Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Медицина arrow Менеджмент в области охраны здоровья

Составление и оформление служебных документов

Для составления служебных документов используется бумага форматов А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Составление документов на бумаге произвольного формата не разрешается.

Все служебные документы оформляются на бланках учреждения. Бланки изготавливаются согласно требованиям государственных стандартов и соблюдением следующих правил:

o бланки должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками яркого цвета;

o бланки документов должны иметь такие поля: левое - 20 мм; верхнее - не менее 10 миллиметров; правое и нижнее - не менее 8 миллиметров.

Некоторые внутренние документы (заявления работников, отдельные служебные справки и т. п) и документы, созданные от имени двух или более организаций, оформляются не на бланках. С целью ускорения исполнения документов и правильности формирования дел в деловодстве каждый документ должен содержать один вопрос. Исключением из этого правила является составление протоколов, приказов, планов, отчетов и обобщающих документов.

Текст документа должен содержать определенную аргументированную информацию, изложенную сжато, грамотно, понятно и объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных по данному вопросу документов.

Текст документа составляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Сплошной сложный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой части указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

В отдельных случаях текст документа может содержать только одну резолютивную часть, например, приказ - распорядительную часть без констатирующей, письмо-просьбу без пояснения.

Форма анкеты используется в случае изложения цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному объему признаков. Анкетные тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и тому подобное.

Форма таблицы используется в случае преподавания цифровой или словесной информации о нескольких объектов по роду признаков. Табличные тексты используются в плановых, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и других документах.

Ответственность за содержание, уровень подготовки и надлежащее оформление документа, который визируется несколькими лицами, несут в одинаковой степени все эти должностные лица.

Служебный документ, который составляется в Министерстве здравоохранения Украины, должен иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов утвержден Приказом МОЗ Украины № 20 от 5.02.1998 г. и приводится в Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения. Состав реквизитов приведен на рис. 10.11.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов

1. Государственный Герб Украины (порядок использования определяется законом). 2. Эмблема предприятия, учреждения, организации по Украинскому классификатору предприятий и организаций (УКПО). 3. Код формы документа по Украинскому классификатору управленческой документации (УКУД). 4. Наименование министерства, другого центрального органа исполнительной власти. 5. Наименование предприятия, учреждения, организации. 6. Наименование структурного подразделения. 7. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке. 8. Название вида документа. 9. Дата. 10. Индекс. 11. Ссылка на дату и индекс входящего документа. 12. Место составления или издания. 13. Гриф ограничения доступа к документам. 14. Адресат. 15. Гриф утверждения. 16. Резолюция. 17. Заголовок к тексту. 18. Отметка о контроле. 19. Текст. 20. Отметка о наличии приложений. 21. Подпись. 22. Гриф согласования. 23. Визы. 24. Печать. 25 . Отметка о заверении копий. 26. Фамилия исполнителя и номер его телефона. 27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 28. Отметка о переносе данных на машинный носитель. 29. Отметка о поступлении документа.

Рис. 10.11 Состав реквизитов организационно-распорядительных документов

Название вида документа (приказ, распоряжение и др) указывается на бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать компетенции и содержания управленческой деятельности.

Заголовок к тексту документа должен содержать краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа, формироваться с помощью отглагольного существительного и отвечать на вопрос "что?", "чего?". Например: приказ (о чем?) о совершенствовании медицинской помощи больным сахарным диабетом; протокол (чего?) заседания экспертной комиссии. Если в документе говорится о несколько вопросов, заголовок может быть обобщенным.

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, телеграмм и сообщений.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее