Аудит эффективности использования рабочего времени

Аудит использования рабочего времени начинается с анализа планового объема рабочего времени, исчисляемого методом вычитания из числа дней в году праздничных, отпускных дней и потерь рабочего времени из расчета среднего числа часов работы одного среднесписочного рабочего за год, месяц. Он заканчивается соотнесением планового объема рабочего времени с фактическим, реальным фондом рабочего времени, величина которого зависит от численности работников, продолжительности рабочего периода в днях, продолжительности рабочего дня, количества отработанных человеко-часов. Сравнение плановых (расчетных, базисных) показателей с фактическими обнаруживает потери рабочего времени в абсолютных единицах и в процентах.

Задачами аудита рабочего времени являются:

· Определение общей структуры затрат рабочего времени;

· Выявление причин простоев и перерывов в работе, в том числе организационно-технических и по вине работников;

· Разработка предложений по оптимизации трудового процесса и улучшению использования рабочего времени.

По оценке эффективности использования рабочего времени проводят следующие мероприятия:

1. Изучают должностные инструкции, а также, документы, регламентирующие работу сотрудников подразделений;

2. Актуализируют функционал сотрудников подразделений;

3. Выявляют в деятельности сотрудников функциональные роли и возможности их сочетания;

4. Выявляют основные источники потерь рабочего времени и возможности для оптимизации трудовых процессов с помощью моментных наблюдений;

5. Проводят исследования структуры рабочего времени с помощью фотографии рабочего времени.

Применяемые методы:

· Наблюдение

· Фотография рабочего времени (сплошная и выборочная)

· Метод моментных наблюдений

· Анализ документов

· Экспертное интервью

Что дает аудиторская проверка рабочего времени:

· дает возможность спланировать и реализовать мероприятия, по повышению эффективности работы подразделения;

· организовать эффективное взаимодействие между подразделениями компании.

Руководителю:

· позволяет обнаружить и устранить источники потерь рабочего времени сотрудников, а также выявить резервы повышения производительности труда;

· дает аргументы для проведения работ по разработке норм численности персонала подразделений;

· позволяет оптимизировать трудовые процессы.

Сотрудникам:

· позволяет оптимизировать трудовые процессы и снизить напряженность труда, при этом повысив его эффективность;

· обеспечивает прозрачность и определенность требований к результатам труда.

Аудит эффективности использования рабочего времени персонала ресторана «Золотой Петух»

Я работаю в ресторане «Золотой Петух». В нашем ресторане систематически проводиться внутренний и внешний аудит. Внутренний аудит проходит каждую неделю, его осуществляет бухгалтер (ревизия), руководитель (проверяет и оценивает частоту рабочих мест, подготовленность к работе и т.д.). Также раз в год осуществляется более широкая проверка со стороны - инспектирование - внешний аудит.

Есть множество методов, но эффективнее применяется метод моментных наблюдений (ММН).

ММН -- это эффективный и довольно простой в применении способ выявления резервов рабочего времени персонала.

Его главные преимущества состоят в том, что он не требует от наблюдателя ни специальной подготовки, ни больших затрат времени и средств на свою реализацию. Поэтому, руководитель может без особого труда использовать его в своей управленческой практике.

Метод моментных наблюдений (ММН) -- это способ, позволяющий изучать затраты рабочего времени, а также определять фактическую загрузку работников и степень использования оборудования на предприятии.

Суть метода заключается в проведении в случайно выбранные моменты времени непродолжительных и нерегулярных наблюдений и установлении на основании полученной информации удельного веса и абсолютных значений затрат и потерь рабочего времени. Базируется данный метод на законе больших чисел, согласно которому средние результаты при большом количестве независимых наблюдений относительно устойчивы и мало зависят от результатов отдельных наблюдений.

Достоинства метода:

· Охват одним наблюдателем практически неограниченного числа объектов.

· Низкая трудоемкость проведения наблюдений.

· Возможность осуществлять наблюдения с перерывами различными по своей продолжительности (на следующий день, по истечении одного или нескольких дней и т.д.) без ущерба качеству исследования.

· Допустимость неинформирования работников о проведении исследования (проведение скрытых наблюдений).

· Производство наблюдений лицами, не имеющими специальной подготовки, в том числе самими руководителями.

Недостатки метода:

· Получение по итогам наблюдений исключительно усредненных результатов.

· Вероятность неполного отражения структуры затрат рабочего времени.

· Получение лишь частичной информации о причинах простоев и потерь рабочего времени.

Этапы наблюдения:

Первый этап: постановка целей. Как правило, целями исследования, проводимого методом моментных наблюдений, являются: определение структуры затрат рабочего времени как группой сотрудников, так и отдельно каждым из них, а также выявление относительного объема потерь рабочего времени (простоя, несанкционированных перерывов и пр.).

Второй этап: определение длительности исследования, количества наблюдений и выборки работников. Для получения достоверных данных количество наблюдений должно быть достаточно большим. Разумеется, чем больше количество наблюдений, тем выше затраты предприятия на проведение исследования, поэтому длительность наблюдений должна быть экономически целесообразной.

На практике желательно, чтобы наблюдение охватывало полный цикл работ. Для получения достоверных данных о временных затратах персонала на подготовительно-заключительный период работы, обслуживание рабочего места, а также о потерях времени в связи с опозданием на работу и ранним уходом с нее наблюдение должно проводиться в течение всей рабочей смены (рабочего дня).

Третий этап: подготовка бланков моментных наблюдений и начало наблюдений.

Наблюдение следует начинать точно в момент начала рабочего дня (рабочей смены) и завершать в момент его официального окончания (либо фактического, если специалисты задерживаются после окончания рабочего дня).

Четвертый этап: обработка результатов. Обработка полученных в ходе исследования данных начинается с подсчета количества моментов наблюдений по каждой категории затрат рабочего времени. По завершении исследования сведения о состоянии рабочих мест в каждый момент наблюдения, полученные за все дни по каждому работнику, заносятся в таблицу, составленную в Excel. Итоговые данные представляются в виде таблиц и/или диаграмм, отражающих структуру затрат рабочего.

После проведения аудита рабочего времени у нас в ресторане часто выявляются нарушения и со стороны руководителя, и со стороны работника. Руководители нарушают рабочий день сотрудников, задерживают их на работе уже после рабочего дня или вызывают на работу в выходные дни. Происходит это чаще из-за того, что не хватает рабочей силы в организации.

Также работник нарушает режим труда и отдыха. Когда нет посетителей в зале, чаще всего официанты ничего не делают. Хотя работы у них хватает. Делают себе незапланированные перерывы, поэтому не успевают обслужить посетителя (особенно это касается обеденного перерыва, когда у посетителей время ограничено), в результате ресторан теряет клиентов, а как следствие и выручку.

Для повышения эффективности работы необходимо разделить обязанности таким образом, чтобы все официанты были задействованы в работе, а лишние шли на выходной.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Скачать   След >