Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Менеджмент предприятия

Процесс контроля

В процедуре контроля различают три этапа: разработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. Под стандартами понимают конкретные цели, вытекающие из процесса планирования. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, характеризуются графиком, в которых должна быть выполнена работа, и конкретным критерием, который позволяет оценить степень выполнения работы. Примером целей могут быть, скажем, размеры прибыли или объемов продаж в год. Конкретные критерии называются показателями результативности. Подобные показатели позволяют руководству соотносить реально сделанную работу с запланированной и ответить на такие важные вопросы, как: "Что нужно сделать, чтобы достичь запланированных целей?" и "Что осталось не сделанным?". Следует, однако, отметить, что некоторые важные цели и задачи организации невозможно выразить в числах. Например, повышение морального уровня, рассматривается как цель, выразить в числовых показателях очень трудно, а часто и невозможно. Поэтому необходимо вести поиск косвенных показателей. Так, небольшое количество увольнений, как правило, является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом, количество увольнений может быть использована как показатель результативности для отработки стандартов в области удовлетворения работой. Конечно, следует анализировать и другие факторы. Так, уменьшение увольнений может отражать не только удовлетворение работой, но и обще некачественное состояние экономики. Иными словами, люди могут оставаться на этой работе не потому, что их потребности здесь должным образом удовлетворяются, а потому, по их мнению, что найти другую работу будет достаточно трудно. Поэтому менеджеры должны четко осознавать, что при такой конкретной ситуации, на результаты их действий влияет очень много факторов.

Второй этап контроля заключается в сравнении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он принимает е одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Основная проблема, конечно, заключается в том, чтобы определить действительно важные отклонения. Измерение их непосредственно в денежном эквиваленте, хотя он и достаточно очевиден, не всегда оправдан. Так, например, для "General motors" ничего не значит, если объем еженедельного продажи окажется на 1 млн долл. ниже запроектированной суммы. Но если "General motors" не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч уже проданных машин.

Измерение результатов, которые позволяют установить, насколько соблюдаются установленные стандарты - это важнейший и наиболее дорогостоящий элемент контроля. Так, например, фармацевтическая фирма должна осуществлять исключительно жесткий и точный контроль за качеством своей продукции. Даже микроскопическая количество примесей может буквально убить покупателя. Поэтому система контрольных измерений продукции фирмы - производителя лекарств должна быть исключительно точной и действовать достаточно оперативно, чтобы отсортировать брак до того, как он оставит фабрику. Однако, несмотря на необходимость высококачественных измерений, производитель лекарств не может таким образом проверять большую часть своей продукции, поскольку такие измерения разрушают лекарства. Если проводить измерения слишком часто, то это будет очень дорого и только отдельные люди смогут позволить себе покупать такой товар. Поэтому эти фирмы подвергают полной проверке лишь отдельные выборки образцов лекарств с каждой партии. Иными словами, измерения осуществляются настолько часто, чтобы обеспечить высокую вероятность безопасности покупателей.

Аналогично, большинство организаций не очень часто делает аудиторские проверки и инвентаризации материальных запасов. Если производитель будет каждый день пересчитывать запасы материалов, он будет точно знать, например, сколько он теряет из-за краж. Но фирма в этом случае ничего другого не сможет делать, потому что все свое время будет заниматься подсчетами. Поэтому большинство фирм-производителей проводят полные инвентаризации примерно раз в 6 месяцев. По опыту они знают, что за этот период потери от краж будут в пределах допустимых отклонений. Банки, наоборот, подсчитывают свою выручку каждый день, поскольку деньги - это наиболее привлекательный предмет для краж. Но детальные аудиторские проверки всех своих бухгалтерских записей они осуществляют довольно редко. Вот почему отдельным ворам иногда прибегают кражи, и они при этом остаются незамеченными. Использование компьютеров для контрольных измерений сделало эти проверки более оперативными, дешевыми и точными.

Однако, любая система отбора и переработки информации относительно дорога. Стоимость проведения измерений часто является наиболее значительным элементом затрат во всем процессе контроля. Нередко как раз этот фактор определяет, а стоит ли вообще осуществлять контроль. Поэтому менеджер должен избегать искушения измерять все и как можно точнее, иначе расходы на систему контроля будут столь велики, что ее стоимость превысит возможные доходы от ее использования. В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличении прибыли, а не в том, чтобы точно установить, что же действительно имеет место [1].

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Информация должна быть точной, поступать своевременно и доводиться до сведения ответственных за определенные участки работы работников в виде, что позволяет легко принять необходимые решения и действия. Несмотря на то, что значительная часть информации собирается и обрабатывается ЭВМ, большинство информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке связана с возможным искажением информации, на основе которой должно приниматься решение по контролю. Искажение информации связано в большинстве случаев с неизбежностью субъективных оценок. В связи с этим, возникает необходимость объективно оценивать результативность труда управленческого персонала.

Организации необходимо знать, кто из ее менеджеров хороший работник, а кто плохой. А этого проще достичь, когда формулировать конкретные цели, критерии и стандарты. Кроме того, существуют очевидные доказательства того, что при активном поиске содействия людей, причастных к контролю, это увеличивает взаимное доверие, улучшает распространения информации и, таким образом, способствует повышению эффективности системы контроля.

На третьем этапе процесса контроля, менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Если сравнение фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше всего ничего не делать. Если имеют место отклонения от установленных стандартов более допустимые пределы, необходимо устранить эти отклонения еще до того, как они вызовут значительные проблемы. Но прежде, чем выбрать корректирующее действие, менеджер должен учесть все внутренние факторы и их взаимосвязи, имеющие отношение к данной проблеме. Другими словами, он должен убедиться, что его корректирующие действия не вызовут дополнительные трудности. Стандарты пересматриваются тогда, когда пересматриваются планы.

Полная модель процесса контроля изображена на рисунке 3.20.

Модель процесса контроля

Рисунок 3.20. Модель процесса контроля

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее