Логистические потоки и узлы в гостиничном хозяйстве

Как понятно из предыдущего подразделения, потоки гостей (клиентов, проживающих), которые есть главным видом потоков в логистике гостиничных услуг и для которых созданы и функционируют гостиницы различных типов, видов и величин, в гостиничном бизнесе отражаются в виде их информационной и финансовой проекций, то есть информационных и финансовых потоков. В этом заключается характерная особенность логистики гостиничных услуг и ее отличие от логистики туризма. Связано это с тем, что ресурсная база отелей для приема гостей строго ограничено (номерным фондом) как в количественном, так и в стоимостном планах. Поэтому главными свойствами потока гостей в отелях становятся его информационные и финансовые показатели, то есть информационные и финансовые потоки, генерируемые в основном потоком гостей. Следовательно, логистическая система управления гостиничным хозяйством - структурированная адаптивная система, в состав которой входят элементы, совмещенные в процессе управления сервисными и сопутствующими им финансовыми и информационными потоками. В гостиничном бизнесе сущность логистики определяют как методы и способы управления информационными и финансовыми потоками, которые нужны для предоставления гостиничных услуг оптимальным образом. Эти вопросы обстоятельно рассмотрены в статьях профессора B. C. Иванова и в руководстве А.Бы. Саака, М.В. Якименко.

Информационные потоки в логистике гостиничных услуг подразделяются на внутренние и внешние. Появление первых вызвано информационным обменом между сотрудниками заведения, вторые - поступают от субъектов рынка. В рамках полевых маркетинговых исследований было выявлено, что крупнейшими и наиболее значимые внешними информационными потоками являются те, что поступают от потребителей (требования по оформлению помещений, персонала, качества обслуживания и т. д). Информация, полученная от потребителей, осуществляет весомое влияние на параметры внутренних потоков гостиницы. Другие внешние информационные потоки имеют корректирующее действие. Среди внутренних информационных потоков различают три вида:

1) "горизонтальный" информационный обмен между руководителями различных подразделений, что предполагает документацию для принятия управленческих решений;

2) "вертикальный" обмен информацией между руководством и сотрудниками, определяет потоки организационно-распорядительной документации;

3) обмен информацией между клиентами и работниками отеля в рамках обслуживания.

К основным характеристикам внешних и внутренних потоков информации относится то, что первые неподконтрольные отеля, они первичны и влияют на свойства внутренних потоков; а вторыми может управлять руководство гостиничного заведения. Во время формирования модели организации управленческих воздействий на информационные потоковые процессы отеля придерживаются следующих положений:

1) внешние информационные потоки влияют на управление внутренними;

2) характеристики всех других потоков ресурсов зависят от информационных;

3) информационные потоки ранжируют и устанавливают способы действия на каждый уровень иерархии с акцентом на потоки от потребителей;

4) адекватная реакция руководства на изменение параметров потоков информации определяет возможности эффективного функционирования предприятия.

Относительно финансовых потоков в логистике гостиничных услуг выделяют следующие особенности входных финансовых потоков:

1) они являются следствием соответствующих входных информационных потоков;

2) они первичны относительно соответствующих сервисных потоков (например, в случае предоплаты).

Еще одна особенность заключается в их ориентированности, по которой различают доходные и расходные потоки. Основу первых составляют платежи от номерного фонда, службы питания и напитков, предоставление дополнительных услуг (доходы от аренды конференц-зала, услуги автотранспорта, бытовых услуг и т. п.). Основой расходных финансовых потоков являются расходы на выплату заработной платы работникам, налоговые отчисления, оплата коммунальных услуг.

Поскольку логистические потоки в гостиничном хозяйстве взаимосвязаны, то для построения логистической системы управления гостиничным заведением необходимо выявить их корреляцию. Соответствующие исследования охватили несколько этапов. На первом определяли связь информационного потока с соответствующими доходными и расходными финансовыми потоками. Во время второго этапа значения доходных и расходных финансовых потоков использовали определение коэффициента соответствующего информационного потока. На третьем согласно значениям коэффициентов выделили следующие виды информационных потоков: а) требования, поступающие от потребителей; б) заказ гостиничных служб; в) другие заказы, между которыми распределяют управленческие ресурсы.

Указанные группы информационных потоков отличаются рядом характеристик. К информационных потоков, полученных от потребителей, относятся требования относительно ценовой политики отеля; профессионализма обслуживающего персонала; соответствия совокупности услуг, которые предоставляются, до показателя класса отеля, интерьера и поддержания порядка в помещениях. Доходы, созданные этими информационными потоками, превышают затраты на их управление. К информационных потоков, обусловленных заказами гостиничных служб, относится взаимодействие между гостями и работниками во время оказания сопутствующих и дополнительных услуг; между отелем и гостями в процессе бронирования; между отелем и посредниками. Другие информационные потоки отражают способы общения отеля с субъектами рынка и средства получения необходимой информации. Ряд таких информационных потоков лишь опосредованно принимает участие в формировании дохода, воздействуя на другой поток. Но они есть необходимыми и связанными с расходными финансовыми потоками (например: информационный поток - налоговые документы, соответствующий затратный финансовый поток - налоговые платежи).

Основываясь на определении информационных, финансовых и сервисных потоков, в отеле формируют организационную структуру логистической системы (рис. 8.4). К ее внутренней среды относятся четыре подсистемы, к внешнему - организованные и неорганизованные потребители, банки, отели-конкуренты и посредники. Источниками всех финансовых и большей части информационных потоков являются гости. Логистические потоки, возникающие между гостиницей и гостями, увеличиваются и перераспределяются посредниками. Обслуживание информационно-финансовых потоков между составляющими внешней и внутренней среды логистической системы гостиницы осуществляют банковские учреждения. Информационное взаимодействие четырех подсистем внутренней среды определяет логистическую деятельность отеля. Основными функциями первой подсистема, которая отвечает за создание и поддержку логистических каналов связи с объектами внешней среды, является: а) выбор каналов и оптимизация процесса бро

Организационная структура логистической системы управления гостиничным предприятием

Рис. 8.4. в Организационная структура логистической системы управления гостиничным предприятием

нюваиня гостиничного сервиса; б) разработка финансовой стратеги стимулирования субъектов гостиничного бизнеса; в) оптимизация движения потока ресурсов в коммуникационной деятельности гостиничного заведения.

В главных функций второй подсистемы, которая управляет внешними и внутренними потоками информации, относятся: а) определение каналов сбора маркетинговой информации; б) прогнозирование потока ресурсов; в) оптимальное использование информационных технологий в гостиничном предприятии и оптимизация внутреннего документооборота. Среди основных функций третьей подсистемы, что влияет на параметры внутренних ресурсов предприятия с целью их оптимизации, выделяют: а) формирование эффективной системы управления гостиницей; б) планирование номенклатуры услуг; в) разработка ціпової стратегии; г) планирование использования ресурсов. В состав основных функций четвертой подсистемы входят: обработка данных и их распределение в форме отчетов для пользователей.

С целью оптимального управления потоками, функционирующих в логистической системе отеля, определяют области максимального сосредоточения потоков в одинаковые моменты времени-узлы. Узлы информационного и финансового потоков в рамках организационной структуры гостиничного предприятия представлены на рис. 8.5. В результате движения информационных, финансовых и сервисных потоков в логистической системе отеля образуются места, в которых концентрация всех потоков самая высокая. Это так называемые точки или узлы наложения ресурсопотоков. Поскольку все ресурсопотоки связаны и влияют на свойства друг друга, то организация управленческих воздействий на потоки является самой эффективной в узлах их пересечения, где одно управленческое воздействие может направляться на изменение параметров сразу нескольких ресурсопотоков. Формирование таких узлов происходит неслучайно. Принятые в гостинице правила обслуживания, формы и методы расчетов, характер движения информации между компаниями, тур-фирмами и гостиницей, между гостями (туристами) и персоналом, а

также внутренними службами в процессе обслуживания формируют состав и параметры узлов, определяют их местонахождение относительно организационной структуры гостиничного предприятия, то есть относительно конкретных служб и отделов. В результате совмещения предложенной структуры логистической системы отеля с административной сетью гостиничного предприятия были получены узлы пересечения ресурсопотоков. В процессе анализа выяснили, что все узлы открыты для постоянного управленческого воздействия и именно в них должны концентрироваться основные ресурсы управления гостиницей. Рассмотрим подробнее сущность, структуру, а также свойства и характеристики каждого из представленных на рис. 8.5 узлов.

Узел 1. Это узел банковского и кассового обслуживания расчетов гостиницы, основу которого составляют банковские и кассовые счета. Его формирование определяется необходимостью осуществления расчетных и учетных операций на предприятии. В административной сети отеля он связан с отделом бухгалтерии, которая отвечает за связь с банком, организацию безналичных расчетов с потребителями услуг, подрядчиками, ведет учет движения наличных денежных средств в гостиничном предприятии. Структуру такого узла образуют два вида потоков - внешний и внутренний. К первым относятся внешние информационные потоки (договоры, счета, платежные документы), которые обслуживают внешние финансовые, проходящих через этот узел, и характеризуют оплату уже предоставленных или будущих услуг. Среди внутренних потоков отличают совокупность входящих и исходящих из узла потоков документации из элементарных логистических пунктов (справки, отчеты, бухгалтерские формы), обеспечивающих информационную поддержку других узловых служб гостиницы. Наличие двух видов потоков по отношению к логистической системы определяет смешанный тип такого узла. Кроме этого, состав и текущие параметры узла 1 осуществляют непосредственное влияние на узлы 2 и 3 и опосредованное влияние на узел 4.

Например, имеющийся в узле 1 информационный поток о дебиторской задолженности у любого корпоративного клиента может генерировать прямые потоки информации в отделы бронирования и продаж о приостановке бронирования заявок и обслуживания договора. В свою очередь это влияет на параметры финансовых показателей и планов.

Узел 2. Его формирования характеризуется тем, что происхождение входящих и исходящих ресурсопотоков определяется непосредственным связью соответствующих служб гостиницы с потребителями. Это узел информационного обслуживания клиентов гостиницы (бронирование, ресепшн), а также кассового обслуживания наличных расчетов (кассы портье, ресторанов и баров). Узел 2, прежде всего, связан со службой приема и размещения (играя роль информационного посредника между гостями и внутренними службами гостиницы, она выполняет функции информационного центра), а также со службой ресторанов и баров. Структуру такого узла составляют входящие информационные потоки от гостей, обрабатывают и направляют в различные подразделения отеля. Входящие финансовые потоки от клиентов (наличные и кредитные карты) превращаются в информационные (счета, информация в электронной системе) и направляются для дальнейшей обработки в узлы 1 и 3 и опосредованно на узел 4. Например, заявка на прием группы гостей, получили в отделе бронирования, генерирует информационные потоки на узел 3 (о количестве группы, сроки заезда и т. п - для анализа возможностей отеля в указанный период и определение цены), а также на узел 1 (с целью организации расчетных операций по обслуживанию группы).

Узел 3 является ключевым, ведь в нем формируется база клиентов гостиницы, подготавливаются, заключаются и обслуживаются договора по Оказанию услуг; разрабатываются и утверждаются тарифный и маркетинговые планы. Функционирование этого узла объясняется необходимостью взаимодействия гостиницы с другими участниками рынка гостиничных услуг - компаниями, агентами, конкурентами. В административной структуре отеля узел 3 привязан к отдела продаж и маркетинга, а его состав составляют внешние информационные потоки от организованных потребителей (о положение, динамику и перспективы развития рынка, параметрах конкуренции) и внутренние (о результатах работы, предпочтения потребителей, качество обслуживания). Следовательно, этот узел тоже смешанный и имеет непосредственное влияние на все другие узлы. К примеру, в процессе использования инструментов маркетинга, в частности механизма ценообразования, могут меняться параметры входного потока по бронированию услуг па узле 2, объемы проведения расчетных операций на узле 1 и выполнена корректировка финансовых показателей и планов на узле 4.

Узел 4. Наличие этого узла определяется потребностью планирование деятельности отеля и его ресурсов, осуществление аналитической работы, контроля по выполнению планов, а также возможным изменением показателей. Соответственно на такой узел 4 поступают потоки информации о состоянии и параметрах других узлов; эти потоки обрабатывают и распределяют в виде планов, смет служб и тому подобное. Поэтому узел 4 является внутренним и оказывает прямое влияние на все другие.

Как видим, узловые воздействия охватывают всю организационно-управленческую структуру гостиничного предприятия. Более того, прямой и тесный характер взаимодействия узлов 1 и 3 в логистической деятельности гостиницы свидетельствует о необходимости непосредственного участия соответствующих служб в организации и оперативном управлении всеми логистическим процессами в гостинице в целом. За стратегического управления и планирования процессов требуется разрабатывать технологии взаимодействия представителей всех узловых служб, что позволит повысить степень координации и согласованность служб, минимизировать возможные сбои в работе, более эффективно осуществлять управление ресурсопотоками гостиницы в узлах их пересечения на каждом этапе логистического процесса - планирования, организации и контроля. Например, на стадии планирования в узле 2 формируют заявки на будущие периоды, загружают данные в компьютерную систему, определяют параметры (объем потока гостей, уровень неявки) с целью бронирования мест сверх имеющихся. В узле 3 прогнозируют состояние рынка и туристических прибытий, планируют объемы сервисных потоков и возможностей отеля на будущие периоды, формируют ценовые предложения на конкретные прибытия, разрабатывают маркетинговый план. В узле 4 готовят необходимую плановую документацию по ресурсопотоков, рассчитывают потребности финансовых и трудовых ресурсов, осуществляют расчеты себестоимости отдельных гостиничных продуктов.

На этапе организации ресурсопотоков на узле 1 обслуживают безналичные расчеты, кредитные карточки клиентов, обрабатывают отчеты кассиров, организуют бухгалтерский учет. Узел 2 выполняет кассовое обслуживание наличных расчетов в отеле, способствует движения внутренних информационных потоков в процессе обслуживания, обеспечивающей предоставление дополнительных услуг и решения текущих вопросов. В узле 3 оформляют договоры и соглашения, ведут и обновляют базу данных корпоративных клиентов, применяют необходимые маркетинговые инструменты влияния на параметры ресурсопотоков. Аналитический центр (узел 4) осуществляет финансовый учет, учет рабочего времени, оплачивается, и тому подобное.

На стадии контроля и учета ресурсопотоков бухгалтерия (узел 1) выявляет несоответствия параметров потоков услуг и связанных с ними финансовых потоков, осуществляет учет дебиторской и кредиторской задолженностей, финансовый и управленческий учет. Службы приема и размещения, ресторанов и баров (узел 2) ведут учет и корректируют уровень неявки по различным видам бронирования, составляют и обновляют список постоянных клиентов. Отдел продаж и маркетинга анализирует характеристики фактических потоков, услуг (прибытий) по корпоративными клиентами, корректирует ценовую политику, исследует и осуществляет учет предпочтений потребителей, отчитывается о работе гостиниц-конкурентов. При этом аналитический центр отслеживает отклонения фактических свойств ресурсопотоков от плановых показателей и изменения себестоимости услуг, изучает финансово-хозяйственную деятельность гостиницы.

Вариант поэтапного планирования деятельности узловых служб гостиницы (см. табл. 8.2) рекомендуют использовать при разработке новых гостиничных продуктов и туристических программ обслуживания, стимулирование деятельности агентов рынка гостиничных услуг, в процессе составления специальных программ и меню в ресторанах отеля, совершенствования систем качества, разработке системы поощрения постоянных клиентов, программ клубного членства и тому подобное. Рассмотрены аспекты управления ресурсопотоками гостиницы, если применять логистический подход, нужно учитывать при разработке схем и механизмов управления потоками, они должны стать основой для создания комплексной системы управления ресурсопотоками гостиничного заведения в целом. В результате это будет способствовать улучшению

Узлы и узловые отделы

Этапы логистической деятельности

Планирование ресурсопотоков

Организация движения

Контроль и учет

Узел 1 (бухгалтерия)

1. Обеспечение расчетных операций.

2. Упорядочение налогообложения

1. Обслуживание безналичных расчетов.

2.Учет расходов и поступлений.

3.Организация бухгалтерского учета

1. Контроль отклонений и несоответствий в параметрах сервисных и финансовых потоков по продукту.

2. Учет дебиторской задолженности за потребителями.

3. Организация движения внутренней документации по финансовым показателям продукта

Узел 2

(служба приема и размещения, служба ресторанов и баров)

1. Изучение параметров, характеристик и особенностей пакета услуг работниками служб.

2. Информирование гостей о разработке нового продукта.

3. Формирование предварительных заказов

1. Организация продаж по предварительным заявкам.

2. Кассовое обслуживание реализации пакета за наличные в отеле.

3. Организация движения внутренних информационных потоков в процессе производства и потребления

продукта

1. Контроль движения информационных потоков в процессе обслуживания учета (учет) замечаний и пожеланий потребителей продукта

Узел 3 (отдел продаж и маркетинга)

1. Исследование особенностей конгрессно-выставочной деятельности в регионе.

2. Прогнозирование туристических прибытий на выставки.

3. Анализ требований потребителей к параметрам пакета.

4. Определение параметров и характеристик пакета.

5. Установление цены продукта.

6. Прогнозирование объемов продаж.

7. Определение основных направлений маркетинговой политики

1. Использование коммуникационных каналов информирования рынка о новых продуктах.

2. Применение маркетинговых инструментов для воздействия на сервисные и финансовые потоки.

3. Оформление договоров и соглашений.

4. Ведение базы данных

из корпоративных клиентов - покупателей продукта.

5. Отслеживание статистики продаж

1. Сопоставление параметров плановых и фактических объемов сервисных и финансовых потоков.

2. Корректировки параметров продукта.

3. Мониторинг соответствия параметров пакета стандартам обслуживания.

4. Создание обратной связи по результатам обслуживания.

5. Анализ предпочтений потребителей продукта

Узел 4

Установление себестоимости

1. Организация финансового

1. Фиксирование отклонений

3. Планирование потребностей трудовых и финансовых ресурсов к разработке

и реализации продукта.

4. Оценивание возможных рисков

2. Подготовка рекомендаций для отдела продаж по особенностям работы с продуктом на основании полученных данных

качества оказываемых услуг, ускорению и повышению надежности расчетов, максимизации дохода и прибыли гостиницы, увеличению конкурентного потенциала гостиничного предприятия на долгосрочный период.

Логистическая система управления отелем

Создание логистической системы управления гостиницей охватывает формирование ряда взаимосвязанных подсистем (рис. 8.6). В состав логистической системы управления основе входят две части: 1) базовая логистическая подсистема; 2) операционная часть1. Главная функция базовой логистической подсистемы заключается в управлении потоками ресурсов. Операционная часть - совокупность трех блоков, состоящих из подсистем, сформированных путем наложения логистических функций управления на организационную структуру гостиницы. При этом блок стратегического управления отвечает за управленческие решения стратегического характера, обеспечивающих предприятию возможность эффективного функционирования при оптимальном использовании ресурсов и устранение неблагоприятных для бизнеса кризисных факторов. Блок управления факторами производства обеспечивает руководство персоналом и материально-технической базой отеля. Блок управления производством услуг отвечает за производственный процесс гостиничного заведения, начиная с замысла продукта и заканчивая предоставлением гостям услуг и получением отзывов. Подсистемы, относящиеся к блоку управления производством услуг, выполняют следующие задачи:

1) подсистеме управления характеристиками новых и действующих гостиничных продуктов, на основании результатов маркетинговых исследований, нужно создать конкурентоспособный гостиничный продукт;

2) для подсистемы управления процедурами и технологиями продвижения услуг гостиницы на рынке надо получить макси-

Логистическая система управления гостиничным заведением

Рис. 8.6. в Логистическая система управления гостиничным заведением

мально возможный доход путем формирования устойчивого спроса; разработки ценовой, сбытовой и коммуникативной политики;

3) подсистема управления процедурами формирования переходных заказов должно обеспечить увеличение доходов на основании перераспределения брони, при этом рекомендуют применять методы yield management (управление доходами), overbooking (избыток бронирования);

4) подсистеме формирования обратной связи по результатам обслуживания нужно на основе обратной связи с потребителями и анализа их предпочтений усовершенствовать составляющие системы качества и обеспечить постоянство контингента;

5) для подсистемы информационного обеспечения системы управления следует осуществить обеспечение эффективного информационного взаимодействия элементов;

6) подсистема управления процедурами предоставления услуг и формирования текущих заказов должно оптимизировать взаимодействие служб отеля;

7) для подсистемы управления расчетными и учетными операциями на предприятии следует оптимизировать финансовые потоки;

8) подсистема управления производственными мощностями гостиницы должна обеспечивать наиболее эффективное использование ресурсов;

9) подсистема диагностики работы всей системы управления предназначена для оценки функционирования логистической системы управления отеля в целом.

Подобная структура логистической системы управления гостиничным предприятием позволит организовать оптимальное управление на всех ступенях иерархии в пределах эффективного распоряжения ресурсами учреждения.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >