Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Политэкономия arrow Основы экономической теории

Коммуникации. Коммуникационная структура управления

Коммуникации принадлежат к соединительным процессов менеджмента, поскольку объединяют функции планирования, организации, мотивации и контроля. Обеспечение коммуникаций является основным условием эффективного управления. Важность коммуникаций определяется тем, что, как показывают исследования, руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации.

Коммуникации (от лат. Communico - общаюсь с кем-то, совмещаю) - это процесс двустороннего обмена информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до работников организации.

Если коммуникации налажены плохо, решения могут быть ошибочными, люди могут неправильно понимать, чего от них хочет руководство, или, наконец, от этого могут пострадать межличностные отношения. От эффективности коммуникаций часто зависит качество принимаемых решений и то, как они будут реализованы.

Коммуникации осуществляются как между организацией и окружающей средой, так и между отдельными подразделениями внутри организаций (вертикальные, горизонтальные, восходящие и нисходящие), между руководителем и подчиненным, между отдельными работниками. Все виды коммуникаций является ничем иным, как двусторонними контактами людей по поводу обмена информацией.

Управленческая информация - это совокупность сообщений о состоянии и процессы, которые происходят внутри фирмы, ее окружении и является основанием для принятия управленческих решений. Информацией обмениваются в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приема посетителей, составления и чтения различных документов и др.

Обмен информацией - жизненная необходимость, поскольку информация теперь превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой фирмы. При таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью. Поэтому лица, причастные к информаций, часто пытаются ее скрыть, чтобы ею спекулировать, потому недостаток информации, а также ее избыток дезориентируют любую хозяйственную деятельность. Поэтому всегда необходимо отделить нужную информацию от ненужной, полезную от вредной.

Информацию можно классифицировать по следующим признакам:

- По назначению: одноцелевая, которая связана с одной конкретной проблемой; многоцелевая, что ее используют при решении нескольких различных проблем;

- По возможности хранения: фиксированная информация, которая может храниться практически вечно и не испытывает при этом искажений; нефиксированная информация, используемая в момент получения и также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает;

- По мере готовности к использованию: первичная информация, которая представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, которые содержат много лишнего и ненужного; промежуточная информация, состоящая из сведений, которые предварительно профильтрованного и систематизированы; конечная информация, которая дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

- По полноте сведений частичная информация, на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией; комплексная информация, которая дает исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать решения;

- По мере надежности: достоверная и вероятная информация.

Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия постепенно дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформулюеться вариант, который в целом удовлетворяет большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от правдивости выходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории.

Так как люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирмы часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по той или иной причине не могут быть официально объявлены. Вместе с тем необходимо отметить, что доверием по слухам пользуются и участники конфликтов, которые недобросовестными методами пытаются склонить окружающих на свою сторону.

Информация может также быть классифицирована по объему, давностью, средствами передачи и распространения.

Информация в системе управления передается коммуникационными каналами, то есть линиями связи между отдельными элементами управленческой структуры (подразделениями, должностями, людьми).

Совокупность каналов образует коммуникационную структуру управления. По своим масштабам она может быть глобальной, если охватывает организацию в целом или локальной, когда касается только отдельной ее части.

Если все коммуникации переходят через одну какую-то отдельное звено, это свидетельствует о том, что коммуникационная структура централизованная, а это звено является не только посредником, но и контроллером коммуникаций, имеющих форму вертикальных связей. Поле центристская коммуникационная структура, допускает, что большая часть информации (незначительной по содержанию) может идти в обход центрального звена, является децентрализованной.

Наличие в коммуникационной структуре параллельных и перекрестных каналов свидетельствует о ее сложность. А это дает больше гарантий, что необходима коммуникация осуществится, если даже где-то возникнет сбой. Однако, с другой стороны, такая сложность несет потенциальную возможность искажения информации, передаваемой информации.

По направленности коммуникационные каналы могут быть односторонними и двусторонними. Первыми информация движется только в одном направлении - от источника к получателю (например, доска приказов в организации); по вторым происходит обмен сведениями или поступают сигналы обратной связи (телефонный разговор).

Коммуникационные каналы, соединяющие элементы управленческой структуры различных уровней иерархии, принадлежат к вертикальным. Горизонтальные каналы соединяют элементы одного уровня. Диагональные каналы - это элементы управленческой структуры, принадлежащие не только к разным ее уровней, но и к различным звеньев.

Многие горизонтальных и большинство диагональных каналов теперь являются неформальными и официально существуют в очень ограниченных масштабах.

Вертикальными каналами сверху вниз передаются в основном полномочия, команды, инструкции, а снизу вверх - отчеты о проделанной работе и, если позволяет устоявшийся стиль управления, советы и рекомендации руководству. Поскольку работники разных уровней не всегда имеют четкое представление о делах друг друга, при переходе от одного управленческого этапа к другому может теряться или извращаться до 30% информации, циркулирующей коммуникационными каналами.

Участники горизонтальных коммуникаций лучше понимают проблемы друг друга, поэтому потери информации здесь не такие большие - до 10%.

Диагональные каналы связи возникают в основном между членами организаций различных уровней и подчиненности, которые сотрудничают в различных управленческих органах неадминистративного характера (комитетах, комиссиях, специальных группах) на временной основе. Вне рамок этих структур диагональные каналы могут храниться только как неформальные.

В структуре коммуникаций можно выделить четыре базовых элемента:

1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов (слов, сигналов, жестов, мимики и т. Д.);

3) канал - средство передачи информации (письмо, радио, телефон, телевизор, телетайп и т. Д.);

4) адресат - лицо, которому предназначена информация, или лицо, которое интерпретирует ее.

Движение информации от отправителя к адресату состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предъявляемым или инициативным, произвольным или основанным на определенных условиях и т. Д.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть набирает той формы, в которой она будет доступной и понятной адресату (например, письменной, табличной, графической, звуковой, символической), и в соответствии с этим подбирается соответствующий способ ее передачи - устный, письменный, с помощью различных искусственных сигналов или условных знаков. При этом особенно важную информацию целесообразно продублировать по нескольким каналам.

На третьем этапе происходит передача информации, а на четвертом - ее получения, восприятия адресатом, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что адресат каким образом на нее отреагирует и донесет до отправителя эту реакцию, то есть установит с ним обратную связь. Итак, обратная связь является сигналом адресата отправителю, которым подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержания информации.

Устойчивое обратная связь дает возможность значительно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, перекручивают ее содержание.

Обратная связь позволяет сторонам ликвидировать шумы, то есть все то, что искажает смысл информации. Определенные шумы имеют место на каждом этапе обмена информацией. Разновидностями шума является коммуникационные барьеры.

Коммуникационные барьеры - это препятствия, которые создают трудности в понимании смысла сообщения. К ним относятся: стереотип мышления, неправильное восприятие, предвзятое мнение, отсутствие внимания и т.д., а также недооценка сообщения и информационные перегрузки.

Информационные барьеры разделяют на две группы: препятствия, возникающие в процессе межличностных коммуникаций и организационные препятствия.

Первую группу составляют барьеры, обусловленные неправильным восприятием (семантикой), неправильной психологической установкой (стереотипом мышления, предвзятым мнением, осложненными взаимоотношениями, отсутствием внимания и потерей интересов, неумением слушать собеседника, неправильным пониманием невербальной информации, плохим обратной связью).

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, рассеянности партнеров, их лени или, наоборот, импульсивности, не позволяет сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, которые оказываются в перебивании партнера, забегании заранее, недослуховуванни до конца, в постоянном комментировании услышанного. Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией донести до другого в полном объеме, а второму - соответствующим образом ее воспринять, что, в конечном счете, сказывается на качестве управленческих решений. Поэтому краткость, четкость, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль за их содержанием и средствами передачи и восприятия определенной степени облегчают процесс обмена информацией.

К организационным барьеров относятся: недостаточное внимание к важности информации, искажение сообщений, информационные перегрузки, неудовлетворительная структура организаций.

Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес надо объяснить, довести до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, если отнесется к информации должным образом, и расходы, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут быть и «технические неполадки». Это прежде всего разное понимание символов, с помощью которых передается информация, обусловлено разницей в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

Часто вербальная, то есть словесная, информация искажается невербальным "довеском", также может по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно.

Искажение сообщения могут возникать в результате "фильтрации". Необходимость фильтровать сообщения обусловлена тем, что с одного уровня на другой направляются только те сообщения, которые его касаются.

Иногда причиной искажения информации, предназначенной для "верхушки", тенденция поставлять выше менеджерам только положительную информацию. Подчиненный не хочет сообщать руководителю плохие новости и сообщает только то, что он хотел бы услышать.

В целом обеспечение коммуникаций является важнейшим условием разработки и принятия управленческих решений.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее