Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Экономика arrow Экономика развития

Планирование и отчетность - основа определения задач деятельности пользователя и контроль их выполнения в системе SAP

Если специальные регистры используются как инструмент контроллинга, то в этом случае наряду с накопленными фактическими данными система требует для сравнения также и соответствующие плановые значения. Плановые данные создаются в системе не по отдельной операции, а вводятся как общие значения для одного или нескольких периодов. В случае необходимости они распределяются по периодам с помощью различных функций. Поэтому для ввода плановых данных необходимы иные технологии и функции, чем те, которые применяются для ввода фактических данных.

Конечно, специфический для организации процесс планирования охватывает период времени - лаг. Пользователь исходит при этом из основных дат и задач, определяющих деятельность по планированию. Установление данных границ задается системой в форме параметров планирования. Они обеспечиваются однозначным идентификатором и в любое время могут быть вызваны под этим именем. Они описывают основы планирования пользователя и значения по умолчанию для планирования. Затем с помощью этих значений пользователь может работать в течение всего периода планирования. Кроме того, параметры планирования связаны с профилем полномочий. Последний определяет, какие параметры планирования разрешено применять конкретному пользователю.

В параметрах планирования сохраняются следующие данные: база ввода, ключ распределения (стандартный или определенный пользователем), единица измерения ввода (сотня, тысяча, миллион), запланированное количество десятичных разрядов, версия планирования, объекты.

При планировании отдельные параметры планирования могут быть временно изменены, чтобы в любое время обеспечить необходимую гибкость планирования.

Конечно суммы и количества необходимо вводить ежегодно или ежеквартально и затем с помощью одного или нескольких ключей распределения распределять по периодам - месяц, квартал, год. Для различных объектов планирования (суммы оборотов, расходы по содержанию персонала и т.д.), на наш взгляд, можно применять различные ключи распределения. Определенный однажды ключ можно использовать также и для других объектов. Так, например, планирование группы расходов на заработную плату можно осуществлять с помощью специфического для группы расходов "Зарплата" ключа распределения или с помощью стандартного ключа. Эти ключи распределения хранятся в системе и могут, таким образом, использоваться в следующих периодах или версиях планирования. Тем самым общие показатели за год могут в соответствии с ситуацией распределяться на отдельные периоды планирования. Наряду с этим пользователь может вводить показатели непосредственно для каждого периода (вручную).

Введение плановых значений поддерживается параметрами планирования, а внутри их - специально установленной структурой сбора данных. Тем самым может быть установлен уровень планирования (например, сфера МВЗ), который отличается от уровня котировки фактических данных (например, места возникновения затрат).

При планировании пользователь действует в рамках своих параметров планирования и с помощью функций распределения (равномерное распределение и т.п.) и ключей распределения (например, рабочие дни в каждом месяце) распределяет годовые общие суммы. В случае необходимости значения, создаваемых системой по умолчанию, могут быть переписаны.

Специальные регистры позволяют проводить как централизованное планирование (например, планирование видов затрат для всех мест возникновения затрат), так и децентрализованное (например, все виды расходов одного места возникновения затрат). Это изменение перспективы планирования может динамически выполняться самим пользователем в диалоговом режиме, а для контроля используется финансовый календарь.

Финансовый календарь как инструмент планирования и контроля поддерживает операции по закрытию года.

С помощью финансового календаря могут быть запланированы, пересмотрены и проверенные задачи, которые должны выполняться в рамках закрытия года. На основе SAP в финансовом календаре осуществляется как планирование работ (прогоны программы напоминаний, прогоны программы платежей, операции по закрытию года, другие аналитические отчеты), периодически повторяющиеся в финансовой бухгалтерии, так и присвоение данных операций определенным сотрудникам, которые до определенного момента времени получают об этом сообщение.

Лица, имеющие соответствующие полномочия, в любое время имеют в системе доступ ко всем релевантных данных о задачах и об объектах, подлежащих обработке. Сотрудники могут получить наглядное представление о поставленных перед ними задачи. Каждый сотрудник видит, например, когда должно быть готово закрытия месяца и когда должны быть закрыты периоды предыдущего месяца.

Все эти задачи планируются по срокам и, если необходимо, присваиваются соответствующим сотрудникам для обработки к заданному сроку. Финансовый календарь предлагает, в частности, следующие функции:

просмотр всех запланированных задач: для будущего - таких, как предварительный просмотр или обзор, для прошлого - таких, как инструмент слежения или проверки;

планирование операций, выполняемых вручную: определение стандартных повторяющихся задач, присвоение задач пользователю, распределение присвоенных задач сотруднику (сотрудникам), просмотр статуса задачи.

Финансовый календарь поддерживает обработку в двух режимах - от задач до момента или периода времени, от момента времени или периода времени к задачам, кто и когда должен выполнять заранее сконфигурированных операцию.

Финансовый календарь является эффективным инструментом календарного планирования и контроля за операциями, периодически повторяются и выполняются в рамках финансовой бухгалтерии.

Система располагает стандартные отчеты, с помощью которых проводится сверка и контроль данных и образуются пути доступа для внутренних и внешних ревизий.

Для предоставления информации о состоянии дел в распоряжении пользователя есть управляемая через меню программа - расширенная Главная книга, с помощью которой он без каких-либо знаний по программированию может генерировать необходимые отчеты. При этом он может анализировать итоговые записи в соответствии с любой установленной при подведении итога величины.

При определении отчета пользователь руководствуется меню. Здесь нет нужды заботиться о получении данных, а надо сконцентрировать свое внимание на форме представления в отчете желаемой информации.

Пользователь определяет значение для формата отчетов (ширина столбца и т.д.) с использованием заранее определенных стандартов системы; какие величины будут появляться в строках и которые уровне суммирования; какие значения будут показываться в строках (фактические, плановые, месячные, квартальные, всего года); данные будут выбираться; должны устанавливаться показатели с помощью формул и которые; тексты появляются в отчете.

Определение структуры столбцов и строк осуществляется независимо от отдельных отчетов. Данные структуры аналитических отчетов ведутся отдельно и поэтому могут использоваться несколькими отчетами.

Отчеты могут создаваться как в диалоговом режиме, так и независимо от него в любой момент времени при наличии больших массивов данных. Средством вывода может служить экран, устройство печати (принтер), последовательный файл, файл ПК, графическая форма с бизнес-графикой SAP.

Пользователь может составить один или несколько отчетов. Результаты отчета он может сохранить и позже обрабатывать. Они также находятся в распоряжении различных пользователей.

Если отчет выводится на экран в диалоговом режиме, то пользователь может интерактивно изменять структуру отчета. Например, он может изменять детализацию или уровень суммирования, изменять содержание столбцов, перейти в другой отчет с другой перспективой, делать развертку строк отчета до отдельного документа, создавать графические изображения для частей отчета, распечатать часть отчета или весь отчет.

Таким образом, пользователь может в любое время по своему выбору быстро получить нужную информацию с необходимым уровнем ее детализации. Удобная для пользования, большая и гибкая система отчетности превращает специальные регистры в инструмент контроллинга, играет важную роль при принятии решений.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее