Основные принципы ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Все слова имеют силу, при этом написаны слова имеют силу, которая ощущается дольше. Если вы написали что-то на бумаге, вы не можете забрать это назад.

Хотя эта книга не является книгой о письмо, существует этикет письма, о котором важно помнить, что каждый раз собираясь что-то написать. Понятно и очевидно, что вы не хотите никого обидеть написанным. Так же вы не хотите предоставить любому доказательства вашей неорганизованности или неуважения к времени адресата (человека, которому вы направляете, адресуете написано).

Удачно используя слова, вы можете создать в других положительное впечатление о себе, усилить профессиональный имидж. Понимание момента, когда необходимо писать; знание того, как составить деловое письмо; когда направлять письмо-благодарность - все эти умения и навыки являются абсолютно необходимыми в работе любого бизнесмена.

Вам необходимо, чтобы ваши было простым, четко и ясно сформулированным и, как результат, удобоваримую. Употребление неадекватных слов и выражений (особенно простых или нужно "высоких"), отсутствие четкой структуры в написанном, неопрятный вид документа считаются плохими манерами и является проявлением низкого профессионализма.

Даже если адресат не согласен с изложенными вами мыслями и предложенными идеями, он безусловно оценит ваше умение четко, вежливо общаться. Очень осторожно выбирайте слова, уделяйте максимальное внимание тому, что пишете, используйте при этом все свое умение и мастерство - это принесет несомненную пользу вашей профессиональной репутации.

КОГДА ПИСАТЬ

Даже чрезвычайно быстрое развитие технологий, которые помогают общаться, - факсов, компьютеров и т. Д. - Не может освободить нас от бесконечного потока бумаг. Очевидно, существует множество ситуаций, когда письменное общение не только возможно, но и необходимо. Изложения определенных положений на бумаге делает их официальными и постоянными / неизменными. Имея написан документ, вы можете проследить развитие событий за длительный период (подготовка проекта / контракта, разработка тех или иных предложений и т. Д.).

Каждая компания имеет свой собственный протокол о том, когда именно писать документы. В некоторых организациях практически ничего не делается без написанной документации, в других - информация излагается на бумаге в редких случаях. Не осознание существующих правил относительно того, когда именно следует писать, может привести к нежелательным ситуациям. Так, если в конкретной организации нет правила излагать на бумаге основные положения, касающиеся тех или иных аспектов ее деятельности, подготовка подобного документа может быть расценена сотрудниками как определенного рода угроза, чрезвычайно формальная, а может имеющая юридическую силу. С другой стороны, если не изложить на бумаге определенную информацию, которая в данной конкретной компании, как правило, фиксируется в документах, сотрудники могут расценить ее как такую, которая не стоит внимания, и поэтому не действовать в соответствии с ней.

Вы должны знать правила вашей компании / фирмы / учреждения по письменного общения и следовать им.

ОСНОВЫ ЛЮБОГО письменного уведомления

Независимо от того, какой именно документ вы готовите, необходимо всегда придерживаться основных принципов этикета делового письма:

· Писать только тогда, когда этого требует ситуация. Если определенный вопрос можно решить по телефону, очевидно, стоит так и сделать.

Однако существуют определенные ситуации, которые требуют письменного общения:

- Выражение благодарности / благодарности;

- Подтверждение телефонного разговора (во избежание возможных недоразумений)

- Уточнение тех или иных деловых моментов, например, при подготовке контракта или при анализе определенных проблем.

Писать рекомендуется в ситуациях, когда люди требуют времени, а также в тех случаях, когда необходимо изучить

ситуацию / вопрос / обстоятельства перед тем, как принять решение начать действия.

· Стараться, чтобы написанное было максимально понятным. Всегда предоставляйте реальную информацию; используйте

положительный тон и подавайте документ в максимально выгодной внешней форме. Короткие документы являются лучшими. Одной

страницы, как правило, абсолютно достаточно для большинства деловых писем.

· Уважать время адресата. Непродуманный, неорганизованный документ принесет больше вреда, чем пользы. Перед отправкой

обязательно измените написанное - выбросьте ненужное, сведите весь материал в логическую структуру, выделите, где

необходимо, основные, наиболее важные положения.