Организация контроля

При осуществлении функции управления организацией важное значение имеет соблюдение установленных параметров. Это достигается путем организации контроля. Контроль - это процесс оценки и информирования об имеющихся отклонениях действительных значений от заданных или их совпадение.

Организация контроля является не самоцелью, а экономическим процессом, целесообразность которого можно оценить по степени выполнения задач и ограничений организации. Предметом контроля может быть как исполнительная работа, так и работа руководителя (менеджера). В систему контрольной деятельности обычно входят:

- Внутренняя система контроля;

- Внешний контроль.

К внутренним видов контроля организации относятся:

- Внутренняя ревизия;

- Проверка годового баланса;

- Проверка ведения делопроизводства;

- Проведение расследования недозволенных действий и т. Д.

Контроль должен выполнять следующие функции:

- Предупредительные;

- Предотвращение недостаткам;

- Документирование недостатков;

- Раскрытие недостатков.

При выборе системы организации контроля необходимо учитывать следующие критерии:

- Эффективность контроля;

- Эффект воздействия на людей;

- Задача контроля;

- Вне контроля.

Эффективность контроля заключается в сравнении полезности контроля с расходами на его проведение.

Объектом контроля для руководителя должны быть люди, которые информируют его о ситуации.

Эффект воздействия контроля на людей оценивается по следующим результатам: является ли он дополнительным стимулом к работе, удовольствие, приобретения знаний, а также доверия или недоверия. Задача контроля должны заключаться в выявлении и количественной оценке недостатков, минимизации их, получении данных о потенциальных возможностях и выработки заключения.

При проведении контроля необходимо определить критерии ограничений, связанные как с действующим законодательством, так и с этическими нормами.

Процесс контроля может развиваться по следующей схеме:

- Определение общей концепции контроля;

- Выбор вида контроля;

- Определение задач проверки;

- Планирование процесса проверки (объектов и субъектов проверки, и объема и средств, сроков и продолжительности);

- Проведение определенных действий по определению реальных и предоставленных значений, параметров и норм;

- Установление идентичности и разногласий;

- Выработка окончательных результатов;

- Повторный осмотр решения;

- Документирование решения;

- Сообщение решения;

- Анализ и степень ответственности;

- Предложения по устранению недостатков.

Для правильной оценки выполнения в практической деятельности руководителю необходимо соблюдать следующие принципы:

- Дать время подчиненному все подготовить. При этом за неделю до окончания срока работы можно сказать подчиненному, чтобы он подготовился к тщательному анализу проделанной им работы;

- В начале обсуждения дать подчиненному время для того, чтобы он смог собраться с мыслями. Оценка проделанной работы всегда потенциально угрожает исполнителю, поэтому необходимо свести к минимуму угрозу и необходимость защищаться;

- Необходимо приготовиться слушать сотрудника и не прерывать его. Это поможет ему быстрее успокоиться;

- В конце обсуждения нужно дать оценку выполнению, но ни в коем случае не личности исполнителя;

- Нельзя давать конкретную оценку выполнению. Необходимо лишь сводить разговор к содержанию оценки, а не к ней самой;

- Нужно узнать мнение подчиненного о проделанной работе и сопоставить ее со своей. В случае расхождения необходимо попытаться выяснить причину;

- После выполнения работы ее необходимо сравнить со стандартом или ожидаемыми результатами;

- При наличии неудовлетворительного результата необходимо вместе с сотрудником разработать план действий, направленных на его исправление;

- Необходимо заканчивать обсуждение только в том случае, если решены все проблемы.

Такие действия будут способствовать тому, что работник сам предложит метод реализации намеченного плана устранения недостатков.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >