Практические рекомендации по обмену информацией и отчетности

Отчетам о деятельности организации могут включаться следующие пункты:

профиль организации;

экологическая политика, цели и задачи;

процессы экологического управления, в том числе привлечение заинтересованных сторон и признание заслуг работников;

оценивания экологических характеристик, в частности тех, которые связаны со сбросами, сохранением ресурсов, соответствием требованиям, несоответствующей продукцией и риском;

возможности улучшения деятельности организации;

дополнительная информация типа глоссариев;

независимая проверка системы экологического управления.

Как для внутреннего и внешнего обмена информацией о окружающей середовиша, так и для отчетности важно помнить, что:

следует стремиться к налаживанию двустороннего обмена информацией;

информация должна быть понятной и адекватно объяснено;

информация должна допускать возможность ее проверки;

организация должна предоставлять достоверную информацию о своей деятельности;

информация должна подаваться в благоустроенной и последовательной форме (например, в одинаковых единицах измерения, чтобы сделать возможным сравнение одного периода с другим).

Организация может распространять информацию по окружающей среде с помощью:

для внешних целей: годового отчета, документов, предоставляемых регламентирующим органам, публичных правительственных протоколов, публикаций промышленных ассоциаций, средств массовой информации и платных объявлений;

для внутренних целей: доски объявлений или сообщений, собственной газеты, собрания работников, а также путем распространения сообщений по электронной почте;

проведение "дней открытых дверей", опубликованные телефонных номеров, по которым можно обращаться с жалобами и вопросами.

2. Документация системы экологического управления. Функции, рабочие процессы и процедуры должны быть определены и надлежащим образом задокументированы и датированы, если это нужно. Организация должна четко определить все типы документов, устанавливающих и регламентирующих функции, эффективные рабочие процессы и процедуры, а также процедуры контроля.

Наличие документации на систему экологического управления помогает работникам осознать то, что требуется от них для достижения экологических целей организации. Это дает возможность оценивать системы и экологические характеристики.

Характер документации может отличаться в зависимости от масштаба деятельности и сложности структуры организации. Там, где элементы системы экологического управления интегрированы в общую систему управления организацией, экологическая документация должна быть объединена с имеющейся документацией.
Для упрощения организация может принять решение о представлении документации в форме сводки или в кратком изложении для:

сопоставления экологической политики, целей и задач;

описания способов достижения экологических целей и задач;

документирования основных функций, ответственности и методик;

указания правил поиска смежной документации, а также описания других элементов системы управления, где это требуется;

предоставление доказательств того, что элементы системы экологического управления, пригодные для организации, внедрены.

Такой краткое изложение может служить справочником для внедрения и поддержания на должном уровне системы экологического управления.

При рассмотрении документации системы экологического управления следует дать ответ на следующие вопросы:

Каким образом методики экологического управления идентифицируются, документируются, распространяются и пересматриваются?

Или внедрен процесс разработки и актуализации документации системы экологического управления?

Каким образом документация системы экологического управления согласована, где это необходимо, с другой имеющейся в организации документацией?

Каким образом обеспечивается доступ работников к документации, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей?

Практические рекомендации по документации системы экологического управления

Документы могут содержаться на любом носителе. Они должны быть полезными и понятными.

Вся документация должна быть датированной (с указаниям даты пересмотра), легко идентифицироваться, быть систематизированной и сохраняться в течение установленного периода времени.

Организация должна обеспечить выполнение следующих требований:

документы, шо касаются системы экологического управления, должны быть идентифицированы по организации, отдела, функции, вида дияльностита (или) ответственного лица или лица для контактов;

документы должны периодически проверяться, пересматриваться, когда это нужно, и утверждаться уполномоченным персоналом;

экземпляры этих документов должны быть в наличии на всех участках, где проводятся работы, которые существенно влияют на функционирование системы экологического управления;

отменены документы должны немедленно изыматься со всех участков их тиражирования и использования.

3. Управление деятельностью. Внедрение системы экологического управления осуществляется путем разработки, применения и поддержания на должном уровне рабочих процедур и средств управления для осуществления экологической политики, целей и задач организации.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >