Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Этика делового общения

Совещание

Некоторые совещания обречены на неудачу еще до того, как они начнутся. Это происходит потому, что руководитель подобен капитана, который хочет управлять кораблем, не имея четкого представления о его курсе.

Поэтому необходимо прежде всего четко определить характер запланированной совещания.

Специалисты выделяют следующие типы совещаний:

■ учебная (конференция), цель которой - дать участникам необходимые знания и повысить квалификацию;

■ информационная, необходимая для обобщения данных и изучения различных точек зрения на конкретные проблемы;

■ пояснительная, в ходе которой руководство стремится убедить работников в правильности принятых соответствующих решений и необходимости соответствующих действий;

■ проблемная, которая проводится для того, чтобы выработать метод, найти путь решения существующих проблем.

Чтобы совещание прошло результативно, необходимо: ^ четко и однозначно определить (сформулировать) тему совещания. Кроме этого, определить, на какой результат вы ожидаете (принять решение, выработать рекомендации, убедить присутствующих в правильности сделанных действий);

^ Подробно разработать повестку дня. Выбрать наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов, исходя из психологических критериев, то есть начинать рассмотрение по вопросу, которое легче всего решить. Первый успех станет фундаментом для решения сложных вопросов. Заранее продумайте, как привлечь к обсуждению даже очень инертных и немногословных работников;

^ Предоставить участникам совещания возможность ознакомиться с фактами, документами, которые будут обсуждаться еще до совещания;

^ Передать приглашение лицам, которые должны участвовать в совещании, заранее вместе с повесткой дня;

^ Выбирать зал заседаний, учитывая цель совещания. Помещение должно быть с хорошей звукоизоляцией и вентиляцией, нормальной температурой воздуха (+19 С), меблированной не слишком роскошно, но и не по-спартански;

^ Четко придерживаться запланированного регламента времени и указывать его на приглашениях.

Результаты совещания необходимо зафиксировать в протоколе и разослать его всем лицам, которые должны быть проинформированы. Если же были приняты определенные решения, то необходимо обязательно установить, кто, что и как должен сделать для выполнения этих решений.

Деловые совещания и заседания является средством коллективного решения проблем. Совещание - один из самых эффективных способов обсуждения важных вопросов и принятия решений во всех сферах производственного, общественного и политической жизни. Она позволяет анализировать важные вопросы и высказывать свои мнения и предложения, принимать оптимальные решения.

Если участники обмениваются мнениями, обсуждают проблемы и совместными усилиями доходят выводов, эффект от такого совещания будет большим. Если же совещание не дает ожидаемых последствий, она превращается в коллективное трата времени1.

Поскольку 20-30% рабочего времени работники тратят на совещания, то эффективность их зависит от организации и подготовки проведения. Преимуществом деловых совещаний является то, что здесь, как правило, присутствуют почти все исполнители решений. Кроме того, в течение сравнительно короткого времени коллектив может выдвинуть значительно большее количество идей, чем отдельный работник.

Совещания не должны быть ширмой, за которую прячутся от ответственности.

Успех любого коллективного собрания зависит от степени подготовки и от уровня умственного, психического и нравственного развития руководителя, поскольку совещания, как правило, проводят руководители.

Совещание любого профиля включает основные подготовительные этапы:

1. Определение тематики повестки дня.

2. Примерный состав участников (в процессе подготовки список участников уточняется).

3. Дата, время начала и место проведения.

4. Подготовка доклада.

5. Проект решения.

6. Регламент, процедура проведения и технические средства.

По мнению ученых, положительный эффект от совещания будет достигнуто только тогда, когда ее участники по уровню профессиональных знаний и опыта соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы. Кроме того, сама проблема должна быть важной для всех присутних1.

Для усиления эффекта целесообразно заранее подготовиться и прислать тезисы доклада и список выступающих в прениях.

Техника проведения совещания, в котором принимают участие не более 10-12 человек, зависит от деловых качеств председательствующего. Процедурно по каждому вопросу подводятся итоги с применением авторитарной или демократической формы ведения совещания. Эффективность совещания зависит от времени проведения. Не рекомендуется проводить совещания перед началом рабочего дня. Лучшее время - с 9 до 12 или с 16 до 18 час. Лучше собирать два совещания в неделю по полчаса, чем одну в час. Решение совещания протоколируются и документально оформляются.

Успех совещания, ее эффективность во многом зависят от председательствующего. Руководитель совещания должен иметь организаторский талант, уметь концентрировать внимание и усилия на главном, постоянно следить за ходом дискуссий, подбирать правильные вопросы, систематизировать различные взгляды, делать правильные выводы, прислушаться к каждому, самому не участвовать в дискуссии, создать доброжелательную атмосферу, во дружески относиться ко всем участникам, никого не обделяя вниманием, проявлять уважение к личности каждого участника, не переносить раздражение участников. На совещание нужно приглашать специалистов, уровень профессиональных знаний и практического опыта которых будут соответствовать уровню вынесенной на обсуждение проблемы.

Т. Чмут и Г. Чайка указывают на этические подходы к обеспечению совещания как формы коллективного обсуждения проблем:

• результат обсуждения на совещании зависит от моральной и психологической атмосферы, которую на ней создано;

• моральные и психологические качества руководителя как председательствующего на совещании непосредственно влияют на поведение присутствующих и их участие в обсуждении;

• участники совещания по профессиональным качествам и опыту работы должны быть способны решить поставленную проблему, а поставлена проблема должна соответствовать интеллектуальному и профессиональному уровню его участников;

• все высказанные на совещании мнения должны быть тщательно проанализированы и учтены;

• задачи для коллективного решения надо формулировать так, чтобы его исполнение могло изменить ситуацию;

• обсуждение должно быть свободным, чтобы мысли провозглашались непринужденно, без давления со стороны руководителя;

• решение, которое принято коллегиально, но, как выяснилось потом, является ошибочным, корректируется путем нового коллективного рассмотрения без поиска виновного за неудачно вынесенное пропозицию1.

Совещание - это важная форма делового общения, эффективность которой достигается при условии, когда ее участники придерживаются этических, моральных норм, знакомы с правилами общения и придерживаются их.

Вопросы и Задачи Ьт самоконтроля

Задание 1. Ответьте на вопрос:

1. Какие типы совещаний выделяют специалисты?

2. Что нужно для того, чтобы совещание прошло результативно?

3. Где и почему фиксируют результаты совещания?

4. Когда можно достигни эффекта от совещания?

5. Каковы основные этапы включает подготовка к совещанию?

6. От чего зависит техника проведения совещания?

7. Какие вы знаете этические подходы к обеспечению совещания как формы коллективного обсуждения проблем?

Задача 2. Докажите, что деловые совещания является средством коллективного решения проблем.

Задание 3. Подготовьте устное сообщение "Совещание. Особенности подготовки к ней".

Задание 4. Допишите предложения.

Целью учебной конференции является ... Информационная совещание необходимо для ... Проблемная совещание проводится с целью ... Чтобы привлечь к обсуждению вопросов совещания инертных членов совещания, нужно ...

Преимуществом деловых совещаний является то, что ...

Совещания рекомендуют проводить в такое время ...

Задача 5. Прочитайте текст. Каких плохих привычек нужно избавляться?

О ПЛОХИЕ ПРИВЫЧКИ

А. М. Купер приводит около ЗО плохих привычек, которые он заметил у людей, председательствуют на совещаниях:

- Стучат пальцами или карандашом по столу;

- Подпирают голову рукой;

- Касаются руками лицо;

- Покусывают карандаш, зубочистку или спичку;

- Стучат карандашом по зубам;

- Облизывают губы;

- Чешут голову;

- Водят пальцами по столу;

- Приглаживают волосы;

- Приглаживают бороду или усы;

- Застегивают или расстегивают пуговицы на пиджаке;

- Хмурятся;

- Кусают губы, ногти;

- Жуют жевательную резинку;

- Чистят ногти;

- Поправляют очки;

- Смотрят сквозь очки, держа их в руке

- Притоптывают ногой

- Хрустят пальцами;

- Рисуют бессмысленные рисунки на бумаге во время выступлений;

- Нервно составляют и рвут бумагу;

- Осматриваются вокруг;

- Обращаясь к присутствующим, смотрят мимо;

- Звенят ключами или мелкими деньгами в кармане;

- Вставляют пальцы за жилет или воротник;

- Держат руки в карманах;

- Крутят кольцо на пальцах;

- Улыбаются так вычурно, что участники не могут понять, или им улыбаются, или с ними насмехаются.

Внимательно просмотрите этот список еще раз и приложите усилия, чтобы избавиться от тех привычек, которые, возможно, вы у себя обнаружили.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее