Управление заказами в коммерческой логистике
Коммерческая логистика - это область деятельности, которая приобретает все большее практическое значение. Поэтому государственный и частный секторы проявляют все больший интерес к сфере коммерческой логистики.
Управление заказами - одна из важнейших функций распределительной логистики. ее доля в логистических затратах на этапе распределения значительно меньше долю транспорта и управления запасами. Однако роль этой функции весьма значительна.
По сути именно управления заказами обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков логистическими цепями на пути от производителя к потребителю.
В широком смысле управления заказами является синтетической функцией и присуще управлению материальными потоками и на этапе материально-технического обеспечения, и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение оно приобретает лишь в тесной интеграции с функциями маркетинга, потому что является определяющим для всей производственно-коммерческой деятельности предприятия.
При определении партии поставки прежде всего надо использовать показатель оптимального размера заказа. Он определяется по формуле, предложенной Ф. У. Харрисом, известной как формула Уилсона * 69:
* 69: {Логистика [Текст]: учебник / под ред. Б.А. Аникина. - Второй изд., Перераб. и доп. - М .: ИНФРА-М, 2000. - 352 с .; Окландер М.А. Логистика [Текст]: учеб. пособие. / М.А. Окландер. - К., 2005. - 234 с .; Чухрай Н.И. Проблемы адаптации маркетинга и логистики в условиях отечественного рынка [Текст] / Н.И. Чухрай // Вестн. НУ "Львовская политехника". - 2000. - № 416. Логистика. - С. 110-118. }
где EOQ - экономический размер заказа, ед .; Co - издержки выполнения заказа, грн; Си - закупочная цена единицы товара, руб; S - годовой объем продаж, ед .; U - доля издержек хранения в цене единицы товара.
Значительное повышение эффективности управления потоковыми процессами (материальными, информационными) дает безбумажная технология управления заказами. Это технология отбора продукции на заказ (заявки) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным. На индикаторе портативного терминала, которым пользуется, например, комплектовщик, выводится необходимая для работы информация. Обмен данными между рабочими терминалами и локальной (складской) ЭВМ может быть организован двумя способами.
Первый способ заключается в том, что в памяти терминалов всех подразделений системы хранения и переработки продукции загружаются соответствующие серии и параметры заказов. Реквизиты каждого из заказов выводятся на тот или иной терминал последовательно, по запросу оператора. Принтеры терминалов, расположенных в соответствующих подразделениях, могут отпечатать необходимые товаросопроводительные документы. После окончания выполнения всей серии заказов, информация о них вводится в центральную ЭВМ логистической системы.
Второй способ - это осуществление обмена информацией между рабочими терминалами и ЭВМ через радиоканалы. Этот способ целесообразен в тех логистических системах, в которых наблюдается высокий процент экстренных заказов. ЭВМ может прервать выполнение текущего заказа и организовать выполнение приоритетного заказ без вмешательства диспетчера системы хранения и переработки продукции.
За обоих случаев вся информация о материальном поток (его размещения, движение, подбор и др.) Вводится оператором непосредственно в локальную сеть без бумажного носителя. Затем необходимая информация по локальной сети передается автоматически в центр управления логистической системой.
Все усилия производства и системы сбыта (маркетинга) хозяйственной структуры могут быть сведены на нет, если текущее задание физической доставки не будет решен на уровне логистики.
В связи с этим следует подчеркнуть, что роль логистики в условиях развития экономики в целом и рыночных отношений в частности постоянно растет, так как она помогает решить сложные проблемы и добиться ожидаемых субъектами хозяйствования результатов.
Управление логистической деятельностью на этапе распределения осуществляется в следующей последовательности:
- Управление заказами. Формирование портфеля заказов;
- Установление количественных и качественных параметров заказанной продукции, их дифференциация по выбранным критериям;
- Разработка плана поступления готовой продукции от производственных цехов на сбытовые склады логистической системы, его реализация и координация;
- Управление материальными (товарными) потоками в транспортно-складских подразделениях логистической системы (нормирование и управления запасами, складская переработка, подготовка к производственному потреблению по требованиям заказчиков, упаковка, маркировка и др.);
- Разработка и реализация разнообразного распределения готовой продукции;
- Разработка планов поставки. Формирование товарных (грузовых) потоков;
- Управление товарными (грузовыми) потоками за пределами логистической системы.
В логистических решениях принимают участие: а) продуценты (создающие производят продукты), поставщики; б) транспортные агентства; в) правительство; г) потребители. Потребность в логистике возникает в частном и государственном секторах.
В частном секторе потребитель формирует спрос на продукцию производителя, который выступает как поставщик. Он договаривается с транспортными агентствами о перемещении сырьевых материалов на предприятие, а готовой продукции - с предприятий на рынки.
Материальный поток в сфере распределения имеет форму готовой продукции. В зависимости от субъектов экономических отношений, участвующих в доведении ресурсов до потребителей, поток готовой продукции может быть представлен как товарный или как грузовой (на транспорте).
Сфера распределения и сфера закупок основном накладываются друг на друга. Отношение к материального потока и связанных с ним логистических работ и операций зависит от позиции субъекта экономических отношений.
Если рассматривать выходные И конечные звенья материалопотоков, то для одних субъектов логистические операции являются системами сбыта, а для других - материально-технического обеспечения (закупок). Этот дуализм, с одной стороны, упрощает, а с другой - усложняет процесс управления материальными потоками. Так, многие логистической работы и операций выполняются в обеих сферах, поэтому значительная часть приемов и методов управления потоковыми процессами приемлема как в сфере материально-технического обеспечения, так и в сфере распределения товарной продукции. Однако объективная противоположность интересов продуцентов, потребителей, а также торговых, транспортных и других посредников определяет особенности логистического управления в зависимости от положения того или иного элемента логистической системы применительно к другим.
В сфере распределения не создаются новые материальные ценности, а выполняются конкретные и комплексные формы деятельности, выступают как услуги. Таким образом, сфера распределения - производитель услуг, которые являются товаром. Основное проявление специфичности выражается в невещественности создаваемой продукции.
Поскольку большая часть материальных продуктов проходит через сферу распределения, то происходит соединение материального и нематериального продуктов. В результате на товарном рынке предстает не столько материальный товар, сколько уникальная модель предложения - товар-услуга. Таким образом, материальный поток на всех этапах своего движения является предметом труда участников логистического процесса, а сама работа должна продуктивный характер.
Прежде чем подойти к физической распределения готовой продукции, продуцента необходимо выполнить следующую работу:
- Определить логистические цели, соответствующие выбранной предприятием стратегии на рынке;
- Формализовать и идентифицировать цели логистического обслуживания. То есть определить конкретные параметры и показатели логистического обслуживания по каждому субъекта логистической системы;
- Разработать альтернативные варианты карт логистических цепей на основе получения заказов на товарную продукцию;
- Выявить и скоординировать взаимосвязь между логистическими действиями предприятия (фирмы) и другими сферами производственно-хозяйственной деятельности;
- Определить роль и степень влияния внешних факторов рыночной среды;
- Предусмотреть возникновение незапланированных ситуаций и разработать комплекс мероприятий восстановительного характера.
Следует отметить, что планирование физического распределения и перемещения готовой продукции, трансформации соответствующих товарных (грузовых) потоков тесно связано с процессом маркетинга (в первую очередь, с созданием системы продвижения товара на целевом рынке и с технологиями сбыта готовой продукции). А планирования и управления маркетингом на предприятии тесно связано с процессами планирования производства и управления им, так как производство не является самоцелью, а направлено на удовлетворение конкретного спроса на рынке.
Таким образом, производство, маркетинг и логистика являются смежными сторонами многогранного единого процесса производственно-коммерческой деятельности, поэтому их планирование и управление должно осуществляться в неразрывном единстве.
Планы маркетинга и логистики формируются в тесной связи с планом производства в количественном и ассортиментном выражении, с разбивкой по временным периодам на основе заключенных договоров на поставку продукции. В маркетинге, производстве и логистике определяются и обеспечиваются соответствующие приоритеты портфеля заказов. В рыночных условиях выполнения договорных обязательств, выражением которых является доставка точно в срок с минимальными затратами, является одним из основных критериев оценки деятельности предприятия и главным критерием эффективности логистической системы.
Минимальные расходы не следует понимать буквально. Если поставщик поставит перед собой эту цель, то вообще может отказаться от выполнения функции доставки, предложив получателю воспользоваться правом самовывоз. Но в этом случае велика вероятность потери заказчиков. Однако если поставщик сведет к минимуму расходы покупателя по доставке продукции "то все бремя расходов ляжет на продуцента, не согласный с интересами последнего.
В связи с этим необходимо сделать уточнение. Под минимальными затратами на распределительную логистику понимаются совокупные расходы всех участников логистического процесса, которые сведены к минимуму при соблюдении определенного качества комплекса услуг по доставке товарной продукции от источника генерации товарных (грузовых) потоков до места назначения.
Важно подчеркнуть, что, формируя систему распределительной логистики, необходимо учитывать ее интегрируемых для большинства производственно-коммерческих функций роль. При несоблюдении договорных обязательств по доставке продукции поставщик, как минимум, имеет экономическую ответственность - возмещает в установленном порядке ущерб, нанесенный заказчику. Но, кроме того, теряется доверие со стороны деловых партнеров, падает имидж, снижается конкурентоспособность предприятия.
Основной комплексный показатель в рассматриваемой отрасли - портфель заказов. Он представляет собой совокупность заказов потребителей (покупателей), имеющихся на определенную дату. Этот показатель используется как в микро-, так и в макрологистици.
В микрологистици он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы). В макрологистици - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. Так, в США этот показатель регулярно рассчитывается министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене.
Объем портфеля заказов зависит от многих внешних и внутренних факторов. Например, от общеэкономической ситуации, деловой активности, покупательского спроса, уровня загрузки и состояния производственных и логистических мощностей и т.
Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции потребителям, отражающие спрос. Во время его формирования должны учитываться производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для формирования договоров поставки продукции, что, в свою очередь, становятся формализованным базисом в процессе управления материальными (товарными) потоками.
В последние годы благодаря бурному и всестороннему развитию компьютеризации расширяется внедрение автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме. Они позволяют создать принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, включая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ресурсы). В связи с этим открываются дополнительные возможности оптимизации операций по складированию, хранению и транспортно-перемищувальними работ.
Адаптированность работ автоматизированной системы управления заказами к реальным условиям обеспечивают гибкие маркетингово-логистические модули - подсистема сбора и подсистема обработки заказов. Еще одним модулем, который обеспечивает эффективность логистики в этой области, является подсистема прогнозирования заказов.
При формировании материального потока, соответствующего заказа, на терминалы выводится информация о количестве, вид продукции, адрес его хранения и др. Применение портативных терминалов дает возможность проводить работы по инвентаризации складского хозяйства логистической системы без остановки деятельности складов системы хранения и переработки продукции. Периодически после выполнения нескольких заказов оператор проводит инвентаризацию определенных мест хранения. Использование портативных терминалов позволяет наладить всесторонний учет работы каждого оператора по производительности труда, качества работы, коэффициента использования рабочего времени, обеспечение сохранности товарной продукции и тому подобное. Кроме того, путем оперативной координации действий повышается общая эффективность деятельности операторов.
Безбумажная технология обработки заказов позволил уменьшить количество ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотокамы в среднем в 5 раз, а также повысить производительность труда в 2-3 раза.
В общем виде технология управления заказами охватывает такой минимум логистических работ и операций:
- Оформление заказов, поступивших и уточнения их спецификаций;
- Формирование и структурирование портфеля заказов;
- Разработка, согласование и утверждение плана выполнения заказов;
- Оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;
- Подготовку и оформление товарных потоков в соответствии с принятыми к исполнению заказов;
- Контроль заказчиками поступления товарных потоков и анализ их оценки по качеству выполнения заказов;
- Поддержание обратной связи заказчика с поставщиком.
В процессе управления заказами большое значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы.
Длительный срок выполнения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.
Во многих странах время выполнения заказов стандартизировано определенными рамками. Например, в США в системе распределения он составляет, включая время производства, минимум 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ нормой логистического обслуживания заказов на доставку материалов и изделий имеющегося ассортимента считается 24 часа; заказ, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются за 14 дней.
В связи с тем, что предприятия, как правило, стремятся расширить свою производственно-коммерческую деятельность, расширяются, соответственно, и логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема в целом и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. В решении этих проблем выявило высокую эффективность применения компьютеризированных методов управления заказами.
В последние годы в сфере деловых отношений появился термин "легко выполняемый бизнес", который означает признание преимуществ логистической концепции в сфере распределения. Содержание этого термина заключается в том, что продуценты смогут получать заказы без труда, если применять электронные системы обмена информацией.
В логистической системе наиболее эффективными являются динамические модели планирования производственно-коммерческой деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля ситуаций, возникающих и др. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется внимание в первую очередь, так как процесс управления в распределительной логистике в связи с неустойчивостью рынка и спецификой транспортно-экспедиционной деятельности подвергается случайным колебаниям.
Чем больше логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания (теории очередей).
Теория массового обслуживания - особый раздел математики, изучающий процессы, связанные с удовлетворением массового спроса на обслуживание, в том числе логистического, с учетом случайного характера выявленного спроса и соответствующего обслуживания.
Одной из основных задач теории массового обслуживания является изучение процессов образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются потоками однородных событий. В логистике поток однородных событий, образованных моментами поступления в логистической системы заказов, называют входным потоком требований.
При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, используется логистическая система массового обслуживания.
Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие его поведением. Так, в случае системы с ожиданием по рекуррентного входного потока требований достаточно задать функции распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказ в этой логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системе.
Время (продолжительность) ожидания - это время с момента предъявления заказа (возникновение требования) в логистическую систему (в систему массового обслуживания) до начала удовлетворения этого заказа (обслуживание конкретного требования). Время ожидания является случайной величиной, распределение вероятностей которой зависит от характеристики заказа (номера требования). В логистических системах, характеризующихся как приоритетные системы массового обслуживания, распределение времени ожидания заказов по каждому приоритетного типа играет важную роль.
При решении логистических задач управления заказами с помощью теории массового обслуживания, кроме распределения времени ожидания, должны быть определены и другие показатели: величина очереди и интервал занятости. Устанавливаются числовые характеристики вероятности невыполнения заказов (потери требований). После этого формализуется процесс, описывает работу системы; в соответствии со спецификой логистических систем, в которых элементарные операции выполняются последовательно, осуществляется их описание.
Для описания логистических систем больше подходят случайные процессы с дискретными компонентами, показывающие, в каком качественном состоянии находятся система и непрерывные компоненты, указывают степень выполнения операций, время для их окончания. Такие процессы при отсутствии условий построения является марковськими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже - нестационарных) характеристик процессов.
Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода Монте-Карло.
Надо подчеркнуть, что, определяя размер заказа, необходимо сопоставлять расходы на содержание запасов и расходы на подачи заявки, это оптимизирует управление заказами.
Чтобы создать условия для совершенствования процесса принятия решений в области управления заказами, необходимо разработать систему получения актуальной информации в полном объеме, всесторонне характеризует состояние логистической системы в общем виде, ее структурных элементов и тенденции по локальным аспектам. Эта система, или, скорее, подсистема предназначена контролировать эффективность коммерческой деятельности хозяйственных структур. Имеется в виду не традиционный контроль в форме элементарного учета для проверки счетов предприятия (фирмы), а комплексный, регулярный анализ эффективности распределения и производственно-коммерческой деятельности с позиций затрат, использование производственного, логистического и маркетингового потенциала, а также результатов обслуживания клиентов (потребителей, различных посредников). Для выполнения такой анализ, целесообразно создать базу данных в области управления заказами и разработать гибкий алгоритм получения необходимой информации.
В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль функционирования системы управления заказами стал непрерывным процессом. Хорошо, когда этот контроль имеет двухуровневую структуру: стратегический контроль управления заказами и тактический (оперативный, текущий) контроль.
Стратегический контроль осуществляется при условии:
- Изменения маркетинговой и логистической стратегии предприятия (фирмы), например, перехода от реализации товарной продукции через посредников к прямому продажи потребителям (могут быть модификации этого примера)
- Изменение (уменьшение, увеличение) с той или иной причине размеров деятельности предприятия;
- Диверсификации производства и деятельности предприятия;
- Ассортиментного восстановления;
- Потери или, наоборот, приобретение крупных стратегически важных заказов;
- Изменения территориально-отраслевых ориентаций на рынке;
- Изменения общеэкономической конъюнктуры.
Тактический (оперативный) контроль функционирования системы управления заказами должно осуществляться постоянно. Цель такого контроля заключается в выявлении текущих отклонений от плана выполнения заказов, а также сообщении руководства о необходимости принятия корректирующих мер.
Для организации тактического (оперативного) контроля необходимо иметь:
- Комплекс соответствующих логистических стандартов;
- Полноценную базу данных;
- Оперативное информационное обеспечение о предполагаемых и понесенные расходы, а также расходы, которых удалось избежать при выполнении заказов.
Все эти элементы должны быть согласованы между собой и интегрированы с формализованной программой управления заказами, что является одним из ключевых объектов анализа производственно-коммерческой деятельности в целом и логистической частности. Показатели контроля и анализа должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия корректирующих мер.
