Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии на предприятиях

Бюджетирования и его реализация в корпоративных информационных системах

Предприятие может иметь блестящую стратегию, но если у него отсутствуют современные инструменты ее реализации, то оно вряд ли будет иметь успех на рынке.

Предприятие ежегодно планирует финансовую деятельность на основе разработанного и принятого бюджета, в котором отражены все направления предпринимательской деятельности, денежные потоки и основные финансовые показатели стратегической, оперативной и инвестиционной деятельности.

Бюджет - это подробный план, который описывает мобилизацию и использование различных ресурсов в течение определенного временного периода.

Бюджетирование - это система формирования бюджетов предприятия, его структурных подразделений или отдельных объектов (изделий, видов деятельности и т.п.) с целью сбалансирования и обеспечения оптимальной структуры доходов и расходов, поступлений и расходов, активов и пассивов.

Процесс бюджетирования включает также контроль распределения денежных средств по статьям расходов для обеспечения ресурсов достаточным финансированием на протяжении всего периода. В настоящее время бюджетирование осуществляется с помощью новейших информационных технологий.

Планирование бизнес-процессов деятельности предприятия является одним из ключевых шагов на пути от разработки стратегии управления до непосредственного ее выполнения. Использование методов планирования (ERP, MRP, нормирование) и ВИ-платформ, поддерживающих функции планирования, должна соответствовать текущим целям и возможностям предприятия. Среди различных видов бюджетов предприятия важную роль в контексте развития и становления новой экономики играют ИТ-бюджеты.

Нематериальные активы невозможно учитывать аналогично материальных. Для этого существуют современные ИТ-инструменты, позволяющие установить причинно-следственные связи в достижении стратегических целей, создать инструменты реализации стратегии.

Базовые требования в отношении решения для автоматизации бюджетирования такие:

o мгновенная интеграция данных;

o доступ к плановых данных из разных мест ^эль-інтерфей-си, портал);

o возможность моделирования различных сценариев;

o возможность создания версий планов;

o бюджетирование "снизу-вверх" (автоматическая агрегация информации) и "сверху-вниз" (распределение информации);

o гибкая и точная система электронной отчетности;

o интеграция с инструментами стратегического планирования;

o контроль и анализ исполнения бюджета: план/факт отчетность;

o возможность интеграции с учетными системами и т.п. Насколько важно понимание подходов к бизнес-моделей

производства и использования интеллектуальной собственности, можем продемонстрировать на примере использования программного обеспечения. В решениях по финансированию ИТ-отделов государственных учреждений, базирующихся в основном на использовании закрытой интеллектуальной собственности, затраты на программное обеспечение (лицензионные выплаты) составляют от 50 до 80 % основных статей расходов. Однако, если бы за базис затратной части ИТ-бюджеты были взяты различные формы интеллектуальной собственности, в том числе открытой, открытое программное обеспечение, то это высвободило бы средства на другие цели почти в половину (на обучение ИТ-персонала, администрирование, аппаратное обеспечение) и существенно уменьшило бы стоимость государственных проектов информатизации, особенно в сфере науки, образования, публичных услуг.

ИТ-бюджетирования дает возможность предприятиям планировать ежегодные операционные расходы, а также такие вложения средств, как покупка серверов или оборудования, хранения данных.

При составлении бюджета руководству необходимо оценить цели ИТ-департамента на будущий год на основании требований, предъявляемых различными пользователями. Для обеспечения полного выполнения бюджета должен разрабатываться план по достижению поставленных целей. Таким образом, процесс бюджетирования дает руководству возможность сконцентрировать внимание на основных направлениях развития деятельности ИТ-подразделения и поддержки приоритетов развития информационно-аналитического обеспечения ведомства.

Руководству ИТ-подразделения рекомендуется разрабатывать сразу два вида бюджетов - смета текущих расходов и бюджет капиталовложений. Смета текущих расходов дает компании возможность учитывать расходы на функционирование и поддержку ИТ-инфраструктуры в течение определенного периода бюджетного года организации. Бюджет капиталовложений обычно составляется на больший период (от трех до пяти лет) и включает расходы на приобретение таких активов, как серверы и сетевое оборудование. Оба бюджеты ИТ-подразделения должны пересматриваться и утверждаться исполнительным руководством компании.

Ответственным за подготовку бюджетов ИТ-подразделения является финансовый директор компании. При разработке ИТ-бюджетов необходимо учитывать все средства, поступающие к компании. Во время составления бюджета финансовый директор указывает описание процесса и информацию, которую должны предоставить руководители каждого из отделов. В небольшой компании процессы не могут быть формально утвержденными, однако в крупных организациях финансовый директор должен предоставить руководителю каждого из подразделений список необходимых документов, указать дату и перечислить условия предоставления необходимой информации. Также полезной может быть подготовка руководства в отношении распределения бюджета между руководителями отделов с целью помощи им корректно составить требования относительно необходимых ресурсов. В таком документе должны отражаться условия по договору об уровне сервиса (SLA) и разработку ИТ-бюджета. Менеджерам должно предоставляться достаточное количество времени для того, чтобы собрать и предоставить необходимую информацию (например, месяц). При разработке бюджета должны обязательно учитываться следующие факторы:

1. Тенденции развития за прошлый отчетный период. Для оценки требований относительно финансирования необходимо исследовать уровень сервиса за прошлые отчетные периоды.

2. Соглашения об уровне сервиса (SLA), который предоставляется каждому из подразделений. Такие соглашения дают возможность указывать уровень сервиса, предоставляемого пользователям, а также расходы на предоставление соответствующего уровня сервиса.

3. Организационные требования ИТ-подразделения (обучение сотрудников и модернизация оборудования). Значительные преобразования ИТ-инфраструктуры могут задействовать определенные ресурсы, которые также необходимо планировать, причем заблаговременно.

4. Организационные изменения, к примеру, появления новых видов деятельности, услуг аутсорсинга.

5. Тенденции в области промышленности и экономики. Необходимо учитывать влияние на ИТ-услуги, которые могут оказывать изменения в отрасли промышленности или экономике в целом.

6. Особые требования, такие как разработка собственного ПО. В зависимости от ассортимента продуктов, разрабатываемых ИТ-подразделения требуются значительные объемы различных ресурсов.

7. Удовлетворенность пользователей. Финансовый директор может проводить исследования на предмет качества предоставления сервисов за прошедший отчетный период. Исследования уровня удовлетворенности пользователей могут помочь в корректном определении необходимого уровня сервиса, предоставляемого службой технической поддержки.

Выделяют следующие преимущества бюджетирования:

- бюджетирование является средством планирования деятельности ИТ-подразделения, заставляет все отделы ИТ-подразделения осуществлять жесткое планирование работ за отчетный период;

- бюджетирование обеспечивает наличие достаточных средств, необходимых для функционирования ИТ-подразделения, в течение всего отчетного периода;

- бюджетирование дает сотрудникам возможность определять стоимость услуг, которые предоставляются ими. Доведение информации о бюджете до сведения персонала позволяет стимулировать мотивацию сотрудников относительно достижения в бюджете определенной цели;

- бюджетирования позволяет руководителям ИТ-подразделений возможность осуществлять анализ альтернативных сервисов, способных уменьшить расходы и/или увеличить уровень сервиса;

- бюджетирование капиталовложений дает ИТ-менеджерам возможность осуществлять долгосрочное планирование;

- бюджет является основой" которая может использоваться для оценки фактических затрат за отчетный период; это позволит оценивать степень выполнения бюджета ИТ-подразделения на конец отчетного периода и соответствующим образом вносить в план необходимые корректировки;

- бюджетирование является инструментом для оценки эффективности работы ИТ-подразделения в терминах финансовых показателей.

Система бюджетирования - это прежде всего комплексное понятие, включающее в себя сразу несколько элементов: методология, персонал, информационную систему, а также соответствующие бизнес-процессы. Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование предоставляет такой же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования выделяем: планирование и координацию; принятие решений и делегирование полномочий; оценку деятельности; оценку и переоценку тенденций; взаимодействие и мотивацию персонала; контроль и анализ.

Рассмотрим указанные выше функции бюджетирования подробнее. Планирование и координация. Это основные функции системы бюджетирования. С одной стороны, бюджет конкретизирует стратегические корпоративные планы, а с другой - консолидирует информацию тактического и оперативного характера. Таким образом, в бюджете словно бы связываются стратегический и оперативно-тактический тренды планирования. Поэтому корпоративный бюджет устанавливает определенные границы, внутри которых принимаются дальнейшие управленческие решения. Развитие предприятия становится планомерным и предсказуемым, поскольку вероятность неадекватных шагов сводится к минимуму.

Принятие решений и делегирование полномочий. Грамотно поставленная система бюджетирования подразумевает четкие процедуры принятия управленческих решений и соответствующее разграничение ответственности. Право (и обязанность) принятия решений делегируется именно поэтому менеджеру, который отвечает за соответствующую сферу деятельности. Снижается нагрузка на руководителей высшего уровня - им больше не нужно тратить время на принятие решений, находящихся в компетенции подчиненных. В отношении менеджеров среднего звена, то в условиях отсутствия лишнего вмешательства "сверху" они получают новые возможности для проявления инициативы и реализации своего потенциала.

Оценка деятельности. Показатели исполнения бюджета могут служить характеристике текущей позиции предприятия и качества бизнеса. Достижение запланированных показателей и отсутствие негативных отклонений факта от плана свидетельствуют о стабильности и устойчивость. Наоборот, существенные отклонения факта от плана свидетельствуют либо о несовершенстве системы планирования, или недостаточную предсказуемость самого бизнеса.

Оценка и переоценка тенденций. Как известно, построение бюджетов основывается на прогнозах. Поэтому корпоративный бюджет отражает состояние "внешней среды", точнее - оценку его динамики в будущем. Мониторинг выполнения бюджета и анализ отклонений могут оказать помощь в случаях, когда базовые ожидания, прогнозы и тренды требуют переосмысления. Это происходит как из-за погрешности в первоначальных прогнозах, так и при изменении внешних тенденций.

Взаимодействие и мотивация персонала. Деятельность по формированию, корректировки, контроля и анализа бюджета предусматривает тесное общение сотрудников практически всех служб предприятия. Кроме того, бюджет должен оказывать мобилизующее воздействие и обеспечивать заинтересованность персонала в достижении запланированных показателей.

Контроль и анализ. Регулярное сопоставление достигнутых результатов с запланированными дает возможность анализировать отклонения и своевременно принимать необходимые решения. Внешние условия могут меняться, при этом до корпоративного бюджета также должны вноситься необходимые корректировки. Причем вариации внешней среды должны восприниматься системой бюджетирования отдельно от отклонений, возникших по причинам внутреннего характера.

Функции бюджетирования разнообразные и достаточно сложные с точки зрения объема обработки информации. Различные инструменты бюджетирования обеспечивают разный уровень качества информации.

Часто для целей бюджетирования используются обычные электронные таблицы. Это один из самых простых доступных инструментов. Электронные таблицы незаменимы для малого бизнеса; они могут принести пользу и на средних предприятиях, которые только начинают формировать систему бюджетирования. Однако по мере привлечения к этому процессу новых подразделений, осложнений методологии и роста объема данных, электронные таблицы как инструмент бюджетирования быстро достигают предела своих функциональных возможностей. Кроме того, электронные таблицы не автоматизируют процесс взаимодействия различных подразделений при формировании бюджета, что увеличивает период подготовки планов.

Еще одна категория систем, которую используют для бюджетирования, - корпоративные системы управления. Такие системы называют транзакционными, поскольку их основное назначение - планирование, учет и обработка операций. Однако разработчики ERP-систем признают, что их системы не обеспечивают выполнение абсолютно всех функций управления, поэтому для отдельных, более детальных и специфических задач (в том числе и для бюджетирования) рекомендуется использовать специализированные программные продукты, как надстройка над-корпоративной системой управления. За последние годы специализированные системы бюджетирования получили широкое распространение и сегодня рассматриваются как отдельный класс автоматизированных систем, к которым относится система Hyperion Pillar.

Функциональность специализированного программного обеспечения дает возможность полностью преодолеть ограниченность корпоративных систем, поскольку оно изначально разрабатывалось для задач бюджетирования. Такой программный продукт содержит необходимую для бюджетирования функциональность, в том числе специальную. К специальным функциям программных продуктов бюджетирования относят: ведение аналитических отчетов и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, расчет показателей деятельности, анализ отклонений и др. Реальная работоспособность этих функций подтверждается опытом многочисленных предприятий - пользователей такой системы. Специализированная система бюджетирования достаточно легко интегрируется с другими системами управления, в частности системами класса ERP, ведь именно ERP-система оперирует внутренними данными отделов и департаментов и, таким образом, выполняет роль поставщика информации для системы бюджетирования. Для обеспечения такой интеграции есть разные способы. Например, Hyperion Pillar, кроме

"традиционных" способов (импорт/экспорт через текстовые файлы, электронные таблицы, встроенный ODBC-драйвер), позволяет организовать интеграцию с ERP-системами с помощью специального пакета Hyperion Application Link через специальные адаптеры.

Как показывает опыт ведущих международных компаний, сочетание специализированной системы бюджетирования с корпоративной системой класса ERP является лучшим решением, которое обеспечивает комплекс функций бюджетирования, так необходимые для полноценного управления современным предприятием.

Выводы

В разделе рассмотрены понятие и общую характеристику корпоративной информационной системы. Это система управления бизнес-процессами предприятия, которая поддерживает функционирование подразделений, обеспечивая распределенную обработку информационных потоков вдоль всей технологической звена процедур управления. Представлена классификация КИС, освещены ее этапы внедрения и эксплуатации.

КИС - одно из стратегических направлений экономического развития, на основе которого сосредотачиваются огромные интеллектуальные и финансовые ресурсы стран, регионов, корпораций. Главным в стратегии автоматизации корпорации должна быть ее стратегия бизнеса: миссия корпорации, направления и модель бизнеса. Важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно: какие цели должны быть достигнуты: снижение стоимости продукции, увеличение количества или ассортимента, сокращение цикла; разработка новых товаров и услуг - выход на рынок, переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований.

Среди КИС, представленных в Украине, наиболее известные SAP, Scala, Axapta, Concorde XAL, Baan, SyteLine, J.D. Edwards, Oracle E-Business Suite, iRenaissance CS и другие информационные системы: Галактика, "1С:Предприятие", Парус, Флагман,

ALFA, БЕСТ-ПРО, ABACUS и т.д. Решение корпоративных информационных систем помогают предприятиям во всем мире совершенствовать взаимоотношения с клиентами, расширять совместную деятельность с партнерами и повышать эффективность деятельности компаний во всех сферах бизнеса.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее