Регистрационная система кодирования

Регистрационная система кодирования используется для однозначной идентификации объектов, не требует предварительной их классификации и не содержит информации о них. Различают порядковую и серийно-порядковую системы кодирования.

Порядковая система кодирования предусматривает последовательную нумерацию объектов символами - цифрами натурального ряда или буквами в алфавитном порядке. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительного упорядочения объектов, например, по алфавиту. Система используется в том случае, когда количество объектов невелико, например, кодирование названий факультетов университета, кодирование студентов в учебной группе, кодирование периодов предоставления отчетности банками (табл. 1. С), кодирование типов документов НБУ (табл. 1.4) и др.

Таблица 1.3

Коды периодов предоставления отчетности банком

Еще один пример порядковой системы кодирования можно привести из практики работы банковской системы при формировании файлов статистической отчетности, например, файла # 12NTSMD.FSN операционной системы DOS, где: # - символ определяет принадлежность файла отчетности; 12 - код файла; NTS - идентификатор банка; М - код месяца; D - кодированный день месяца (табл. 1.5); FSN - расширение файла (F - код схемы предоставления отчетности; S -кодовое месяц периода отчетности для месячной, квартальной, полугодовой, годовой отчетности; кодовый день представления отчетности для ежедневной, 5-дневной, недельной, декадной, полумесячной отчетности N - номер отправки отчетности за текущий день).

Таблица 1.5

Схема кодирования дней и месяцев

Номер дня имеет пределы от 1 до С1, кодовые обозначения 1-9, AV, номер месяца - 1-12, кодовые обозначения 1-9, А-С. Таким образом, ежедневный файл статотчетности, сформовать Львовским филиалом Трансбанка 27 ноября, будет иметь такое имя: # 12NKABR.FSN.

К преимуществам порядковой системы кодирования следует отнести простоту построения кодов, их небольшую длину. Вместе с тем с появлением новых объектов номенклатуры возникает нарушение принятой классификации, поскольку новый объект добавляется в конец списка и ему предоставляется следующий порядковый номер.

Серийно-порядковая система кодирования предусматривает предварительное выделение групп объектов, которые образуют серию, а дальше в каждой серии производится порядковая нумерация объектов (в каждой серии отводятся резервные номера в случае появления новых учетных позиций. Серию номеров желательно заканчивать цифрой 9, чтобы четко определять границы серий). Серийно-порядковая система используется тогда, когда количество групп невелико. Серийно-порядковая система преимущественно используется для кодирования хозяйственных операций, видов оплат и удержаний из заработной платы, поставщиков материальных ценностей, кассовых оборотов по символам отчета НБУ и тому подобное. Кассовые обороты по символам отчета НБУ, например, классифицируют по признаку оборот наличных (наряду с признаком далее приведены общее количество символов каждого типа): поступление наличности в кассу - 32; остатки оборотной кассы - 7; расходы - 21; дополнительные символы для анализа наличного оборота - 25. Серии номеров кассовых символов в этом случае имеют следующие значения:

Символы на поступление наличности в кассу: 01-32;

Символы остатка наличности в оборотной кассе: 34-39;

Выдача наличных с оборотной кассы: 40-73;

Дополнительные символы для анализа наличного оборота: 74-99.

Серийно-порядковому метода кодирования свойственны те же преимущества и недостатки в рамках серии, что и порядковому метода в пределах всей классификационной совокупности.

В практике кодирования объектов случается еще так называемое кодирование по методу повторения - самый простой метод, основанный на использовании предварительно предоставленных номеров, которые могут быть использованы как коды (номера балансовых счетов, номера магазинов, автомашин и т.п.).