Организация баз данных средствами электронной таблицы

Порядок создания электронной таблицы

Почти в каждом офисе теперь можно увидеть далеко не профессионала в области программирования, который работает на персональном компьютере с электронной таблицей, подсчитывая расходы и доходы, курс акций и цены на продукцию.

Концепцию электронных таблиц (ЭТ), впервые было реализовано в системе VisiCalc в начале 1980-х годов, немедленно подхватила ряд фирм, которые в течение нескольких лет разработали целый спектр программных продуктов аналогичного типа: Lotus 1-2-3, SuperCalc, Excel, QuattroPro и тому подобное. Программные продукты этого класса называют табличными процессорами.

Табличные процессоры обеспечивают: ввод, хранение и редактирование большого объема данных; автоматическое проведение вычислений при изменении входных данных; дружественный интерфейс; наглядность и близость к реальным (бумажных) форм документов, предлагаемых пользователю на экране; эффективную систему документирования информации; возможность работы в локальной сети; организацию связи на уровне обмена файлов с другими программными средствами, например, с системой управления базами данных (СУБД) и др.

Дальнейшее материал базируется на табличном процессоре Excel, поскольку именно он достаточно распространен в нашей стране.

Под электронной таблицей будем понимать документ, который создается и обрабатывается с помощью табличного процессора.

Этот документ, как правило, имеет табличную структуру и состоит из столбцов и строк. Пересечение столбца со строкой образует ячейку таблицы. Ячейки таблицы могут быть активными (готовые к восприятию данных) и пассивными. Активность ячейки определяется присутствием в ней табличного курсора.

Группа ячеек, образует прямоугольник (матрицу), называется диапазоном ячеек. Содержание ячейки будем называть значением этой ячейки.

Столбцы в электронной таблице обозначают буквами латинского алфавита от Л до Z, далее - от АА до AZ, от В А к BZ и т.д., или арабскими цифрами от 1 до 256. Строки обозначаются арабскими цифрами от 1 до 65536. Таким образом, после загрузки табличного процессора пользователю доступна некоторая пустая таблица, которую мы будем называть заготовкой таблицы (рис. 2.34).

заготовка электронной таблицы

Рис. 2. 34. заготовка электронной таблицы

Решение любой задачи в среде табличного процессора начинается с ее постановки. Постановка задачи заключается в разработке структуры таблицы, определении расчетных формул и входных данных. Фактически надо изобразить алгоритм решения задачи в табличной форме.

Постановку задачи рассмотрим на примере формирования "Ведомости начисления заработной платы" (табл. 2.29).

Таблица 2,29

Ведомость начисления заработной платы

Фамилия и инициалы (ФИО)

Начислено

(HP)

Больничные

(ЛН)

Начислено вместе (ЗН)

Семко А. Б.

1021,40

Костов М. П.

850,40

48,90

Борис В. С.

316,00

250,40

Всего

2187,80

Прежде всего следует разграничить информацию документа на входящую и исходящую.

Входная информация определяет данные, которые надо вводить в таблицу, исходная - и, что получается по алгоритму формирования выходных данных. Входные данные приведены в трех первых столбцах: фамилия и инициалы (условно ФИО) начислено (HP), больничные (ЛН).

Исходная информация (то, что нужно вычислить): общее начисление заработной платы. Формула его расчета - ЗН = HP + ПН.

Процедура разработки электронной таблицы, после ее постановки, может быть такой:

1) формирование шапки документа: название документа, реквизиты строк и столбцов;

2) форматирования таблицы (изменение ширины колонок, определение типа представления данных в каждой из колонок - числа дробные или целые, способ расположения - по центру или прижимать к левому или правому краю колонки и т.п.);

3) введение формул в ячейки;

4) защита формул от случайных изменений (Protect)

5) сохранение шаблона-таблицы на диске (результаты оформления шаблона приведены в табл. 2.30);

Таблица 2.30

Шаблон ведомости начисления заработной платы

Шаблон ведомости начисления заработной платы

6) ввод данных, их редактирование и распечатка таблицы (табл. 2.31).

Таблица 2.31

Распечатка сведения заработной платы

Распечатка сведения заработной платы

Табличные процессоры достаточно широко освещены в отечественной и зарубежной литературе. Именно по этой причине авторы считают нецелесообразным останавливаться подробно на возможностях процессоров по созданию электронных таблиц и работы с ними, а больше проанализировать возможности табличных процессоров по реорганизации таблиц в базу данных.

Табличные процессоры обеспечивают быстрое автоматическое выполнение любых расчетов. Для выполнения табличным процессором математических расчетов следует создать формулу или воспользоваться одной из многочисленных готовых формул, называются функциями. Использование адресов ячеек при конструировании формул не описывает данных, с которыми проводят вычисления. Например, по формуле: = J53 + СЗ не понятно, какие именно данные используются.

Для предоставления формулам большей информативности, ячейкам или интервалам ячеек можно предоставлять имена. И при конструировании формул целесообразнее использовать именно имена ячеек или их интервалов, чем адреса. Это упрощает работу, поскольку имена более выразительные, чем просто адреса ячеек, кроме того, что позволяют сознательно строить понятные формулы. Например, сразу можно видеть, какие данные используются в формуле = Начислено + Больничные.

Для присвоения имени ячейке или интервала ячеек необходимо выполнить следующие действия:

• выделить ячейку или интервал ячеек, которым нужно присвоить имя;

• переместить указатель мыши в поле имени и открыть его (поле имени - слева от строки формулы)

• ввести имя, которое необходимо предоставить ячейке (интервала)

• для выполнения операции необходимо нажать клавишу Enter. Присвоить имя ячейке (интервала) можно и следующим образом:

• выделить ячейку или интервал ячеек;

• выбрать команду Вставка / Имя / Присвоить ... Появляется диалоговое окно Присвоение имени;

• ввести имя в текстовое окно Имя (рис. 2.35);

• для выполнения операции активировать кнопку ОК.

Диалоговое окно предоставления имени ячейке

Рис. 2.35. Диалоговое окно предоставления имени ячейке

После того, как определено имя интервала, его можно использовать для создания формул. Вставку имени ячейки (интервала ячеек) в формулу можно осуществить следующим образом:

• ввести знак = как начальную действие создания формулы;

• ввести команду Вставка / Имя / Вставить ..., появляется диалоговое окно Вставка имя;

• из списка имен выбрать имя интервала, которое нужно вставить в формулу;

• выбрать кнопку ОК для закрытия окна;

• набрать часть формулы, которой не хватает, и нажать клавишу Enter.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >