Документирование как элемент метода. Требования, предъявляемые к формированию документов

Документирование - это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование помогает осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственным процессом. Обязательным условием документирования является подтверждение хозяйственных операций первичными документами. Первичные документы должны соответствовать требованиям по их составлению, так как от их качества зависит бухгалтерский учет.

Документ - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции. Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является свидетельством о произошедшем факте. первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. Как правило в бухгалтерском учете используются документы типовых форм. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты (реквизиты - это показатели, приводимые в документах). К таким реквизитам относятся : наименование документа; дата и место составления документа; содержание хозяйственной операции; измерителя хозяйственной операции ;подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа.

Первичные документы должны составляться на русском языке. В документах не должно быть подчисток, помарок и неоговоренных исправлений ( при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписью правильного текста, и оговаривается исправление). Следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются.

Классификация документов

Документ - это письменное доказательство, свидетельствующее о происходящем факте. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции. Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является свидетельством о произошедшем факте. первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

Первичные учетные документы бывают внешними и внутренними. Внешние документы поступают в организацию со стороны - из государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговой инспекции, от учредителей, поставщиков, покупателей и т.п. Эти документы составляются по типовым формам.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии. Различают следующие виды внутренних документов: распорядительные, оправдательные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления. Распорядительные - это такие документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя. Оправдательные удостоверяют факт совершения хозяйственных операций в организации. К ним относятся акты приемки-передачи работ, акты по выбытию основных средств, акты приемки материалов и т.п. Оправдательные документы подписывают лица, ответственные за выполнение данной хозяйственной операции. Комбинированные документы - это такие документы, которые одновременно являются и распорядительными и исполнительными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам организации и т.п. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения.

Документы также делятся на разовые и накопительные. Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям, например, лимитные карты на отпуск материалов со склада организации. Разовые документы отражают один факт и имеют итоговые данные после совершения операции. Документы также делятся на первичные и сводные. Первичные составляются на каждую операцию ( например, на отгрузку продукции), Сводные обобщают показателя нескольких первичных документов. Сводные отличаются от накопительных тем, что сводный документ обобщает показатели первичных документов, а накопительный составляется постепенно.

Порядок проверки и обработки документов в бухгалтерии

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа. Проверяются все реквизиты первичного документа (реквизиты - это показатели, приводимые в документах). К таким реквизитам относятся : наименование документа; дата и место составления документа; содержание хозяйственной операции; измерителя хозяйственной операции; подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа. В момент получения первичного документа анализируется правомерность и законность операции. После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. В обязательном порядке подлежат гашению денежные документы с помощью штампа "получено", "оплачено" с указанием даты.

Первичные документы должны быть предоставлены на русском языке. В документах не должно быть подчисток, помарок и неоговоренных исправлений ( при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписью правильного текста, и оговаривается исправление). Следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются.

Все документы хранятся в бухгалтерии в течение отчетного периода, далее передаются архив и хранятся там согласно установленным срокам (от 5 лет для одних документов и 75 лет для некоторых, как личные дела работников).Хранение документов должно быть организовано так, чтобы обеспечить соблюдение коммерческой тайны.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Скачать   След >