Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Язык деловых бумаг

ЗАНЯТИЯ Тринадцатое

Общие требования к оформлению деловой корреспонденции

Одной из форм делового текста является документ, в частности деловая корреспонденция. С годами сложились общепринятые правила оформления служебной, правительственной, частной корреспонденции. Это и строгая нормативность, и соблюдения юридических положений, и также безупречное владение правилами украинского языка - графики, орфографии и пунктуации.

Текст должен быть логически последовательным, дифференцированным по сферам общения, отмечаться совершенством структуры, формы и изложения. В зависимости от характера основного содержания документа используются соответствующие языковые структуры с тщательно подобранными словами, точно передают содержание документа.

Любая деловая корреспонденция обычно готовится на специальных бланках, реквизиты которых содержат постоянную информацию. Обязательными должны быть заголовок, адрес организации, учреждения, фирмы, предприятия, куда направляется документ. Название ставится в именительном падеже. Если же корреспонденция адресуется конкретному лицу, то должность и фамилия ее пишутся в дательном падеже.

V деловых бумагах в обращении к официальному лицу используются официальные формы вежливости: уважаемый, глубокоуважаемый, многоуважаемый. После обращения ставится запятая, а текст начинается со строчной буквы. Если же обращение завершаются восклицательным знаком, текст начинается с абзаца и с большой буквы.

Важное значение имеет вопрос речевого этикета, особенно теперь, когда происходят изменения в производственных отношениях отдельных предприятий и учреждений. Это касается в основном тех, кто занимается составлением письме в-просьб, писем-требований, писем-претензий. потому что от содержания таких документов зависят отношения между коллективами и частными лицами.

Чтобы не выдавать недовольство действиями партнера, рекомендуется заменить активную форму глагола на пассивную. Например: Вы не высказали своих предложений по выпуску нашей совместной продукции. - Предложения по выпуску нашей совместной продукции Вами еще не высказаны.

Если же важно назвать конкретного исполнителя, тогда предлагаем использовать активную форму. Например: Администрация не несет ответственность за личные вещи посетителей.

Особое значение приобретают в деловых документах вводные слова, которые смягчают тон общения. Например: За такие результаты труда Вы не можете получить премии - К сожалению, за такие результаты труда Вы не можете получить премии

Местоимение Вы в письмах, официальных документах пишется с большой буквы. Этим подчеркивается уважение к адресату.

Обособленное деепричастный оборот может придать документу характера полной информации, исчерпывающего ответа. Например: Прочитав Ваши рассказы, редакция журнала сообщает, что они нуждаются в доработке. С этой целью чаще всего используются также деепричастные обороты типа: считая, принимая во внимание, учитывая и др.

Чрезмерная вежливость, как и навязывание своих методов или принципов в решении того или иного вопроса, не способствуют положительному результату.

Письмо

Письмо - это обобщенное название документов (письмо-ловидомлення. Благодарственное письмо. Письмо-напоминание, письмо-просьбу. Письма сопроводительные, рекламные и др.), Пересылаемых по почте.

Среди деловой корреспонденции (документы организационно-распорядительного характера, инструкции, информативные запросы) место займас переписки.

Письма печатают на пишущей машинке или набирают на компьютере. Личные письма пишут еще и от руки.

По содержанию служебного письма: должны быть вступление, изложение, выводы и окончания. Текст состоит произвольно. Подаем образцы:

КОМИТЕТ ВЕРХОВНОЙ РАДЫ УКРАИНЫ

ПО ВОПРОСАМ АГРАРНОЙ ПОЛИТИКИ И ЗЕМЕЛЬНЫХ

И ОТНОШЕНИЙ

И ПИСЬМО

И № 06-13 / 8- / 02 от 27.02.2002 и

/ Комитетом рассмотрен проект Закона Украины "О внесении И И изменений и дополнений в Закон Украины" О сборе на развитие И И виноградарства, садоводства и хмелеводства ", который не нашел И / поддержки у большинства народных депутатов Украины-членов комитета 1 И и в ближайшее время не будет рассматриваться Верховной Радой И И Украина. И

И Вместе с тем сообщаем, что в проекте Налогового Кодекса И / Украины, принятый Верховной Радой в первом чтении, и И предусмотрено сохранить норму действующего Закона Украины "О сборе на I и развитие виноградарства, садоводства и хмелеводства" до I января 2004 / И года. И

И Председатель комитета _ [

(подпись) и

Акционерный коммерческий Обл (гор) управлением,

промышленно-инвестиционный отделением Проминвестбанка

банк

(ПРОМЖВЕСТБАНК) 15. 07.03. №05-4 / 297

Для использования в практической работе письмо Министерства внешних экономических связей и торговли Украины № 15-1 / 20 об изменениях и дополнения в Методические рекомендации по проведению коммерциализации государственной розничной торговли и общественного питания, сообщенные письмом Проминвестбанка №05-4 / 57.

Приложение: на двух страницах.

Заместитель Председателя Правления банка _

(подпись)

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее