Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Медицина arrow Менеджмент в области охраны здоровья

Регистрация документов

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем условного обозначения - регистрационного индекса с дальнейшей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.

Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета, контроля за исполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования со справочной целью (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др) как те, что создаются и используются в Министерстве здравоохранения Украины и/или учреждениях здравоохранения, так и те, что поступают от других учреждений и граждан.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и созданные с помощью персональных компьютеров.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз:

o входящие документы регистрируются в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время;

o документы, создаваемые в учреждении, регистрируются в день подписания или утверждения.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

При регистрации документов внедряется принцип регистрации в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются законы Украины; акты и корреспонденция Верховной Рады Украины; акты Президента Украины и Кабинета Министров Украины; решения коллегии МЗ Украины, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности; приказы Министерства здравоохранения Украины; приказы по деятельности учреждения здравоохранения.

Во время регистрации документа предоставляется условное обозначение - регистрационный индекс, который состоит из корреспондента, порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются, и дополняется индексами по номенклатуре дел.

В учреждениях здравоохранения применяется журнальная форма регистрации документов, которая может внедряться в организациях с объемом документооборота до 500-600 документов в год (рис. 10.8).

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс полученного документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметки об исполнении документа

Рис. 10.8. Образец оформления журнала регистрации входящих документов

В учреждениях и организациях с большим объемом документооборота применяется карточная форма регистрации. В этом случае для регистрации всех документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка, пригодная для обработки на персональном компьютере. Образец регистрационной карточки представлен на рис. 10.9. Такая форма регистрации документации применяется в Министерстве охраны здоровья Украины.

При карточной форме регистрации документов регистрационные карточки изготавливаются в необходимом количестве экземпляров. Количество экземпляров карточек определяется числом картотек, которые ведутся в МИНЗДРАВЕ Украины. Выбор вида и определение количества картотек должны соответствовать конкретным потребностям организации.

2. Регистрационные карточки, которые поступают из общего отдела Министерства формируются в отдельные регистрационные картотеки.

3. Регистрационные картотеки группируются в справочные картотеки.

Справочные картотеки создаются отдельно на каждый календарный год. Справочная картотека состоит из двух частей:

1 часть - регистрация невыполненных и выполненных документов. Эта часть картотеки служит для поиска документа в процессе его исполнения. Поиск проводится по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения.

2 часть картотеки используется для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

Автоматизированная регистрация документов производится централизованно в местах регистрации документов, оборудованных персональными компьютерами. Запись производится с регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов, которые обеспечивают совместимость программных и технических средств, или путем прямого ввода с документа установленного обязательного состава реквизитов:

o название вида документа;

o автор (корреспондент);

o дата документа;

o индекс документа (дата, индекс документа, который поступил);

o заголовок документа или его краткое содержание;

o резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

o ответственный исполнитель;

o срок исполнения;

o отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа).

Автоматизированные регистрационные банки данных обеспечивают работников информацией о всех документах и месте их нахождения с помощью вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. В случае частичной автоматизации поисковых операций соблюдается совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее