Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Теория организации

Информационная система организации

Современные организации используют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура, разрабатываются новые организационные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Поэтому информационные технологии являются очень перспективной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации представлена на рис. 9.3.

Информационную систему организаций целесообразно рассматривать в разрезе следующих подсистем:

• подсистема текущей информации (электронная почта, оперативный учет, выборочная отчетность);

• подсистема административной информации (законодательные акты, нормативные акты, методический материал);

• подсистема накопления и сохранения данных (компьютерный банк данных);

• учетная подсистема (бухгалтерский учет, налоговый учет, статистика, мониторинг);

• эксплуатационная подсистема (разработка целевых программ, проектные услуги, управление персоналом, издательская деятельность);

• компьютерная подсистема (Интернет, внутренняя компьютерная подсистема).

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняется организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами "человек - ЭВМ", не требующие специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод - вывод информации). Существенно из-

ется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Возросло количество эффективных автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на низшем уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля, позволяющие выявить отклонения от запланированного уровня и причины возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмен сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, телеконференций (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и органами управления высшего уровня.

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития системы, управлять коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, оперативно реагировать на возникновение проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей способствуют использованию новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

В процессе обучения руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам. В системах повышения квалификации, действующих в организациях, важное значение придается базовому курсу по умение управлять, улучшения стиля работы руководителя, развития стратегического мышления. Формируется набор методов обучения работе с новыми информационными технологиями, который предусматривает использование специальных учебных модульных программ, сетей для передачи информации о новых методах, средства и технику управления. Кроме того проводятся занятия через систему телекоммуникаций (анализ ситуаций, деловые игры, дискуссии), применяются средства массовой информации (в основном телевидение) с целью мотивации саморазвития руководителей и специалистов, решение некоторых информационных задач обучения, рекламы новых методов, средств и техники управления.

Сейчас в процессе обучения кадров большое внимание уделяется так называемым корпоративным системам, то есть комплексным информационным системам управления организациями. В этом случае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управления организациями. Находясь на своем рабочем месте, руководители получают необходимую информацию. Появление персональных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширила возможности использования баз данных конкретными пользователями для оперативного получения необходимой информации из больших ее массивов. Персональные ЭВМ дают возможность получать сравнительные данные, отслеживать динамику изменения показателей, в том числе и в графическом виде.

Информационные сети создают реальные предпосылки для формирования ряда новых принципов управления, соответствующие изменениям внешней и внутренней среды организации. Сущность этих принципов сводится к следующему:

• происходят контакты не руководителя с подчиненными, а равноправных работников;

• каждый сотрудник должен иметь доступ к любой информации об организации, к знаниям любого сотрудника организации;

• должны действовать команды, которые работают или над определенным проектом, или с определенным заказчиком, или классом клиентов;

• целостность организации поддерживается за счет создания сети команд

• работа ведется в режиме реального времени, включая "запараллеливания" работ и их итеративно-коммуникационную компанию (вместо последовательной и кооперативной)

• создаются технико-организационные условия для формирования виртуальных звеньев, члены которых могут находиться в разных географических точках.

Использование информационных технологий, сети Интернет и всех видов сетевой организации, бесчисленных компьютерных программ позволяет не только оперативно получать информацию и принимать решения, но и приводит много существенных организационных изменений. Сокращается бюрократический аппарат, пересматриваются традиционные взгляды на роль и механизм эффективной связи корпораций, открываются безграничные возможности финансовых рынков, инвестирования, укрепляется сплоченность персонала. С Интернетом связана реальная диффузия знаний, их доступность в любом уголке земли, общее привлечение людей к культурным ценностям. Существенно увеличиваются темпы роста производительности физического и умственного труда. В наибольшей степени информационной экономике воплощают инновации и знания. Экономический и управленческий потенциал организации зависит от способности менеджеров контролировать информацию, манипулировать ею, зориентовуваты персонал на наиболее эффективное использование ресурсов.

Особенно важными составляющими информационной системы управления являются:

• информация, отражающая материальные, социальные, технические и технологические параметры объектов управления;

• данные о нормах, нормативы, стимулы, которые регулируют производственную, социально-обслуживающую, духовно-культурную и иную деятельность, которая имеет потребительский характер;

• материалы, которые определяют деятельность организации в сфере управления (законодательные и другие нормативно-правовые акты, договорные обязательства и плановые задания, задачи органов высшего уровня, результаты контрольных актов);

• данные о количественном и качественном составе, уровень подготовки и квалификационное роста персонала организации (совокупность всех данных, характеризующих человеческий потенциал субъекта управления).

Система информационного обеспечения организаций должна соответствовать следующим основным требованиям: сохранять информацию в объеме, необходимом и достаточном для решения задач организации; осуществлять копирование и хранение массивов информации в соответствии с требованиями к хранению информации; обеспечивать минимальный объем ручного ведения входных данных; гарантировать возможность расширения информационных массивов с учетом перспектив развития системы.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее