Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Теория организации

Технологии информационной деятельности в организации

Эволюцию аппарата управления с позиции информационного обеспечения можно проследить, начиная с древних цивилизаций. Например, древние ассирийцы пользовались клинописью для записи количества произведенной, проданной и заложенной на хранение продукции, а также размера налогов. От клинописи до компьютеров и телекоммуникаций - такую многовековую эволюцию претерпели виды деятельности и методы работы аппарата управления.

"Контора писаря". О наличии таких контор свидетельствуют литературные произведения, созданные более 150 лет назад. По описаниям Чарльза Диккенса, мы можем представить картину лондонского офиса того времени: за высокой конторкой на табуретке сидит клерк и аккуратно вписывает счета в бухгалтерскую книгу или пишет письма гусиным пером, периодически погружая его в чернильницу. Основными орудиями конторщика того времени были перо, чернильница и бухгалтерская книга, средством связи - личный посильный или пакетная служба. По современным стандартам производительность такого офиса выглядит чрезвычайно низкой: каждое письмо отдельно переписывался от руки. Если была сделана ошибка, письмо переписывали заново. Счета подсчитывались вручную. Единственной базой для принятия решений были счета, другой информации не было.

"Механизированный офис". Существенное изменение в техническом оснащении аппарата управления состоялась в 1880-х годах с появлением так называемого "механизированного офиса". Механизация офиса началась с изобретением пишущей машинки, и появлением ее на широком рынке. Но широкое распространение она получила с появлением телефона, телеграфа, телекса и телетайпу, а также с изменением государственной почтовой системы и железных дорог. Все это вытеснило "контору писаря", на смену которой пришел "механизированный офис": механическим способом написанные под копирку письма (что сократило время их написания) оперативный обмен информацией между офисами с помощью почтовой связи, телеграфа и телефона, что позволило принимать решения на основе полной информации и в более сжатые сроки; подготовка квалифицированных кадров для того, чтобы клерки, бухгалтеры и другие счетные работники не занимались составлением окончательных документов.

В результате этих изменений значительно повысилась производительность аппарата управления. С изменением техники происходили изменения в аппарате управления организации и его функциях. Оснащен техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации, крупных корпораций, государственных органов, поскольку обеспечивал их жизненно важной информацией и средствами для обработки документов.

"Электрифицированный офис". Индустриальная революция первой половины XX в. характеризовалась широкой разработкой промышленных и бытовых орудий труда, действующих на основе электроэнергии или электрических сигналов. Менялась техника аппарата управления, особенно в 40-60-е годы, когда начали массово применяться электрические машинки, писали, с заменяемыми головками, копировальные устройства, работающие на обычной, портативные диктофоны и устройства факсимиле. В результате появился так называемый "электрифицированный офис". Основной целью этого ряда нововведений было повышение уровня делопроизводства. Повысилась производительность аппарата управления, улучшилось качество документов. Электронная пишущая машинка, отличалась быстродействием и обеспечивала четкий, качественный печать, а также позволяла варьировать шрифтом. Копировальный аппарат, работает с любой бумагой, давал высококачественные копии самых разнообразных материалов при незначительных затрат. При этом существенно повысилась оперативность передачи информации. Однако, в процессе подготовки и анализа управленческой информации немало неудобств создает использования организациями различных форм хранения и передачи информации (особенно устаревших, в виде текстовых файлов произвольной структуры).

"Электронный офис". Появление микрокомпьютера привела к дальнейшей изменения технического оснащения аппарата управления и рождения нового типа - "электронного офиса", базирующейся на широком применении информационных технологий, информационных сетей, Интернета, компьютерной техники, оргтехники и специализированного программного обеспечения. Превращая информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.

Отличительная особенность перехода к "электронному офиса" - возможность использовать технику для обработки содержания информации. Печатная машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только изменять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электрическую и передают от отправителя к получателю со скоростью света. Но эти средства оргтехники не меняют содержание информации (если конечно не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

Компьютер меняет содержание информации, поступающей в него, согласно сложного набора процедур. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практические навыки и методы работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это смещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в таком виде, как на рис. 9.2.

В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

К аналитическим методам получения информации относятся:

• структурно-морфологический метод, направленный на поиск информационного обеспечения, необходимого для решения той или иной управленческой проблемы;

• метод публикационной активности, который позволяет получать информацию на основе изучения и систематизации материалов представленных в средствах массовой информации;

• метод накопления первичной информации базируется на аккумуляции тех документов, которые определяют текущее функ-

Типичная организация "электронного офиса"

Рис. 9.2. Типичная организация "электронного офиса"

ния организации в сфере финансовой, статистической отчетности, налогового учета;

• метод показателей позволяет получать информацию на основе анализа показателей в разных типах документов, создает определенную картину о тенденциях функционирования организации;

• метод терминологического и лексического анализа позволяет выявить инновационные подходы в управленческой деятельности и оценить возможности их эффективного внедрения в практику.

Информационное обеспечение управленческой деятельности базируется на принципах логистического подхода. Основными требованиями к организации информационной системы являются: целеустремленность; целостность; динамичность; гибкость; актуальность; эффективность; содержательность.

Информационное обеспечение организаций является совокупностью методов и средств построения и обслуживания фактографических и полнотекстовых баз данных, баз данных аудио- и видеоинформации. Информационное обеспечение включает средства как вне машинной, так и машинной поддержки.

Одним из важнейших факторов, который обеспечивает повышение действенности организации, является внедрение в сферу ее деятельности информационных технологий, призванных изменить характер работы, усилив ее аналитическую составляющую в процессе принятия управленческих решений.

Информационные технологии в организации - это способы и методы получения, сбора, поиска, передачи, обработки, хранения, накопления, распространения и тиражирования информации, необходимой для осуществления управления организацией.

В современных условиях информационные технологии используются в процессе реализации всех инструментов управления организацией. В частности, в стратегическом планировании информационные технологии применяются для экспертной оценки конкурентных преимуществ, сильных и слабых сторон развития организаций; в проектном менеджменте - при определении различных вариантов течения процессов и явлений, происходящих на организационном уровне. В сфере маркетинга информационные технологии применяются в маркетинговых исследованиях путем проведения электронных конъюнктурных опросов. Логистика основывается на использовании информационных потоков и специальных информационно-аналитических программ для управления организационными ресурсами, запасами и т. Эффективность кадрового менеджмента повышает компьютерное тестирование, применяется при подборе кадров и их дальнейшей аттестации. Автоматизация документооборота и службы делопроизводства в организации является одним из определяющих факторов эффективного выполнения всех функций управления.

Использование информационных технологий основывается на таких компонентах:

• технических средствах;

• персонале, способном их использовать;

• организации, объединяющей средства и персонал в едином процессе;

• информационных средствах, осуществляющих формирование и выдачу информации.

Основу информационной технологии обработки данных в процессе управленческой деятельности составляют процедуры преобразования входной информации на результативную (исходную). Соответственно, каждая информационная технология заканчивается созданием определенного информационного продукта.

В организации используются различные виды информационных технологий, что позволяет их классифицировать по различным критериям, идентифицировать особенности и области применения (табл. 9.2).

Таблица 9.2. Классификация информационных технологий в организации

Критерий классификации информационных технологий

Особенности и сферы применения

По способу использования средств вычислительной техники при обработке информации

- Информационные технологии в централизованных автоматизированных информационных системах;

- Информационные технологии в децентрализованных системах обработки данных

По степени охвата задач управления

- Информационные технологии электронной обработки данных;

- Технологии автоматизации функций управления;

Критерий классификации информационных технологий

Особенности и сферы применения

- Информационные технологии поддержки принятия управленческих решений;

- Информационные технологии электронного офиса;

- Информационные технологии экспертной оценки

По моделям вычислительного процесса

- Хост-ориентированные информационные технологии;

- Технологии, реализует модель процесса управления с распределенными ресурсами;

- Технологии "клиент - сервер"

Инновационным средством реализации информационных технологий в организации есть Интернет. Эта технология с огромной скоростью выходит на рынок корпоративных систем различного уровня. Прогнозы различных групп, которые занимаются маркетинговыми исследованиями, свидетельствуют о том, что объем вложений в корпоративные проекты интернет-сетей превысят расходы на серверы Интернет в течение ближайших 1-2 лет, а после этого постоянно расти. Это обусловлено динамическими процессами, происходящими в экономическом и социальном развитии социально-экономических систем, и насущной необходимостью замены бумажных документопотоков, сопровождающих управления, новейшим информационно-программным обеспечением.

Таким образом, наличие большого количества видов информации, разнообразие ее источников требуют применения новых информационных технологий. Информационные технологии, сочетающие технические возможности вычислительной техники, средств связи, информатики, направляются на сбор, накопление, обработку, анализ, доставку информации потребителям. С помощью информационных технологий осуществляют автоматизацию рутинных операций управления, подготовку аналитической информации для принятия управленческих решений, а также обеспечивают новые виды информационного обслуживания.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее