Логистический цикл заказа

Управление закупочной деятельностью в наибольшей степени оперирует таким понятием как "заказ". Специфика данного понятия заключается в том, что оно объединяет в общем разные интересы продавца и покупателя и способствует их реализации. И, что характерно, основная работа по обеспечению

заказ осуществляется продавцом (поставщиком), в то время как покупатель (потребитель) лишь генерирует заказы и получая заказанный товар осуществляет частичный контроль за соблюдением требований заказа.

Процесс приобретения материалов включает ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов

1) составление заявок;

2) анализ заявок;

3) выбор поставщиков;

4) размещение заказов;

5) контроль за выполнением заказов;

6) завершение процесса приобретения.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов готовятся соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются так, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из

других подразделений. Цель анализа - обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительские свойства которых предполагается использовать в производстве продукции.

Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки, и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями становятся: надежность поставщика, способное поставят необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставки материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и так далее.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалы есть личные контакты с "поставщиков", объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставку продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и так далее

Из списка поставщиков имеющих прочную репутацию, выбираются те, кто предлагает наиболее выгодные условия с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и защитить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется различными методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий.

Основными методами закупок являются:

оптовые закупки (одна большая партия за один раз);

регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);

ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);

получение материала по мере необходимости;

единичные закупки (материал заказывается в том случае, если его нужно и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Документально заказ оформляется посредством заключения контракта между поставщиком и потребителем материала.

Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции.

Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта - необходима признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которого необходимо удостовериться, что поставленный материал соответствует шести правилам логистики.

Купля-продажа соответствующим образом документально оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получения от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый логистический цикл заказа, который, в свою очередь, состоит из:

o формирование заказа - определение потребности потребителя (покупателя) и ее оформление;

o внешней передачи заказа - передача параметров заказа потенциальному поставщику (продавцу);

o приема и предварительной обработки информации о заказе - получение заказов из различных источников и с помощью различных коммуникационных каналов;

o определение требований заказа (конфигурация) - все заказы содержат как товарные так и сервисные параметры, которые необходимо осознать и на основе этого сформировать требования, которым должно отвечать выполненный заказ;

o внутреннего перемещения заказа - перемещение информации о требованиях заказ из пункта приема заказа до пункта его выполнения;

o определение источников формирования заказа - основываясь на обобщенных данных о заказе, нужно определить конкретные источники удовлетворения продуктовых и сервисных требований заказа за счет собственных и/или привлеченных в процессе выполнения заказа ресурсов;

o планирование процесса выполнения заказа -- после определения источников формирования заказов планируется деятельность ответственного за его исполнение органу;

o мониторинга и контроля за выполнением заказа - одним из средств эффективного выполнения заказа является контроль и общий мониторинг за его выполнением (рис. 5.3).

Составляющие общего логистического цикла заказа

Рис. 5.3. Составляющие общего логистического цикла заказа

Логистический цикл заказа наиболее полно демонстрирует интегрированный подход в логистике, согласно которому интересы поставщика и потребителя должны согласовываться таким образом, чтобы общий экономический эффект был максимальный, даже при условии получения одним из партнеров временно меньших прибылей.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >