Экономическая эффективность при внедрении системы автоматизации

Оценка экономической эффективности включает в себя:

· выбор измеряемых параметров, характеризующих процессы в системе;

· сравнение затрат на выполнение типовых операций.

Для оценки эффективности внедрения системы автоматизации ДОУ необходимо иметь набор измеряемых параметров (метрик), которые характеризуют основные процессы, протекающие в информационной системе. В качестве таких параметров выбраны: объем документооборота в организации, время на выполнение операции с документами и стоимость выполнения типовых операций над документами.

Оценка объема документооборота в Управлении проводится по следующим показателям:

· объем входящих документов;

· объем исходящих документов;

· объем внутреннего документооборота;

· объем документооборота в разрезе структурных подразделений;

· объем документооборота в разрезе видов документов;

· доля контрольных документов;

· среднее число копий.

Оценка времени на выполнение операций с документами проводится по следующим показателям:

· время регистрации одного документа;

· время передачи документа на исполнение;

· время пересылки документа между отделами;

· время поиска документов по известным атрибутам;

· время поиска документа с неизвестными атрибутами;

· время подготовки и согласования типовых документов;

· время, затраченное на подготовку типовых отчетов.

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами проводится по следующим показателям:

· стоимость рабочего времени сотрудников;

· стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений и т.д.)

Таблица 2. Сравнение затрат на выполнение типовых операций

Операция

t1ср, мин

t2ср, мин

Кол-во сотруд.

Кол-во операций

?t1, чел/дни

?t2, чел/дни

Обработка входящего документа

6

2

1

120

0,068

0,023

Обработка исходящего документа

8

3

1

120

0,09

0,034

Обработка внутреннего документа

4

2

1

500

0,189

0,095

Снятие копии с документа

2

0

1

1000

0,189

0

Передача документа в отдел

4

0,5

1

2500

0,95

0,118

Подготовка типовых отчетов

8

2

1

2

0,002

0,0004

Контроль исполнения документов

7

3

1

30

0,02

0,009

Поиск докю по известным атрибутам

1

0,3

1

20

0,002

0,0006

Итого

30

12,3

1

332

1,51

0,28

где t1ср - cреднее время выполнения до внедрения системы

t2ср - cреднее время выполнения после внедрения системы

?t1- cуммарные затраты времени до внедрения системы

?t2 - cуммарные затраты времени после внедрения системы

Суммарные затраты времени = (ежемесячное количество операций / 22 раб.дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции / 60(переводим в часы) / 8 (переводим в человекодни)

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 1,51-0,28 = 1,23чел/дня. Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации = 1,23 * 204 * 22 = 5520,24 руб.

В результате тщательного анализа АО «Тандер» можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство».Инесмотря на большие затраты по внедрению системы, выгоды и пользы для учреждения значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Скачать   След >