методом значительно повышается в случае создания у поставщиков специальных подразделений, на которых возлагается вся работа по доставке товаров в розничную торговлю - экспедиционных складов.

Централизованный завоз товаров может осуществляться с использованием различных форм экспедиционных операций: в одних случаях товары могут завозиться в магазины силами автотранспортных предприятий, которые берут на себя выполнение всех экспедиторских функций (прием товаров от поставщика, оформление транспортных документов, завоз и сдачи товаров в магазины со взятием на себя материальной ответственности при транспортировке); в других случаях экспедиторские функции возлагаются на поставщика, а автотранспортное предприятие только предоставляет на основании договора с поставщиком соответствующие транспортные средства.

Для организации товароснабжения при централизованном методе его выполнения между предприятием-поставщиком товаров и розничным торговым предприятием заключается договор поставки товаров, а при недостатке у поставщика собственных транспортных средств и использования с этой целью привлеченного транспорта дополнительно заключается договор перевозки между поставщиком и автотранспортным предприятием на своевременную доставку товаров в магазины (рис. 9.12).

Непосредственная работа по организации централизованного завоза товаров в розничную торговую сеть имеет многоаспектный характер и предусматривает комплекс подготовительных мероприятий по внедрению централизованного завоза товаров, который включает:

> Анализ расположения предприятий розничной торговли, формирование перечня объектов розничной торговой сети, в которые организовываться централизованный завоз товаров, их группировка по типам и объемам товарооборота;

> Формирование перечня товаров, которые должны централизованно завозиться в розничную торговую сеть, установление минимальных норм их отгрузки, расчет грузооборота, оптимальных размеров партий и частоты завоза товаров, потребности в транспортных средствах и многооборотной инвентарной таре, разработку рациональных маршрутов доставки товаров;

> Подготовку зданий, механизмов и оборудования экспедиционных и товарных складов, розничных торговых предприятий, транспортных средств для выполнения операций, связанных с доставкой товаров;

> Определение перечня лиц, ответственных за обеспечение внедрения ЦЗТ, установка системы материальной ответственности сторон за соблюдение условий ЦЗТ, определение порядка документооборота и проведения взаиморасчетов сторон проведения инструктажа всех участников процесса товароснабжения;

> Расчет эффективности системы товароснабжения и выявления резервов ее повышения.

Взаимоотношения участников процесса централизованного завоза товаров

Рис. 9.12. Взаимоотношения участников процесса централизованного завоза товаров

Формируя перечень магазинов, в которые предполагается централизованный завоз товаров, нужно учитывать прежде всего ассортиментный профиль магазинов, обращая при этом внимание на действующие схемы завоза товаров, в соответствии с которым товары в магазины могут поступать как со складов оптовых баз, так и непосредственно от поставщиков- производителей.

Анализируя расположение объектов розничной торговой сети (магазинов, киосков и т.д.), сосредотачиваются на таких вопросах, как название и тип (ассортиментный профиль) магазина, место его расположения, расстояние от поставщика (оптовой базы, производственного предприятия) в магазин, объемы среднемесячного товарооборота площадь торгового зала и помещений для хранения товаров, режим работы магазина (время начала и окончания работы, время обеденного перерыва, выходные дни), численность работников; важно также определить состояние подъездных путей, наличие рампы для разгрузки транспортных средств с товарами, средств механизации разгрузочных работ и тому подобное.

Для определения объемов централизованного завоза товаров анализируют поступления товаров в каждый магазин (во внутрисетевом групповом разрезе), для чего чаще всего используют данные о товарообороте за соответствующий период и среднюю цену одной тонны товаров каждой группы.

Важной предпосылкой правильной организации товароснабжения является разработка карты-схемы, на которой условными знаками обозначаются источники поступления товаров, пункты их завоза и все транспортные пути, которыми могут завозиться товары. На основе этих карт-схем проводится разработка маршрутов и графиков завоза товаров в магазины.

Всего в графику понимают документ, в котором определена последовательность наступления тех или иных событий. В практике товароснабжения различают транспортные графики, графики завоза товаров и графики их отбора. Транспортный график-документ, в котором определяются количество, место и время подачи транспортных средств каждого типа для организации завоза товаров в розничные торговые предприятия. График завоза товаров - это расписание, в котором указывается, в какие дни и часы товар будет доставляться в магазины.

Наиболее совершенной формой организации доставки товаров является их завоз по почасовым графиком; при этом время доставки товаров не должно совпадать со временем обеденного перерыва в магазине. Возможная форма графика завоза товаров приведена на рис. 9.13.

Образец графика завоза товаров

Рис. 9.13. Образец графика завоза товаров

Графики завоза разрабатываются на основе заранее рассчитанной частоты завоза и размеров партий. В зависимости от принятой системы представления заказов графики составляются на квартал, месяц, декаду или день. В основном графики завоза разрабатываются в разрезе дней недели или числа месяца; при этом более удобным е график, составленный по дням недели, так как он обеспечивает ритмичность и равномерность доставки товаров. В то же время календаризация графика по числам месяца позволяет учесть существование так называемых особых дней торговли (например выходных и праздничных дней), перед которым целесообразно предусмотреть дополнительные рейсы автомобилей с товарами. При разработке таких графиков важно не допустить одновременного прибытия товаров от нескольких поставщиков; в случае завоза товаров по кольцевым маршрутом даты поступления товаров для всех магазинов одного маршрута должны совпадать.

Одним из вариантов совершенствования организации процессов товародвижения в разработка графиков завоза товаров, предусматривающих доставку отдельных товаров (молоко, хлеб и т.д.) в магазины в ночное время, когда водитель-экспедитор оставляет товары и документы в специальном помещении (так называемый шлюз) без участия в приеме работников магазина.

Для эффективной организации процессов товароснабжения разрабатываются графики отбора товаров. При этом на практике дни отбора товаров предусматриваются, как правило, только для непродовольственных товаров; в связи с меньшей сложностью ассортимента продовольственных товаров в графиках указываются только дни их завоза. Наибольшее распространение такие графики получили в системе потребительской кооперации (рис 9.14).

График отбора и завоза товаров из .... базы в магазины ....

1. Непродовольственные товары

№ п / п Дни отбора Дни завоза Название покупателей-получателей
1 Понедельник Среда Магазины .... потребительского общества магазины .... коопобьеднання № ..
2 Вторник Четверг Магазины ... потребительского общества Коопунивермаг
2. Продовольственные товары
№ п / п Дни завоза Название покупателей-получателей
1 Четверг Магазины .... потребительского общества
2 Понедельник Состав ... потребительского общества

Рис. 9.14. Образец графиков отбора и завоза товаров

На основе заказов и графиков состоят маршруты доставки товаров в розничную торговую сеть. Маршрут - это путь движения транспортного средства, который отражает последовательность завоза товаров от места их отправки в магазины на основе единого транспортного документа. В маршрут включается один или несколько торговых предприятий в зависимости от размера партий товаров, доставляемых, территориального расположения магазинов, расстояния между ними, вида транспорта, его грузоподъемности и тому подобное. В практике торговли различают два основных вида маршрутов: маятниковый и кольцевой. При маятниковом маршруте товар на полностью загруженном автомобиле доставляется в один магазин, после чего автомобиль возвращается к поставщику, загружается и отправляется в другой магазин (рис. 9.15). При кольцевом маршруте полностью загруженный автомобиль доставляет одним рейсом товары в несколько магазинов, расположенных на пути его движения.

Основные виды маршрутов централизованного завоза товаров

Рис. 9.15. Основные виды маршрутов централизованного завоза товаров

Маршруты разрабатывают с учетом грузоподъемности автомобилей отдельно для завоза продовольственных и непродовольственных товаров. Целесообразность выбора того или иного вида маршрута определяется необходимостью максимального снижения затрат на доставку товаров и подтверждается проведением достаточно сложных экономических расчетов.

В случае необходимости завоза товаров большим количеством автомобилей для рациональной организации перевозок в пунктах отпуска товаров (на складах производственных предприятий, на оптовых базах) целесообразно создавать диспетчерскую службу (службу логистики). Диспетчеры таких служб на основе графиков и маршрутов завоза товаров и принятых текущих заявок магазинов распределяют задания на подготовку товаров к отгрузке, регулирующих представление транспорта во скачивания, оформляют комплект отгрузочных документов.

При разработке графиков и маршрутов централизованного завоза товаров нужно предусмотреть равномерную нагрузку в работе складов и транспорта в течение недели, с тем чтобы на каждый рабочий день приходились примерно одинаковые объемы перевозок и минимальные отклонения потребности в транспортных средствах. Вместе с тем важно обеспечить и четкое соблюдение утвержденных графиков.

С разработкой графиков и маршрутов завоза товаров связано определение необходимого количества транспортных средств для организации перевозки товаров и выбор вида и расчет количества инвентарной многооборотной тары. Расчетное количество транспортных средств должна полностью обеспечивать выполнение утвержденных поставщиком и розничным торговым предприятием графиков и маршрутов централизованного завоза товаров в розничную торговую сеть.

Для определения потребности в транспортных средствах Азаг, применяют формулу:

Необходимым условием обеспечения количества и качества товаров в процессах товароснабжения, которая к тому же позволяет внедрять индустриальные технологии товародвижения и сокращать время выполнения погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиционных операций, применение многооборотной инвентарной тары.

После завоза товаров в магазины инвентарная тара обратным рейсом автотранспорта должна возвращаться поставщику. Контроль за движением инвентарной тары и ее учет возлагается на материально ответственное лицо, склада, с которого ведется отпуск товаров (например кладовщика экспедиционного состава), которая в специальном журнале записывает дату отпуска товаров конкретному покупателю, инвентарный номер тары и дату ее возвращения на склад.

Для организации централизованного завоза товаров нужно также четко определить порядок оформления сопроводительных документов и прием товаров, которые должны обеспечить полную сохранность товарно-материальных ценностей. Необходимо заметить, что разные поставщики в настоящее время могут по-разному организовывать и порядок оформления этих операций, и перечень сопроводительных документов, но в основном основными документами при организации товароснабжения является счет-фактура, товарно-транспортная накладная и налоговая накладная.

Счет-фактура, сопровождает товар при его завоза в розничную торговую сеть, выписывается (распечатывается с помощью компьютерной техники) предприятием-поставщиком на основании отборочных листов, оформленных товароведами. Счет-фактуру используемых для проверки правильности комплектования партии товаров для конкретного заказчика, после чего счет-фактуру вместе с товаром укладывают в инвентарную тару, закрывают и опломбировывают. Передачу инвентарной тары из товарных составов на экспедиционный состав регистрируют путем отметки номеров отдельных тарных мест в специальном журнале.

На экспедиционном составе на каждую партию товаров (которая может включать несколько тарных мест) оформляют товарно-транспортную накладную. Во время передачи груза для завоза в розничную торговую сеть именно в товарно-транспортной накладной подписывается материально ответственное лицо экспедиционного состава (кладовщик склада) и экспедитор (им может быть и водитель автомобиля). Как правило, с учетом утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины порядке оформляют не менее 4 экземпляров товарно-транспортной накладной, один из которых остается на складе, а остальные сопровождает товары в магазин. Согласно действующему в Украине законодательству переход права собственности на товары и возникновения соответствующих налоговых обязательств субъектов хозяйственной деятельности (в том числе торговых предприятий) удостоверяется выпиской налоговой накладной.

При централизованном завозе товаров материальную ответственность за товары и тару при их завоза несут водители или экспедиторы, сопровождающие груз. Подготовленные к отпуску, надлежащим образом упакованные товары передаются экспедитору (водителю) по количеству тарных мест, после чего он подписывается в специальном журнале и получает сформированный комплект документов.

Товары, предназначенные для ввоза в розничную торговую сеть, загружают в транспортное средство с учетом порядка объезда магазинов (первыми погрузки грузов для магазина, который расположен в конечном пункте маршрута). При организации централизованного завоза товаров скачивания и разгрузки товаров возлагается на поставщиков, которые своими силами и техническими средствами выполняют эти операции благодаря наличию у поставщиков подъемно-транспортного оборудования и средств механизации (это позволяет уменьшить объемы ручных работ и использовать преимущественно механизированный способ их выполнения).

В магазине материально ответственные лица принимают товары от экспедитора по количеству тарных мест (обращая внимание на целостность пломб на них), для чего сравнивается их фактическое количество с записями в товарно-транспортной накладной. Факт передачи партии товаров удостоверяется подписями экспедитора и материально ответственного лица магазина (полномочия Такой лица подтверждаются разовой или постоянной доверенности на право получения товарно-материальных ценностей, а его подпись в товарно-транспортной накладной заверяется специальным штампом магазина). Один экземпляр подписанного товарно-транспортной накладной остается в магазине, а два других возвращаются на склад поставщика и в автотранспортное предприятие. В случае если пломбы на отдельных тарных местах нарушены, в момент поступления товаров производится их прием по счету-фактуре; в случае выявления расхождений по количеству ли качества товаров составляется соответствующий акт.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >