Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные технологии и моделирование бизнес-процессов

Электронный документооборот

Информация, циркулирующая в системе управления, объединяется в группы по содержанию и фиксируется на конкретном материальном носителе. Такое объединение носит название документирования, а сам носитель информации соответственно определяется как документ.

Документооборот - процесс прохождения документов внутри системы управления, от источника их формирования к использованию

Система документооборота должна предоставлять возможность подготовки документов, а также входного и выходного контроля, учета прохождения документов, ведение архивов и преобразования форматов. Документ является главным средством представления данных для юридического оформленных сведений об объекте управления. Документы составляют основную часть информационных потоков в системе управления.

Документы могут разделяться на:

o документы общего назначения (управления) - приказы, инструкции, циркулярные письма, распоряжения,

o специфические для деятельности объекта, которые могут быть входными, выходными и внутренними.

Унифицированная система первичной документации (УСД) представляет собой комплекс взаимосвязанных форм документов и процессов документирования данных и документооборота, соответствующие единым правилам и требованиям и является средством реализации информационных процессов для документированного обмена данными при управлении народным хозяйством.

В настоящее время на Украине унифицированная система документации включает 16 унифицированных подсистем из 4500 унифицированных форм документов (плановой, отчетно-статистической, первично-учетной, организационно-распорядительной, расчетно-денежной и др.).

В настоящее время происходит коренное изменение самой технологии документирования и документооборота благодаря применению новых компьютерных технологий, основанных на использовании общей информационной базы, создании АРМ, использовании сетевых технологий обмена данными.

Первичные документы заносят в память компьютера вручную (с помощью клавиатуры) или автоматически с некоторого носителя (жесткий или гибкий диск, флэш-память, компьютерная сеть) и одновременно могут размещать в информационном фонде базы данных. Документ хранится в базе данных в электронной форме и при необходимости может быть распечатан.

Занесения первичных данных в электронный документ должен осуществляться с максимальным использованием данных, хранящихся в информационном фонде. Базы данных автоматически подключаются в момент заполнения конкретной графы документа. Автоматизация документирования практически снимает проблему возможного несоответствия данных первичных документов и введенной в ПК информации. Кодирования реквизитов-признаков осуществляется автоматизировано с использованием данных классификаторов.

Современные информационные системы оперируют данными двух видов - структурированными (с баз данных) и неструктурированными (электронные документы). Процентное соотношение между этими видами информации характеризует уровень автоматизации документооборота на предприятии.

В Законе Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" от 22.05.03 г.. Дано определение понятиям электронного документа и регламентировано основные принципы электронного документооборота.

Электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты

Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен в визуальную форму (на экран или на бумажный носитель). Юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Соответственно, электронный документооборот - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:

o информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;

o должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

o должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов в бумажном представлении.

На многих предприятиях функции организации всех внутренних и внешних информационных потоков формально причисляют к должностным обязанностям руководителей или их заместителей, которые очевидно не всегда в совершенстве владеют средствами информационных технологий. В этом случае нужны специалисты-аналитики, системные администраторы, поскольку организация информационной деятельности в сфере управления имеет интегрированный характер и широкие межпредметные связи с кибернетикой, информатикой, экономикой, социологией, психологией и другими науками.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее