Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow Экономика развития

Перспективы развития информационного обеспечения документооборота

Когда любое предприятие сталкивается с серьезными изменениями своей организационной структуры и увеличением общего объема операций, часто получается, что существующие средства автоматизации не в состоянии справиться с таким количественным и качественным ростом, и предприятие оказывается перед необходимостью выбора новой АС. При этом оказывается, что составить единый список требований к ней уже не так просто - разные подразделения выдвигают различные, часто противоречивые требования. Так, для главного офиса принципиально важны следующие характеристики:

надежное обеспечение одновременной работы сотен пользователей;

возможность эффективной и удобной обработки десятков тысяч документов в день;

• возможность организации эффективной работы дополнительных офисов (отделений) с единой базой данных;

• широкая функциональность, возможность гибкой параметрической настройки, а также адаптации системы под специфику конкретного банка;

развитые средства управленческого анализа и прогноза;

возможность простого сообщения с широким кругом смежных информационных систем.

Потребности филиальной сети, в свою очередь, диктуют собственные условия:

экономичность - никакой банк не в состоянии платить за автоматизацию каждого филиала столько же, сколько за главный офис;

тиражованисть - система должна иметь быструю впроваджуванисгь в стандартной конфигурации;

супроводжуванисть - сопровождение запущенной в эксплуатацию системы не должен требовать чрезмерных усилий и высокой квалификации персонала филиала;

контролируемость и управляемость - уполномоченные сотрудники главного офиса должны иметь возможность оперативного контроля деятельности любого филиала, а также удаленной изменения настраиваемых параметров.

Поскольку эти наборы требований на первый взгляд могут показаться несовместимыми, напрашивается решение выбирать системы для различных подразделений отдельно. Многие банки так и поступают, и сразу же сталкиваются с множеством проблем, поскольку, несмотря на существенные количественные и качественные различия между наборами операций, выполняемых в главном офисе, дополнительных офисах и филиалах, между ними существует и достаточно много общего. Так, например, желательно, чтобы условия обслуживания клиентов, методика бухгалтерского учета, получения обязательной и управленческой отчетности, учета материальных ценностей, расчета заработной "платы были единственными.

Исторически развитие автоматизированных информационных систем, ориентированных на работу с финансовой информацией, шел в двух основных направлениях. Первый - автоматизация основных учетных функций. Характерной иллюстрацией здесь могут служить системы типа "Операционный день" для кредитных учреждений и бухгалтерские системы для предприятий. По принципам и концепции построения это довольно схожие продукты, которые позволяли вводить проводки и получать по ним баланс и набор основных бухгалтерских отчетов. Второе направление - автоматизация отдельных участков работы, создание специализированных рабочих мест (АРМ). При этом соответствующие системы были жестко привязаны к фактической реализации отдельных задач и редко представляли собой комплексные решения автоматизации взаимосвязанных технологических операций.

К какому бы направлению не принадлежали подобные специализированные программные продукты, они вполне справлялись с автоматизацией бухгалтерского учета

(и это было не так уж мало), но не решали задачи комплексной автоматизации. Поэтому, несмотря на осуществленную "компьютеризацию", сотрудникам коммерческих организаций и предприятий приходилось обмениваться огромным количеством бумажных документов. Часто они вынуждены были по несколько раз вводить одну и ту же информацию. Кроме того, порядок обработки того или иного документа ни был четко формализован, и, соответственно, при выполнении ответственных финансовых операций в основе стоял человеческий фактор.

Так возникла первая требование: система должна автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и документооборот организации.

Автоматизированная система документооборота должна иметь следующие свойства:

обрабатывать различные типы документов (финансовые и другие), перечень которых можно изменять и расширять;

иметь встроенные средства определения не только набора типов документов, обрабатываемых системой, но и реквизитного состав каждого из них. При этом экранные формы представления любого типа документа должны настраиваться под конкретного пользователя или группу пользователей;

обеспечивать формализацию описания технологии обработки документов; стадий обработки, правил перехода от одной стадии к другой, исполнителя или группу исполнителей каждой стадии и т.д .;

обеспечивать настройку учетных операций, выполняемых на той или иной стадии;

автоматически выполнять учетные действия, привлекая бухгалтерские и финансовые документы, создаваемых в общий документооборота;

решать задачи однозначной идентификации пользователей, выполняющих в системе то или иное действие; гарантировать неизменность вводимой пользователем. От бумажного документооборота, одна из целей которого - юридическое обоснование как возможности, так и факта выполнения той или иной операции, можно отказаться, только имея в системе встроенные возможности по использованию электронно-цифровой подписи;

иметь прозрачный для конечного пользователя интерфейс с офисными программами.

Только при наличии подобных свойств системы можно перейти от автоматизации учетных операций к автоматизации бизнес-задач.

Если система умеет обрабатывать различные виды документов, имеет гибкую настройку и прозрачный интерфейс с другими системами, то в автоматизированный документооборот можно включить также документы, созданные вне корпоративной сети. Например, к карточки клиента могут быть присоединены учредительные документы и бизнес-план организации, клиент предоставил банку. Кроме того, применение индивидуальной настройки форм и списков каждого рабочего места скажется на повышении эргономичности работы конечного пользователя.

А возможность описать технологические процессы значительно снизит количество инструкций по выполнению бизнес-операций и переложит контроля за надлежащим выполнением бизнес-правил с человека на компьютер. Автоматическое формирование учетных документов, с одной стороны, уменьшит зависимость от человеческого фактора, а с другой - повысит оперативность, четкость и качество выполняемых действий.

В чем принципиальная разница между торговой и финансовой компаниями?

Если взять за основу законодательство, обязательную отчетность, то грань определить довольно легко. Однако, если рассматривать эти субъекты экономики с точки зрения организационной структуры, технологий ведения бизнеса, то есть с позиций, характерных для информационных технологий, то провести четкое разграничение сегодня слишком сложно.

Напрашивается вывод: системы для таких финансовых институтов должны быть если не одинаковыми, то похожими на принципах своего построения. Другими словами, это означает, что требования к подобным системам должны быть универсальные относительно:

учетной ядра (разнообразие планов счетов, принцип двойной проводки, переоценка валютных счетов, ведение счетов аналитического учета, функции начисления процентов и взимания комиссий за обслуживание и т.д., и т.п.);

системы разграничения доступа

комплекта основных отчетов о выполненных операциях; -. ^

комплекта отчетов для внутреннего финансового учета;

комплекта отчетов, предоставляемых клиенту.

А в чем же тогда отличие? Разной будет настройка технологии выполнения операций и сопутствующего бухгалтерского учета. Разным будет комплект отчетов для внешних контролирующих органов, поскольку эти отчеты определяются статусом организации.

Короче говоря, принципы построения системы и набор функциональных возможностей - общие, настройка системы - индивидуальная.

Отсюда происходит второе требование: принципы построения ядра системы должны быть универсальными.

Вполне логично, что выполнение первого требования автоматически приводит к удовлетворению и второй. Ведь построение системы в соответствии с концепцией (или модели) офисной системы закономерно отрицает жесткую ориентацию продукта на форму организации субъекта, автоматизируется. Имея возможность настроить документооборот и связанный с ним бухгалтерский учет, мы не станем задумываться, для организации юридического формы это выполнено. Правила едины и для банков, и для инвестиционных компаний - различия касаются только технологии выполнения той или иной операции, то есть исключительно документооборота, и зависят не от статуса организации, а от внутренних правил ведения бизнеса. Аналогично и по складскому учету - для торговой компании, для банка и даже для депозитарий базовые принципы учета идентичны. Разница опять-таки в специфических реквизитах объектов учета и в организации документооборота.

Еще одна тенденция, которая явно определилась в последнее время, - расширение спектра задач, которые делегируются в удаленные офисы, и дальнейшее развитие сети таких офисов.

Операции по обслуживанию клиентов могут быть переданы в удаленный офис? Где осуществляется учет выполненных операций: отдельно в каждом удаленном офисе или централизованно? Насколько центральный офис может делегировать полномочия по принятию решений и каким образом осуществляется контроль? Как правило, ответы на эти вопросы даются, исходя из экономической целесообразности. Итак, информационные системы должны быть построены таким образом, чтобы у пользователя был выбор между различными вариантами работы. Более того, необходимо обеспечить возможность комбинировать разные решения.

Сформулируем в каждом конкретном случае соответствующие требования к информационной системе.

Во-первых, работа всего учреждения на единой базе данных.

Обработка информации выполняется на центральном компьютере. Во всех офисах организации установлены терминалы, взаимодействуют с центральным компьютером. В удаленном офисе могут выполняться операции, доступ к которым разрешен конкретному исполнителю, - как операции по обслуживанию клиентов, так и учетные операции. Причем эти функции могут быть и разделены, и совмещены. Система имеет максимальную гибкость. Правда, расплачиваться при этом приходится капиталовложениями в коммуникации.

В этом случае, чтобы минимизировать трафик между центральным компьютером и удаленными терминалами и тем самым обеспечить приемлемые временные характеристики при работе пользователя с системой, система должна быть разработана в трехуровневой архитектуре "клиент-сервер".

Во-вторых, полностью автономная работа удаленного офиса при выполнении всех действий.

Все технологические цепочки операций полностью выполняются в удаленном офисе. С заданной периодичностью осуществляется передача сведений в главный офис и прием оттуда информации для ее дальнейшей синхронизации и актуализации.

При таком построении бизнес-процессов информационная система должна иметь встроенные средства обмена данными. Причем системных средств репликации будет уже недостаточно, поскольку очевидна необходимость на прикладном уровне обеспечивать логику синхронизации состояний объектов системы. Часть технологической цепочки выполняется в удаленном офисе, а часть - в центральном.

В качестве примера работы информационной системы по такой схеме можно рассмотреть операцию заключения с новым клиентом договора на расчетно-кассовое обслуживание. Клиент приходит в удаленный офис и подает все необходимые документы для заключения указанного договора. Эти документы вводятся в систему и передаются в головной офис. Там документы проходят необходимый контроль, клиенту присваивается идентификационный номер. Затем эстафета снова передается отдаленном офиса, который и завершает выполнение операции.

В этом случае информационная система должна обеспечивать:

формальное разделение каждой операции на технологические фазы (фактически, это не что иное, как построение системы на принципах документооборота);

возможность обмена данными между территориально распределенными исполнителями в рамках одной технологической операции.

Становится очевидным, что применение той или иной технологии взаимодействия определяется целесообразностью - экономической, технологической, административной - и ставит перед нами третье требование: информационная система должна иметь возможность организации распределенного документооборота и позволять применять и сочетать все возможные технологии удаленной взаимодействия.

Аналогично к осознанию необходимости движения от автоматизации бухучета к автоматизации документооборота в унитарном финансовом учреждении происходит понимание того, что автоматизацию межфилиальных расчетов нужно распространить и на межфилиальных документооборот, а это предполагает обмен не только платежными документами, но и заявкам на конвертацию, выдачу кредита и прочее. Филиал также может отправлять в головной офис первичные данные и / или агрегированные показатели для получения сводной отчетности, а из головного офиса получать значения лимитов на проведение тех или иных операций, виз на выдачу кредитов и т.д.

Таким образом, расширяя границы задачи, связанной с построением системы документооборота, можно сформулировать четвертую требование: информационная система должна обеспечивать документооборот, охватывающий все подразделения корпорации: отделения, филиалы, удаленные офисы и представительства.

Сначала системы ориентировались на передачу платежных поручений в учреждение и отправку выписок по счету из банка в офис клиента. Но с развитием этой технологии стремительно расширялась и номенклатура сообщений - заявки на конвертацию валюты, на снятие наличных, информационные письма и прочее. В результате система обмена финансовыми сообщениями трансформировалась в комплексную систему.

Кроме того, само понятие "офис клиента" становится все более виртуальным. Все больше клиентов активно перемещается не только по стране, но и по всему миру, и в качестве офиса в них порой выступает переносной компьютер. Более того, компьютер может быть личным, а все взаимодействие осуществляться через глобальную сеть. Можно сказать, что в этом случае "офис * - это человек, способный тем или иным способом идентифицировать себя при входе в информационную систему банка.

В результате получаем пятую требование: информационная система должна обеспечить интеграцию в единое информационное пространство (единственный документооборот с распределенной обработкой данных) не только всех подразделений предприятия, но и всех клиентов с полным перечнем услуг.

Подводя краткий итог вышеизложенному и, разумеется, не претендуя на истину в последней инстанции, осмеливаемся утверждать, что магистральная тенденция развития программных средств автоматизации финансовых операций заключается в универсализации этих средств. Разработка информационных систем все реже будет ориентироваться на узкоспециализированную сферу деятельности. Программное обеспечение будущего будет представлять собой не банковские или бухгалтерские программы, а корпоративные офисные системы. А если к этому добавить выраженную тенденцию к децентрализации хранения данных и бизнес-серверов, то правильнее сказать, что системы будущего - это корпоративные сети. И построены они будут, во-первых, как системы автоматизации документооборота; во-вторых, как системы, реализованные в трехуровневой архитектуре "клиент-сервер", стирает границы между локальной и глобальной сетью; и, в-третьих, как системы, обеспечивающие документооборот в глобальном информационном пространстве с возможностью офлайновой работы различных звеньев этой документооборота.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее