Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Менеджмент

КОММУНИКАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ

10.1 Понятие коммуникации и ее роль в системе Управления. Коммуникационный процесс.

10.2. Виды коммуникации.

10.3. Препятствия на пути к эффективным коммуникациям.

Коммуникации, информация, отправитель, кодирования, канал сообщения, получатель, декодирование, обратная связь шум, семантика, невербальные символы, вербальные символы.

После изучения этой темы вы будете иметь представление о:

- Сущность коммуникаций и их роль в процессе управления;

- Модель процесса коммуникации и содержание каждого из его элементов и этапов;

- Формы, преимущества и недостатки устной, письменной и невербальной коммуникаций;

- Виды формальных и неформальных коммуникаций в системе управления;

- Типы коммуникационных сетей в группах и механизм их выбора;

- То, как совершенствуются коммуникационные процессы в организации.

Понятие коммуникации и ее роль в системе управления

Рыночная экономика не может существовать без развитой информационной инфраструктуры и информатизации бизнеса. При этом важную роль играют такие факторы, как информация и коммуникации. Управленческая деятельность основывается на определенной информации, ее можно отобразить в виде целостной системы информационных взаимодействий персонала фирмы.

Сущность управленческой информации заключается в обеспечении интегрированной системы отчетности, дает каждому уровню управления "нужную" информацию в "нужный" время.

На сегодня информация рассматривается как один из важнейших ресурсов развития общества вместе с материальными, энергетическими и человеческими.

Информация как совокупность необходимых сведений и данных для успешного проведения анализа, контроля, принятия и организации выполнения управленческих решений, является неотъемлемой составляющей эффективного управления организационно-экономическими процессами в целом и предпринимательской деятельностью в частности.

Управленческая работа в основном интеллектуальная. Чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать ряд правильных выборов из серии альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать, контролировать (функции управления).

Эффективность работы менеджера зависит как от его умения работать с людьми, так и от того, как он работает с информацией. Основным требованием для принятия эффективного объективного решения или даже понимания масштабов проблемы является наличие точной информации. Единственным способом получения такой информации считается коммуникация. Коммуникации определяют как способы, с помощью которых между людьми возникают связи.

Коммуникация - процесс обмена информацией и смысловым значением между двумя или более людьми (то есть передача информации).

Прочность и качество отношений между людьми (друзьями, членами семьи или коллегами) является отражением того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения.

Поскольку организация - структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций и обеспечения эффективного функционирования. Если коммуникации не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку функционирования организации.

Информация в процессе коммуникации передается не только с целью принятия разумных решений, но и для того, чтобы они могли выполняться. Конечно, если руководство предоставляет подчиненным информацию по обоснованию своих решений, это значительно увеличивает шансы их успешного выполнения. До тех пор, пока работники не поймут, какое вознаграждение им предложит организация за качественно выполненную работу, они не могут на нее хорошо работать.

Коммуникация также важна и для функции контроля. Руководители нуждаются в информации о том, что было выполнено, чтобы правильно эти нити, или достигли целей организации.

Различают два основных канала информационного обеспечения руководителей:

1) формализованный (по нему движется регламентирована по форме, содержанию и времени информация с достаточной степенью достоверности)

2) стихийный (руководителям неуправляемо поступает огромное количество самых разнообразных сообщений, не всегда объективно отражают истинное положение вещей, телефонные звонки, устные обращения или ответы, служебные записки, информация многочисленных совещаний).

К важнейшим принципам современных информационных систем относятся:

- Принцип полноты информационного обеспечения руководителя;

- Любая информационная система должна обладать свойством адаптироваться к стилю и методам, которые применяет конкретный руководитель;

- Математическое обеспечение информационной системы должно предусматривать возможность агрегирования информации по уровням управления и давать возможность руководителям верхних уровней пользоваться информацией низших уровней;

- Информационные системы должны строиться с учетом обеспечения максимальных удобств и возможностей для непосредственных пользователей;

- Принцип непосредственного участия руководителей всех уровней иерархической структуры управления при создании информационной системы;

- Принцип создания в любой обстановке информационной независимости руководителей разных уровней;

- Принцип информационной равноправия.

Передача информации от одного лица к другому осуществляется с помощью жестов, языка, приборов или в письменной форме (их называют средствами коммуникации). Через средства коммуникации информация передается лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, поскольку без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей.

Создание эффективных коммуникаций как внутри, так и за пределами организации достигается путем хорошо организованного коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс определяют как обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель такого процесса заключается в обеспечении понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В коммуникационном процессе выделяют четыре базовых элемента:

1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - информация, закодированная с помощью символов;

3) канал - средство передачи информации;

4) получатель - лицо, которому назначено информацию и которое интерпретирует ее.

Во время обмена информацией задачей отправителя и получателя: является составление сообщения и использования канала связи для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и поддержали исходную идею.

Различают следующие этапы процесса коммуникации:

- Зарождение идеи;

- Кодирование и выбор канала;

- Передача;

- Декодирование.

Подробнее рассмотрим эти этапы.

1. Первый этап коммуникаций начинается с формирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, идея или сообщение будет предметом обмена. К сожалению, большинство попыток обмена информацией срываются на этом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. В таком случае следует придерживаться правила: "Не начинайте говорить, не став думать".

2. На втором - отправитель должен с помощью символов закодировать идею в сообщение; выбрать канал, совместимый с типом символов, используемые для кодирования. К общеизвестным каналам относятся: передача речи, письменных материалов, электронные средства связи (компьютерные сети, электронная почта, видеоленты и др.).

3. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю.

4. На четвертом - получатель сообщения декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Обмен информацией считают эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, выполнил действия, которые ждал от него отправитель.

Важную роль в коммуникациях играет обратная связь. При наличии такой связи отправитель и получатель обмениваются коммуникационными ролями. Обратная связь необходима, чтобы выяснить, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Менеджер, который не наладит в обратной связи для получения информации, однако обнаружит, что эффективность его управленческих действий резко уменьшилось.

В коммуникациях существует шум, который может изменить содержание информации.

Шум - это любой дополнительный сигнал, не предусмотрен источником информации, он создает ошибки в передаче. Сюда относятся стенографические ошибки, ошибки машинисток, ошибки телетайпа, компьютера, неправильное толкование слов и др.

В устной речи источником информации является мозг, передатчиком - голосовые связки, коммуникационным каналом - воздух, получателем - ухо слушателя, пользователем - его мозг. Шум - это побочные звуки, затрудняющие восприятие сообщения. Определенные шумы всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение ее содержания. Высокий уровень шума приводит к заметной потере содержания и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена.

Обмен информацией охватывает разные части организации.

Рассуждая об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты.

Эффективная коммуникация внутри группы управления важная, ведь именно в рамках этой группы есть много звеньев - составляющих канала связи между руководителем и подчиненным.

Исследования показывают, что искажение информации при передаче ее от высшего руководства до мастеров составляет 70%.

Важно, чтобы каждый член группы управления всегда был осведомлен о событиях, которые происходят. Большинство менеджеров не нормально реагируют на атмосферу секретности, если от них скрывают какую-то информацию (думают, если им не хотят рассказывать обо всем, что происходит, то почему они должны с ними сотрудничать).

Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, они все проникающим и сложным процессом.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее