Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Основы информационно-аналитической деятельности

Отраслевая система научно-технической информации: общая характеристика

Рассмотрим направления ИАД органов НТИ в Украине на примере Отраслевой системы НТИ с архивного дела и документоведения (ГСНТІАСД),

которая является составляющей национальной системы научно-технической информации Украины [8].

Отраслевая система научно-технической информации - совокупность служб научно-технической информации (или других подразделений или организаций, выполняющих их функции), деятельность которых направлена на информационное обеспечение выполнения задач определенной отрасли или сферы деятельности [8, С. 8].

ОСНТИ АСД функционирует с целью информационного обеспечения деятельности архивных учреждений, находящихся в сфере управления Государственного комитета архивов Украины (Госкомархив Украины). Структура системы приведена на рис.11.

Структура системы ОСНТИ АСД

Рис.11. в Структура системы ОСНТИ АСД

ОЦНТИ АСД выполняет следующие функции:

o выявляет и анализирует информационные потребности специалистов Госкомархив Украины, УНИИАДД, государственных архивных учреждений;

o комплектует и ведет справочно-информационный фонд (СИФ) ОЦНТИ АСД;

o осуществляет информационное обслуживание Госкомархив Украины, УНИИАДД, государственных архивных учреждений;

o осуществляет информационное обеспечение приоритетных направлений развития области, выполнение государственных программ в области архивного дела и документоведения;

o готовит информационные печатные издания, электронные и другие нетиражовані информационные документы, а также распространяет их среди архивных и других учреждений;

o проводит наглядные и устные информационные мероприятия по планам и заказам Госкомархива Украины и УНИИАДД;

o организует государственную регистрацию планируемых и завершенных научно-исследовательских работ и опытно-конструкторских разработок архивных учреждений;

o координирует проведение совместных мероприятий по научно-информационной деятельности служб НТИ архивных учреждений;

o оказывает методическую и консультативную помощь службам НТИ архивных учреждений;

o разрабатывает научную проблематику по вопросам информационного обеспечения деятельности архивных учреждений.

Службы НТИ архивных учреждений выполняют следующие функции:

o выявляют, изучают и анализируют информационные потребности работников архивного учреждения и подчиненных ему архивных учреждений;

o осуществляют информационное обслуживание работников архивного учреждения и подчиненных ему архивных учреждений;

o комплектующие ГИФ архивного учреждения и ведут его ГНА (или комплектуют научно-справочную библиотеку и ведут ГНА в случае выполнение библиотекой функций службы НТИ);

o готовят информационные печатные издания, электронные и другие не-тиражируемые информационные документы;

o проводят наглядные и устные информационные мероприятия;

o принимают участие в совместных информационных мероприятиях в рамках ОСНТИ АСД;

o обеспечивают ОЦНТИ АСД и НДБ ЦДА обязательными экземплярами изданий и неопубликованных методических разработок архивного учреждения;

o оформляют и направляют в ОЦНТИ АСД регистрационные, учетные карточки на плановые и завершенные научно-исследовательские работы и опытно-конструкторские разработки архивного учреждения, а также подчиненных ему архивных учреждений.

НДБ ЦДА выполняет следующие функции:

o изучает и анализирует потребности пользователей в профильной литературе и библиографической информации;

o комплектует фонды библиотеки профильными изданиями;

o ведет справочно-библиографический аппарат (в том числе главную справочную картотеку);

o готовит и выпускает библиографические и другие информационные издания по архивному делу и документоведению;

o выдает литературу из фондов библиотеки абонентам системы по их заказам;

o организует тематические выставки изданий по планам и распоряжениями Госкомархива Украины и выставки новых поступлений в НДБ ЦДА.

Основными направлениями информационно-аналитической деятельности ОСНТИ АСД определяются следующие (см. рис. 12):

Направления ИАД ОСНТИ АСД

Рис. 12. в Направления ИАД ОСНТИ АСД

Подробнее рассмотрим выявленные направления ИАД.

1 - выявление и анализ информационных потребностей абонентов системы

Выявление и анализ информационных потребностей осуществляется с целью фиксирования текущих и перспективных информационных запросов абонентов системы (пользователей информации), комплектование ДІФу1, выбора режимов информационного обслуживания абонентов и их реализации.

Абонент системы устно или письменно формулирует содержание текущей информационной потребности как информационный запрос. Основными составляющими запроса тема запроса, характеристики информации, условия ее предоставления, а также круг источников, по которым будет осуществляться информирование. Текущие потребности могут быть одноразовые и долгосрочные, в частности, такие, которые связаны с плановым (год и более) разработкой научной проблематики или выполнением государственных программ.

Содержание перспективной информационной потребности формулируется работниками служб НТИ по результатам ее выявления и анализа. Состав сведений о информационную потребность ограничивается тематикой и ориентировочным временем ее актуализации. Формулировка этой потребности может быть основанием для перспективного планирования комплектования Сиф и опережающего перспективного информационного обслуживания абонентов.

Методы изучение долговременных информационных потребностей абонентов системы делятся на непосредственные и опосредованные.

Прямые методы предусматривают участие абонента системы в определении содержания и составляющих его информационной потребности. К этим методам относят письменное или устное опроса абонента и заполнение им форм документов информационного обслуживания.

Письменный или устный опрос (интервью) предполагает ответы на следующие вопросы:

o тема запроса (отрасль знаний, формулировка проблемы, вопросы и т.п.);

o тема запроса согласно плана архивного учреждения или инициативная (потребность в информации, например, в связи с исполнением должностных, в том числе управленческих обязанностей);

o срок разработки плановой темы;

o географические и хронологические рамки темы запроса;

o виды информации (фактографическая, концептуальная, технологическая и т.п.);

o виды документов, по которым должны предоставлять информацию: первичные (научные, учебные, производственные и др.) и вторичные (библиографические, реферативные, обзорные и т.д.);

o срок и периодичность предоставления информации;

o форма предоставления информации (библиографическая информация сигнальная, реферат, первоисточник и т.п.);

o источники информации, которыми абонент пользуется самостоятельно (периодические и продолжающиеся издания, Интернет и т.д.), является абонентом других информационных органов и библиотек.

Заполнению форм документов информационного обслуживания предусматривает:

а) фиксирование ответов абонента (в частности, в карточках обратной связи избирательного распространения информации) относительно эффективности систем информационного обслуживания;

б) оформление письменных заявок на информационное обслуживание в связи с началом разработки, изменений в разработке, внедрении научных или методических разработок, других работ, связанных с функционированием архивного учреждения, требующих информационного обеспечения;

в) фиксирование информации в тематических рубрикаторах с архивного дела и документоведения. Абонент для определения темы своего информационного запроса подчеркивает названия тем (проблем, вопросов, направлений и т.п.), их коды в тематическом рубрикаторе. Абонент также может дополнить рубрикатор другими дополнительными названиями тем.

Косвенные методы изучения информации предусматривают обработку работниками служб НТИ опубликованных и неопубликованных источников информации.. Осуществляется анализ следующих источников:

а) директивные документы (указы Президента Украины и постановления Кабинета Министров Украины о развитии архивного дела и делопроизводства, решения коллегии Госкомархива Украины, приказы Председателя Госкомархива Украины и т.д.);

б) планово-отчетная документация архивных учреждений (в т. ч. отчеты о научно-исследовательскую и методическую работу архивных учреждений);

в) проблемные публикации с архивоведения, документоведения, источниковедения, археографии, организации архивного дела и делопроизводства и т.д.

2 - формирование информационных ресурсов системы

Информационные ресурсы системы сосредотачиваются в ДІФі ГЦНП АСД, фондах НДБ ЦДА, ДІФах служб НТИ архивных учреждений, или в библиотеках, которые могут быть включены в состав служб НТИ, или таких, которые выполняют функции службы НТИ.

СИФ ОЦНТИ АСД и ДІФи служб НТИ архивных учреждений состоят из двух частей:

o фонда первичных источников информации;

o справочно-поискового аппарата (ГНА). Фонд первичных источников содержит:

а) первичные издания разных типов (официальные, научные, производственные, учебные, научно-популярные, справочные) и видов (периодические и непериодические, книги, брошюры, журналы, с бумажной основой, мікрофіши, в электронной форме б) неопубликованные первичные документы (отчеты о научно-исследовательских работах, диссертации, депонированные рукописи, рукописи переводов, отраслевые и внутриведомственные методические пособия, рекомендации, инструкции, номенклатуры дел и т.д.).

Основными составляющими ГНА являются:

а) издания и рукописи (в том числе в электронной форме) вторичных источников (библиографические, реферативные, аналитически-обзорные, фактографические) - продукция информационных органов (институтов информации, территориальных центров НТИ, отраслевых органов НТИ), служб НТИ ОСНТИ АСД, других служб НТИ;

б) архивные справочники - путеводители, обзоры фондов, описи и т.п.;

в) массивы выполненных аналитических, фактографических, библиографических справок;

г) массивы регистрационных карточек на плановые научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы и учетных карточек на завершенные научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы;

д) картотеки (тематические, фактографические, видовые), каталоги (алфавитный, систематический, географический и т.п.);

е) главная справочная картотека, содержащая сведения о фонд методических разработок, профильную отечественную и зарубежную литературу по вопросам архивного дела и документоведения, специальных исторических дисциплин, а также информацию о литературе для профильного архива характера независимо от места ее хранения;

есть) электронные информационно-поисковые базы данных.

Составляющими информационных ресурсов НДБ ЦДА является ее библиотечные фонды и справочно-библиографический аппарат к ним. Библиотечные фонды составляют профильные издания из архивного дела, документоведения, делопроизводства, исторической науки, специальных исторических дисциплин, других отраслей знаний, а также периодических изданий ХУІЇЇ-ХХІ вв. Справочно-библиографический аппарат включает алфавитный и систематический каталоги на библиотечный фонд, систему картотек (тематических, по видам изданий), в т. ч. главную справочную картотеку..

Формирование и пополнение информационных ресурсов НДБ ЦДА происходит путем ее комплектования библиотечных фондов и ведение справочно-библиографического аппарата к ним.

Формирование Сиф ОЦНТИ АСД и ДІФів служб НТИ осуществляется за счет:

а) поступлений изданий (в том числе и информационных) путем их подписки, закупки, книгообмена, а также бесплатного предоставления Госкомархивом Украины, УНИИАДД, архивными учреждениями, другими юридическими и физическими лицами;

б) изданий и неопубликованных документов (отчетов о научно-исследовательскую работу, диссертаций, методических разработок и т.п.) архивного учреждения, в составе которой функционирует служба НТИ;

в) копий рукописей библиографических указателей, реферативных подборок, аналитических обзоров, других вторичных документов, создаваемых службами НТИ ОСНТИ АСД;

г) формирование банка собственных и копирование созданных другими учреждениями электронных баз данных (электронных изданий научных и других произведений, официальных, информационных, исторических документов и т.п.);

д) создание традиционных каталогов Сиф и картотек на публикации или неопубликованные документы;

е) ведение службой НТИ документации по вопросам организации информационного обслуживания абонентов системы.

3 - информационное обслуживание

ОСНТИ АСД осуществляет информационное обслуживание индивидуальных и коллективных абонентов системы архивных учреждений Госкомархива Украины.

Индивидуальными абонентами могут быть работники Госкомархива Украины, государственных и отраслевых архивов, УНИИАДД, других архивных учреждений.

Коллективными абонентами могут быть группы работников, отдельные структурные подразделения Госкомархива Украины, государственных и отраслевых архивов, УНИИАДД и других архивных учреждениях системы Госкомархива Украины.

Обязанностями абонента системы определены следующие: а) участвовать в процессах определении его информационных потребностей, четко формулировать ответы на вопросы анкеты ОЦНТИ АСД, другой службы НТИ ОСНТИ АСД; б) оперативно информировать ОЦНТИ АСД или иную службу НТИ ОСНТИ АСД в случае незапланированного изменения информационной потребности и сформулировать новый запрос; в) предоставлять в ОЦНТИ АСД, другой службу НТИ ОСНТИ АСД сведения об использовании информации, ее оценку, предложения по совершенствованию функционирования ОСНТИ АСД; г) своевременно возвращать предоставленные ему ОЦНТИ АСД, другой службой НТИ ОСНТИ АСД издания и неопубликованные документы.

Реализация режимов информационного обслуживания осуществляется на основе использования информационных ресурсов ОСНТИ АСД и информационных ресурсов других систем, предприятий, учреждений, организаций, а также Интернет.

ОСНТИ АСД реализует следующие режимы информационного обслуживания:

а) за единовременными запросами (режим "вопрос-ответ");

б) избирательное распространение информации (ВРИ);

в) дифференцированное информационное обслуживание руководителей (ДОК);

г) плановая подготовка информационных изданий;

д) плановое устное и наглядное информирование. Рассмотрим подробнее указанные режимы.

а) Информирование по единовременными запросами абонентов. ОСНТИ АСД - это ответ на информационные запросы, эпизодически поступают в ОЦНТИ АСД и служб НТИ архивных учреждений. Эти запросы делятся на:

o библиографические: уточнение библиографических данных публикации или неопубликованного документа, заказ на подготовку библиографической справки, списка литературы, библиографического указателя;

o документальные: заказ по предоставлению абоненту оригиналов изданий или неопубликованных документов, их полных копий или частей, а также тематической подборки источников;

o фактографические: предоставление сведений об объектах или процессах в сфере архивного дела и делопроизводства, нормативные документы, регулирующие функционирование этой сферы, архивоведческих, документоведческих и другие понятия, о лицах, даты конкретных событий, характеристики объектов и процессов из других областей знаний, а также адресной информации относительно мест хранения изданий, статистические сведения и т.п.;

o аналитические: предусматривают подготовку (по результатам обработки источников) аналитических справок относительно нормативных и методических вопросов функционирования архивного дела и делопроизводства, зарубежного опыта в этой сфере, теоретических проблем архивоведения и документоведения т.д. В случае дифференцированного обслуживания руководителей со стороны абонента может быть подано заказ по подготовке аналитического обзора по определенной теме или проблеме.

б) Избирательное распространение информации. Этот режим предусматривает периодическое (по графику) обеспечение абонентов информацией о текущих поступлениях изданий и неопубликованных документов к ДІФів или библиотечных фондов ОСНТИ АСД или других фондов в соответствии с предварительно сформулированных запросов абонентов. Обязательным условием ВРИ является наличие обратной связи с абонентами.

Технология реализации ВРИ:

1) определение состава абонентов;

2) определение информационных потребностей абонентов;

3) формирование основных документов ВРИ (картотека запросов, список источников информирования, график предоставления информации, макет карты сигнальной информации и т.п.);

4) аналитико-синтетическая обработка массива источников по запросам;

5) подготовка карточек сигнальной информации и предоставления их абонентам ВРИ (в печатной или электронной форме, в том числе посредством электронной почты, средств Интранет);

6) обработки карточек обратной связи;

7) предоставление абонентам ВРИ первоисточников информации, их копий или сведений из них;

8) анализ эффективности функционирования ВРИ, корректировка при необходимости документов ВРИ, уточнение информационных запросов абонентов, совершенствование технологических операций ВРИ и т.д.

в) Дифференцированное (информационное) обслуживание руководителей (ДОК). Этот режим ориентирован на индивидуальное информационное обслуживание руководителей Государственного комитета архивов Украины и архивных учреждений, находящихся в сфере его управления.

Основными формами предоставления руководителям информации в пределах ДОК является:

o текущая сигнальная информация о новых поступлениях изданий и неопубликованных документов в фонды ОСНТИ АСД, других фондов (информационных органов, библиотек). Предоставление такой информации осуществляется (в отличие от ВРИ) инициативно и не в установленные сроки, а по времени фиксации поступления издания или неопубликованного документа в ОСНТИ АСД (или информации о поступлении в другие фонды);

o текущая сигнальная информация, что касается запросов руководителей или инициативно предоставлена ОСНТИ АСД по профильным вопросам архивного дела и документоведения, нормативной базы управления отраслями, технологии менеджмента, зарубежного опыта в области архивистики и управления документацией;

o аналитические справки (аналитические сводки фактографических данных, в том числе аналитические таблицы и аналитические обзоры, содержащие систематизированные, обобщенные и критически оцененные сведения, которые характеризуют состояние и тенденции развития архивного дела и делопроизводства в Украине, его финансового, материально-технического, кадрового, нормативного, научного и методического обеспечения, опыта решения этих вопросов за границей. Аналитический информационный документ в зависимости от его вида (ежегодный, тематический, проблемный, ситуационный, прогностический) может содержать выводы, рекомендации, проекты решений, а также прогностические оценки развития того или иного аспекта деятельности. Его подготовка может осуществляться для ориентации руководителя в ситуации, принятия управленческого решения, при обсуждении профильных вопросов (в том числе проектов нормативно-правовых актов) в органах законодательной и исполнительной власти, на коллегии Госкомархива Украины, а также при заключении международных соглашений и подготовке к симпозиумов, конференций, совещаний и т.п.;

o тематические досье, фактографические картотеки, другие подборки материалов (выдержки из официальных документов, копии частей научных, методических, справочных, учебных изданий, рекламных публикаций и т.п.), необходимых для принятия управленческих решений;

o предоставление по запросу или инициативно изданий и неопубликованных документов (или их копий за отсутствия возможности выдачи оригинала) из фондов ОСНТИ АСД или других фондов (библиотек, информационных органов) с использованием возможностей заказа изданий через межбиблиотечный абонемент.

г) Плановая подготовка информационных изданий. ОЦНТИ АСД в соответствии с планом заказов Госкомархива Украины архивным учреждениям на подготовку научно-исследовательских работ и методических разработок, планов научно-исследовательской, методической и научно-издательской работы УНИИАДД, государственных архивов, отраслевых архивов, других архивных учреждениях системы Госкомархива Украины готовит и выдает такие информационные издания:

o ретроспективные библиографические указатели - тематические, персональные и библиографические, специализированные (одного вида источников или одного издательства, учреждения, журнала);

o библиографические указатели новых поступлений (в Сиф ОЦНТИ АСД, Сиф служб НТИ, научно-справочных библиотек архивных учреждений и т.п.);

o реферативные журналы, реферативные сборники;

o реферативные и аналитические обзоры публикаций;

o тематические рубрикаторы с архивного дела и документоведения. Опубликования информационного издания осуществляют типографским

способом (путем тиражирования). Обнародование текста информационного издания возможно через его размещения на веб-сайте архивного учреждения, в пределах которой функционирует служба НТИ (научно-справочная библиотека).

д) Плановое устное и наглядное информирование. в Соответствии с планом работ ОЦНТИ АСД, НДБ ЦДА, службы НТИ и научно-справочные библиотеки архивных учреждений проводят такие виды устного и наглядного информирования:

o "День информации", на котором работники ОЦНТИ АСД, служб НТИ устно информируют о новых поступлениях в Сиф (фондов научно-справочной библиотеки);

o "День специалиста", на котором работники ОЦНТИ АСД, служб НТИ устно информируют о новые издания по определенным профильным вопросам организации архивного дела и делопроизводства;

o организация выставок новых поступлений в Сиф (фонда научно-справочной библиотеки);

o организация тематических выставок к памятным датам, во время проведения конференций, совещаний, семинаров и т.п.;

o размещение на веб-сайте архивного учреждения, в пределах которой функционирует служба НТИ (научно-справочная библиотека), сообщений о новых поступлениях в Сиф (фонда научно-справочной библиотеки).

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее