Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Основы информационно-аналитической деятельности

Справка как форма информационного, информационно-библиографического обслуживания

Одним из самых распространенных видов ответов на запросы пользователей есть справка. Справка служит единицей измерения содержания как справочно-библиографического обслуживания [22, С.445], так и информационного обслуживания в целом.

С точки зрения библиографической технологии, справка - понятие сложное, и включает такие составляющие как: разовый запрос + поиск + ответ пользователю. Но зачастую справкой называют собственно ответ пользователю, что является наиболее правильным, поскольку практика свидетельствует о целесообразности разделения запросов и ответов в процессе учета как самостоятельных его объектов [15].

Для оценки уровня справочно-библиографического обслуживания в конкретной библиотеке существенное разделение справок на внутренние и внешние. Внутренние справки выполняются в непосредственном контакте с пользователями. Внешние справки выполняются по запросам, которые поступают от удаленных пользователей по каналам связи (телефон, традиционная и электронная почта и др.). В последние годы получил распространение такой вид внешних справок как "виртуальная" - справка, выполненная виртуальной справочной службой в режиме on-line через сеть Интернет.

По форме доведения информации до пользователей справки делятся на письменные и устные. Использование новостей информационных технологий добавило к ним справки электронные [22, C.447], или справки, выполненные в автоматизированном режиме. Из всех известных определений письменной справки наиболее лаконичным и точным представляется следующее:

Письменная библиографическая справка - библиографическая справка, которая доведена до пользователя в документально зафиксированной форме [6, C.5],

Устная справка определяется как совокупность сведений об источниках информации, что сообщаются в устной форме в ответ на конкретный запрос разового характера, который требует использования справочно-библиографического аппарата [14, C.48] или как "библиографическая справка, доведена до пользователя в устной форме" [6, C.5].

В последние годы бібліографами делались попытки расширить понятие справки. Так, Н. Бекжанова обосновала появление "исследовательской справки", которая определяется как структурированный "набор фактических данных" + анализ и синтез этих данных. Разновидностью исследовательской справки есть биографическая справка - "библиографическая реконструкция биографии" [4].

М. Экстрем предложил фасетну классификацию справок, выполняемых в ходе оперативного справочно-библиографического обслуживания (т.е. устных) [26].

содержанием (фасет А) были выделены следующие виды справок:

А 1 - документографічні справки - предоставление информации о литературе:

А 1.1 - предоставление сведений о конкретном объекте: А 1.1.1 - уточнение библиографических данных; 1.1.2 - местонахождение документов

А 1.2 - предоставление информации без ориентации на определенный документ (тематические справки);

А 2 - фактографические справки - предоставление информации по существу вопроса;

А 3 - направляющие справки - предоставление информации о местонахождении отделов, фондов, каталогов или отдельных изданий в библиотеке.

также Подлежат учету уровень контакта с читателем (фасет Б); продолжительности выполнения справки - оперативная и неоперативная (фасет В); режим выполнения справки (фасет Г) - справки, выполненные в традиционном режиме (Г 1) и справки, выполненные в автоматизированном режиме (2 Г).

В результате анализа состоит ее фасетная формула, которая может выглядеть следующим образом: А 1.2: 1.1: В 2: Г1.

Согласно рода информации, которая выдается, все многообразие справок принято сводить к четырем типам: фактографического и трех библиографических. В свою очередь, библиографические справки делятся на:

- тематические;

- уточняющие;

- адресные.

Согласно специфики содержания справочно-библиографического обслуживания также выделяются подвиды справок. Для тематических справок подвидами являются: - библиографические справки; - картографические и др.; для уточняющих - справки по установлению места публикации правовых актов, патентные, нотографічні, справки по заглавиях художественных произведений; для фактографических - терминологические справки по подбору цитат и др. [14, С.446-447].

Адресная библиографическая справка [5, С.4] - библиографическая справка, устанавливающая наличие или местонахождение документа (или его части) в конкретном фонде. Адресная справка содержит однозначный ответ на вопрос, есть ли в фонде библиотеки искомое издание; она может содержать также информацию о библиотеки, информационные центры, в которых оно хранится.

Уточняющая справка - библиографическая справка, которая устанавливает или уточняет элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе [5, С.27]. Уточняющая справка содержит библиографические данные, достаточные для идентификации документа. Самые распространенные варианты: уточнение или установление автора книги; уточнения или установления заголовка книги; уточнения или установления источника публикации статьи и прочее.

Существует несколько определений тематической справки. Приведем некоторые из них в хронологической последовательности:

1977 г.: Тематическая справка - перечень по определенной теме первоначальных где жерл информации (произведений печати, аудиовизуальных материалов, диссертаций, рукописей и т.д.) и вторичных источников информации (библиографических пособий) [18, С.4];

1984 г.: Тематическая справка - библиографическая справка, содержащая перечень документов, релевантных тематическом запроса [18, С.4];

2002 г.: Тематическая справка является результатом поиска множества библиографических записей по объединяющим их признаком содержания, происхождения, принадлежности документа и др. ("по теме") [16, С.446].

Среди других классификаций тематических справок является классификация по трудоемкости их выполнения:

o И категории сложности;

o П категории сложности;

o Ш категории сложности.

Категория сложности зависит от целевого назначения справки, круга и характера использованных источников библиографического поиска, критериев отбора, объема включенных библиографических записей.

К i категории сложности относятся справки, выполненные по запросам пользователей в помощь самообразованию, обучению, проведению свободного времени, любительском творчестве. Эти запросы не требуют исчерпывающей полноты информации, длинных розшукувань и выполняются путем обращений к системе каталогов и картотек, а также в рекомендательных библиографических пособий. Объем включенных в список документов не пре, как правило, 30 названий.

К II категории сложности относятся справки, выполненные в ответ на запрос специалистов с целью изучения литературы в управленческой, научной, производственной, творческой деятельности. Эти справки содержат от 80 до 100 названий, а для их выявления используются государственные и научно-вспомогательные указатели.

К III категории сложности относятся справки, вызванные той же целью обращения, и справки П категории, но для их выполнения используются, наряду с вышеприведенными источниками информации, национальные библиографии зарубежных стран, обзорные и реферативные издания, прикнижкові и пристатейные списки литературы, справочно-библиографический аппарат других библиотек и органов НТИ. Содержат свыше 100 названий.

Анализ сайтов библиотек и информационных учреждений свидетельствует, что в списках услуг, предоставляемых пользователям, тематические справки занимают ведущее место, а их диапазон достаточно широк. Выделились новые подвиды тематической справки:

o классическая тематическая справка, которая представляет собой перечень документов по теме, расположенных в алфавитном порядке или систематизированных по определенному признаку;

o тематическая справка, которая представляет собой аннотированный перечень документов;

o тематическая справка, дополнена аналитическим обзором документов;

o тематическая справка, которая сопровождает информационный пакет копий документов и их частей из темы;

o тематическая справка, которая сопровождает фактографичную информацию.

В отличие от библиографической справки, фактографическая справка представляет собой описание различных фактов, касающихся предмета поиска [17, С.446]. По мнению І.Моргенштерна, фактографическая справка отличается от библиографической тем, что "требует описания конкретного факта (предмета, события, концепции и др.)" [15, С.11], то есть другими словами, содержит текстовую (первичную) информацию. ГОСТ 7.0-99 определяет фактографичную справку как "ответ на запрос, содержащий фактические сведения" [1, С.6].

Вместе с тем фактографическая справка, как и библиографическая, также содержит библиографическую (вторичную) информацию в виде ссылок на источник. Фактографические справки делятся на множество подвидов: событийно-хронологические, биографические, адресные, статистические и др. В качестве фактографических справок также рассматривают найденные по запросу цитаты.

Если поиск оказывается безуспешным, то его результатом становится отрицательный ответ пользователю, оформленная справкой с отрицательным ответом. Отрицательный ответ свидетельствует о том, что исследованные в процессе поиска вторичные и первичные документы не содержат релевантной запросу информации.

На сегодня сложились и действуют следующие модели комплексного информационно-библиографического обслуживания:

- уточняющая справка + установление местонахождения документа + доставка документа (или его копии) удаленному пользователю;

- тематическая справка + установление местонахождения подобранных по теме документов ("шифровка") с использованием системы каталогов + доставка документов пользователю;

- фактографическая справка + формирование пакета документов и их частей, содержащих необходимую фактографичную информацию + доставка пользователю.

В управленческой, научной и других видах деятельности часто возникает потребность в составлении аналитических справок.

аналитической справкой понимают систематизированные, обобщенные и критически оцененные сведения по проблеме с указанием тенденций и всех важных характеристик. Составляется аналитическая справка на основе научного анализа сведений, полученных из ряда источников, материалов, досье, фактографических картотек и других источников [8, С. 156].

Аналитическая справка - это подготовка и выдача документа, который содержит краткие систематизированные данные из ключевых аспектов научных проблем, рекомендации по их решения [16]. Во время составления аналитической справки получаются данные, анализируются и сравниваются цифровые данные, обобщается полученная информация, а также осуществляется прогнозирование и моделирование ситуации. Таким образом, аналитическая справка содержит проанализированы и синтезированы сведения в текстовой или табличной форме.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, которая требует решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста. Текст обычно делится на три части. В первой части излагается основание для составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения [16].

Например, аналитическая справка о проведении научных, социологических и других исследований оказывается основным итоговым документом описательных и аналитических исследований [21]. Она значительна по объему и имеет свою структуру: вступление, основную часть, заключительную часть.

Во введении обосновывается необходимость проведения НИР, причины использования тех или иных методов сбора, обработки и анализа информации, описывается цель, задачи исследования, его объект и предмет. Дается характеристика проблемной ситуации, методы сбора, обработки и анализа информации, обсуждается выборочная совокупность.

Таким образом, вводная часть практически повторяет основные разделы программы исследования. Основная часть включает анализ полученной информации. Здесь осуществляется группировка, сравнение, сопоставление результатов, приводятся таблицы, графики. Весь цифровой материал анализируется, в результате чего выявляются закономерности функционирования тех или иных процессов и явлений.

В заключительной части приводятся основные выводы и пути решения существующих проблем, которые в свою очередь представляются в виде конкретных рекомендаций по внедрению результатов исследования в практику работы.

В традиционном справочно-библиографическом обслуживании "путь справки", по мнению И.Г. Моргенштерна, состоит из четырех этапов: 1. Прием и анализ запросов. 2. Подбор и анализ источников. 3. Поиск в источниках. 4. Оформление, выдача и регистрация справки [14].

Хотя аналитические справки выполняются библиотеками и другими информационными службами достаточно длительное время, технология подготовки справок разработана не достаточно полно. Поэтому выявление технологии подготовки аналитических справок является весьма актуальным. Рассмотрим основные этапы подготовки аналитической справки, приведенные в табл. 7.1:

Как видно из приведенной выше схемы, процесс выполнения аналитической справки начинается с приема запроса в устной форме или по телефону.

Формулировка пользователем запроса часто происходит на основе его субъективных представлений о теме. Поэтому тему запроса необходимо уточнить. От этого нередко зависит успешное удовлетворение запроса. При уточнении запроса тема может быть конкретизирована: сужена или расширена. При уточнении запроса выделяются предмет и аспекты поиска информации, определяются ключевые слова, их синонимы и основные термины темы. После уточнения запроса происходит детальное изучение темы, сути проблемы. Результатом этой операции является список ключевых слов из темы.

Таблица 7.1. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ СХЕМА ПОДГОТОВКИ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

с/п

Наименование технологической операции

Результат

1

Прием запроса по телефону или в устной форме

Заполнения граф журнала "Выходные документы": № пп, дата поступления запроса, формулирование запроса, данные о пользователе

2

Уточнение запроса (структурно-семантический анализ темы)

Предмет, аспекты поиска информации: ключевые слова, дескрипторы

3

Знакомство с темой

Список ключевых слов

4

Разработка и утверждение программы поиска информации

Список источников поиска информации

5

Поиск информации в соответствии с программой

Массив библиографических описаний документов

6

Оформление требований для получения документов из фонда

Требование

7

Доставка требований и документов из отдела книгохранения

Массив первичных документов

8

Просмотр документов, отбор фрагментов текста, обнаружения фактографических сведений

Неструктурированный массив данных

9

Систематизация отобранных сведений

Структурированный массив данных

10

Составление текста аналитической справки

Текст аналитической справки

11

Редактирование

Редактура

12

Компьютерный набор текста

Файл

13

Копирование

Копия

14

Оповещение заказчика

Телефонный контакт, письмо

15

Выдача справки

Справка

16

Учет справки

Записи в графы журнала "Выходные документы": краткое содержание ответа, дата выполнения, ответственное лицо

17

Организация обратной связи

Устная форма

Следующей технологической операцией является разработка и утверждение программы поиска информации. При этом происходит определение границ предметного поля поиска информации. Определяются виды источников поиска информации. Происходит выделение библиографических источников информации.

Окончательно определяется последовательность их просмотра. В качестве результата предоставляется полный список источников поиска информации.

После разработки и утверждения программы поиска информации начинается непосредственный поиск информации в соответствии с программы поиска. Поиск целесообразно начинать с изданий энциклопедического универсального и отраслевого характера и по поиску информации в фактографических базах данных. Затем ведется библиографический поиск, который может осуществляться по следующим источникам: ретроспективные библиографические указатели; текущие библиографические указатели; алфавитный каталог; систематические каталоги и картотеки; электронный каталог; библиографическая база данных и другие.

Результатом этой операции является массив библиографических описаний документов, составленный в соответствии с ДСТУ ГОСТ 7.1:2006 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления".

Следующим этапом в подготовке аналитической справки является оформление требований и получение документов из книгохранилища. Затем происходит просмотр документов, отбор фрагментов текста и фактографических сведений из книг, журналов, а также статистических и информационных отчетов. Полученные сведения систематизируются, после чего составляется текст аналитической справки и осуществляется ее правка.

Аналитическая справка, как правило, выполняется одним работником.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее