Текстовое оформление документов

Документ - это система взглядов, идей, принципов, лежащих в основе политической деятельности отдельного лица или политической организации.

Деловая документация отражает характер общественных отношений, в ней сосредотачивается информация о событиях, явлениях, частные отношения между людьми. Документы должны п р а в о в е и хозяйственное значение. По происхождению выделяют служебные и частные документы; служебные функционируют в учреждениях и организациях, частные касаются частных лиц.

По назначению документы подразделяют на: распорядительные, где подается информация об организации работы учреждения, заведения, предприятия; уставные - с кратким изложением содержания устава организации или учреждения; исполнительные, в которых подается план или направление выполнения определенного объема работы; информационные, содержащие конкретную информацию, необходимую для деятельности данной организации или предприятия.

Документы различают еще и по структурным признакам, они могут быть стандартными и нестандартными, зависит от многих объективных и субъективных факторов.

Типичные и фирменные документы оформляются на бланках или стандартных листах.

Следует заметить, что в работе инженеров, конструкторов, руководителей производства во времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Это - конструкторская, технологическая, эксплуатационно-ремонтная документация; организационно-распорядительные, информационные, рекламные и другие документы.

Часто бывает, что работа с подобными документами осложняется только потому, что в построении их нет необходимой последовательности или документы перегружены несущественной для пользования информацией.

Вопросами составления текстовых документов знают современные научные дисциплины: прикладная лингвистика и теория стандартизации, инженерная психология и психолингвистика, теория и практика редактирования и теория управления производством.

Чтобы не терять время в процессе составления и использования документов, следует разумно сочетать формальный подход и творчество.

Предлагаемый разделе отображаются некоторые рекомендации, общие правила и нормы в текстовом изложении деловых бумаг и иллюстрирует их конкретными образцами.

Текст - главный элемент документа. Кроме пунктов, пунктов в тексте выделяются абзацы. Здесь надо следить, чтобы каждый абзац начинал новую мысль или микротему.

Разделение текста на абзацы имеет большое практическое значение. Это помогает осмыслить прочитанное и подготовиться к восприятию другой подтемы.

Абзацы не должны быть большими. Нормативным можно считать абзац из трех или пяти предложений. Для восприятия лучше, если эти предложения будут разные: короткие - в начале и в конце. Абзацы тоже требуют дежурство в зависимости от размеров. Например, в производственных документах, где обращается внимание на каждую операцию или деталь, абзацы используются для выделения однородных членов или координатных предложений в отдельные микротексты. Здесь уместны абзацы из од ного-двух предложений.

Удобные для восприятия предложения из трех, пяти, семи и более всего - с девяти слов.

По словосочетаний, то следует помнить, что в любом деловом тексте следует использовать привычные стандартизированные формы. Это ускоряет сборку и восприятие документа.

Текст документа должен быть четким, кратким и не допускать различных толкований.

Заявление

Заявление - это разновидность документа, адресуется учреждению или должностному лицу, содержит просьбу или предложение. Заявление составляется одним или несколькими лицами.

Фамилия лица, обращающегося с заявлением, имеет форму родительного падежа без предлога. Но в случае совпадения близькозвучних фамилий пишется предлог. Подаем образцы:

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >