Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Менеджмент

Виды коммуникаций

Следует определить, где снаружи и внутри организации требуются эффективные коммуникации, то есть виды коммуникаций. Рассмотрим следующие виды коммуникаций:

- Коммуникации между организацией и ее средой. Например, с потребителями организации общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынке. В сфере отношений с общественностью определяется имидж организации;

- Межличностные коммуникации. Руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на разговор, поэтому необходимо отделять прямой межличностный обмен информацией (то есть межличностные коммуникации).

Для менеджера будут доступны два типа коммуникаций: формальные и неформальные.

1. Формальные коммуникации предусмотрены организационной структурой. Они делятся на: вертикальные, горизонтальные и диагональные.

К вертикальных коммуникаций принадлежат коммуникации сверху вниз и снизу вверх.

Коммуникации сверху вниз решают пять основных задач:

1) ознакомление работников с целями организации с целью осознания ими важности выполняемой работы;

2) изложение конкретных инструкций по выполнению работ;

3) обеспечение понимания работы и ее связи с другими задачами организации;

4) предоставление информации о процедурах и методы виконашия работы;

5) обеспечение подчиненных информацией обратной связи о результатах деятельности организации.

Итак, коммуникации сверху вниз помогают связывать разные уровни организации, координировать их деятельность. Вместе с тем для коммуникаций сверху вниз характерна ряд недостатков:

- Создание предпосылок для формирования авторитарной системы;

- Значительное загрузки подчиненных работой;

- Постоянные потери информации в результате искажений, ложной интерпретации.

Одним из методов преодоления этих проблем является организация потоков информации снизу вверх, то есть налаживания эффективной обратной связи. Этими каналами передается информация от подчиненных к руководителям, хотя не пси менеджеры уделяют достаточно внимания организации такого типа информационных потоков. Результаты специального исследования эффективности коммуникаций снизу вверх свидетельствуют: руководители фирмы получают почти 10% информации, направленной работниками.

Горизонтальные коммуникации осуществляются между лицами, находящимися на одном уровне иерархии. Такой обмен информацией обеспечивает координацию деятельности (например, между вице-президентами по маркетингу, финансам, производства). Как показывают исследования, эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90%, что объясняется значительным уровнем понимания работниками характера работы своих коллег и проблем, возникающих во время функционирования смежных подразделений.

Диагональные коммуникации происходят между лицами, находящимися на разных уровнях иерархии (например, между линейными и штабными подразделениями, когда штабные службы управляют выполнением определенных функций). Такие коммуникации характерны также для связей между линейными подразделениями, если один из них является главным из определенной функции.

2. Неформальные коммуникации не предусмотрены организационной структурой. Практика показывает, что значительная часть коммуникаций осуществляется неформально, с помощью незапланированных руководством способов. В теории и практике менеджмента зарубежных стран часто используется термин "grape-vine" - система распространения слухов, неофициальных данных. Стоит отметить, что неформальным каналам коммуникаций передается значительная часть достоверной информации. Неформальная информация бывает весьма полезной для дополнения информации, полученной через формальные каналы коммуникации; она является ценным для руководителя, однако нельзя допускать, чтобы система распространения слухов была заменителем формальных каналов коммуникации. Каждый работник аппарата управления должен помнить, что он тоже частично участвует в распространении слухов (например, молчание в ответ на вопрос подчиненного - тоже реакция, соответственно интерпретируется подчиненными).

Неформальные каналы, как и формальные, передают информацию в четырех направлениях: вверх, вниз, горизонтально, по диагонали. Особенностью этого канала является скорость возникновения и исчезновения. Кроме того, неформальный канал коммуникации отличается сменяемостью субъектов, в отличие от формальных каналов.

Чтобы выработать оптимальные управленческие решения, менеджеры имеют использовать не только формальные, но и неформальные каналы коммуникаций, хотя последние не всегда можно влиять и контролировать их. Следует помнить, что неформальные каналы коммуникаций - неотъемлемая часть организации, их нужно использовать для достижения формальных целей.

Неформальные каналы коммуникаций имеют определенную логическую структуру. К. Дэвис, автор многих трудов по бихевиористикы, обращал внимание на такие типы коммуникационных цепей, используемых в неформальных коммуникациях:

1) "одножильный" цепь (от А до Z):

2) цепь "сплетника":

3) "вероятностный" (информация передается случайно):

4) кластерный (используется чаще всего). При этом сообщения передаются одним лицам и их получают другие. Такие цепи (аналогично математики, математической статистики, факторного анализа) характеризует избирательность коммуникаций и обеспечивают оперативность передачи информации:

Для системы неформальных коммуникаций свойственны такие положительные признаки:

- Скорость передачи информации;

- Потенциальная возможность дополнять формальные каналы коммуникаций;

- Предусмотрительный характер неформальных коммуникаций;

- Оперирование, как правило, последними новостями и тому подобное.

В научной и учебной литературе известны и другие подходы к классификации коммуникаций. Например, Л.И. Жданова всю информацию (официальную и неофициальную) разделяет на три группы:

1) коммуникации между двумя индивидами;

2) коммуникации между индивидом и группой;

3) коммуникации внутри группы.

Затем разделение осуществляется на вертикальные и горизонтальные коммуникации.

Американские авторы М.Х. Мыскина, М. Альберт, Ф.Хедоури различают два больших класса коммуникаций с последующей их детализацией:

1) коммуникации между организацией и ее внешней средой;

2) коммуникации между уровнями и подразделениями организации. Сообщение чаще всего передаются с помощью языка,

изображений, действий. Самым простым, доступным средством коммуникаций является язык, который реализует устные и письменные коммуникации. Изображения используются как дополнение к речевых коммуникаций (например, графики, плакаты); действия подтверждают словесные выводы руководителя.

Коммуникации делятся на два класса: письменные и устные.

Письменные коммуникации в формах плановой и отчетной документаций, памятных записок, докладов, объявлений, справочников, фирменных газет и тому подобное. Определяют такие преимущества письменных коммуникаций:

- Качественное хранение информации;

- Возможность изучения, многократное перечитывание информации;

- Основательность подготовки;

- Возможность доведения информации до многих работников.

Недостатками письменных коммуникаций считаются:

- Сложность обновления;

- Объемность информации (особенно снизу вверх).

К устным коммуникаций относятся: телефонные разговоры, публичные выступления, совещания, непосредственное общение и тому подобное. Положительным аспектом таких коммуникаций является экономия времени, обеспечение более глубокого взаимопонимания.

Менеджер должен знать преимущества и недостатки каждой формы коммуникаций, уметь найти оптимальные пути их обеспечения и избегать возможных проблем.

Совершенствование письменных и устных коммуникаций можно обеспечить путем использования контрольного перечня "Пять" С "коммуникаций", который приводит Р. Фалмер. Если сообщение высоко оценивается по каждой из таких категорий, то оно успешно передаст идеи от отправителя к получателю.

Рассмотрим эти коммуникации подробнее.

1. Ясность (Clarity). Если использовать относительно коммуникационного процесса закон управления, сформулированный Морфи ("если что-нибудь может испортиться, то оно испортится"), то он будет выглядеть так: "Если в вашем сообщении что-нибудь может быть неправильно воспринятым, то оно и будет неправильно воспринято ". Сообщение должно быть столь однозначным и логически выдержанным, насколько это возможно.

2. Полнота {Completeness). Пытаясь упростить и уяснить ситуацию, можем попасть в "ловушку" неполноты недостаточной осведомленности.

3. Лаконичность (Conciseness). Большинство коммуникаций совершенствуется, когда несколько хорошо подобранных слов заменяют многословные сообщения с небрежно подобранными словами. В случае формирования длинных посланий иногда проблема связана с обширностью темы. Часто дело связано с неспособностью коммуникатора сформулировать конкретное сообщение, которое он хочет передать.

4. Конкретность (Concreteness). Коммуникаторы прибегают к абстракциям и обобщениям, если не совсем уверены в реальностях, конкретных фактах. Абстракция конечно приобретает ценность, когда дело связано с абстрактными понятиями, а выбор конкретной терминологии зависит от ситуации.

5. Корректность (Correctness). Умелое использование методов коммуникации будет ненужным, если сообщение некорректен. Однако некорректные сообщения не всегда вызваны намерениями выявлять информацию. Незначительные преувеличения, а также необоснованные обобщения и предположения могут обусловить возникновение крупных коммуникационных барьеров.

"Пять" С "коммуникаций" полезные при оценке любого сообщения, и опытные менеджеры умело реализуют эти требования.

Различают три области проблем в коммуникации:

1) техническую проблему, связана с точностью передачи коммуникационных символов;

2) соматическую, связанную с выбором таких символов, которые точно отражали бы желаемый содержание;

3) проблему эффективности - степень влияния полученного сообщения на поведение объекта.

Межличностные барьеры рассматривают, сосредоточивая внимание на:

- Восприятии;

- Семантике;

- Обмене невербальной информацией;

- Некачественном обратной связи;

- Гибком слушании.

Выяснив эти факторы, дают рекомендации по повышению эффективности межличностных информационных обменов.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее