Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Медицина arrow Менеджмент в области охраны здоровья

Датировка и индексация документов

Все служебные документы подлежат датуванню. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, который утверждается, - дата утверждения. Даты подписания и утверждения документа, а также те, что есть в тексте, должны оформляться цифровым способом. Например, 14.02.05. В текстах нормативно-правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат. Например, 14 февраля 2005 года.

Обязательном датуванню и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

Индексация документов - это присвоение регистрационных номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения.

Согласование документов

В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и установлении соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Существует внутреннее и внешнее согласование документов. Внутреннее согласование осуществляется непосредственно в организации со структурными подразделениями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа. Внешнее согласование осуществляется за пределами организации.

Внутреннее согласование оформляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза проекта приказа и указания включает:

o личная подпись;

o инициалы и фамилия лица, визирующего документ;

o дату визирования.

В случае необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например: Заместитель главного врача по административно-хозяйственной работе (Подпись) (Инициалы, фамилия) Дата.

Виза может проставляться как на лицевой стороне последнего листа проекта документа, так и на обратной, если места для этого на лицевой стороне последнего листа документа не хватает. Визы проставляются на первом экземпляре документа. Если замечания и предложения к проекту документа занимают больше трех строк, то они излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка по следующей форме:

Главный экономист (Подпись) (И. Г. Игнатенко)

Замечания и предложения на 3 стр. Прилагаются.

Дата Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Согласно Приказу МЗ Украины № 252 от 04.06.2003 г., проекты приказов обязательно проверяются работниками юридической службы Министерства на соответствие их законодательству и визируются после их согласования с начальником Управления делами, профильными и контрольным подразделениями.

Внешнее согласование проектов документов оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование учреждения и должности лица, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы, фамилия и дата согласования. Например,

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления здравоохранения Луганской областной госадминистрации

(Подпись) (Инициалы, фамилия) Дата

В случае, когда содержание документа касается более трех учреждений, составляется "Лист согласования", о чем делается отметка в самом документе на месте грифа согласования. Например: Лист согласования прилагается.

Заверение документов осуществляется путем их:

o подписания;

o утверждение;

o об отношении печати.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии. Если документ напечатан на бланке указывается должность без наименования учреждения. Если документ напечатан не на бланке, то, кроме должности, указывается наименование учреждения.

Документы подписываются, как правило, одним лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и пр.) - двумя или более лицами. При этом их подписи размещаются друг под другом в последовательности согласно должности.

Документы коллегиальных органов подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа и секретарь.

Если должностное лицо, подпись которого указан на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления вносятся чернилами или машинописным способом, например: "в. о.", "зам."). Не допускается подписание документа с предлогом "за" или прославлением косой черты перед наименованием должности.

Особым способом удостоверения документа после его подписания является утверждение. Документ утверждается соответствующими органами или должностными лицами, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или изданием распорядительного документа.

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в Инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Украины (Приказ № 20 от 05.02.1998 г.) и представлен на рис.10.12.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, фиксируют факт расхода денежных средств и материальных ценностей, подпись ответственного лица должна заверяться гербовой печатью. Гербовая печать ставится также на положениях (уставах) учреждений, договорах, удостоверениях, доверенностях. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала последние несколько букв наименования должности лица, подписавшего документ.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее