Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

Основные принципы ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Все слова имеют силу, при этом написаны слова имеют силу, которая ощущается дольше. Если вы написали что-то на бумаге, вы не можете забрать это назад.

Хотя эта книга не является книгой о письмо, существует этикет письма, о котором важно помнить, что каждый раз собираясь что-то написать. Понятно и очевидно, что вы не хотите никого обидеть написанным. Так же вы не хотите предоставить любому доказательства вашей неорганизованности или неуважения к времени адресата (человека, которому вы направляете, адресуете написано).

Удачно используя слова, вы можете создать в других положительное впечатление о себе, усилить профессиональный имидж. Понимание момента, когда необходимо писать; знание того, как составить деловое письмо; когда направлять письмо-благодарность - все эти умения и навыки являются абсолютно необходимыми в работе любого бизнесмена.

Вам необходимо, чтобы ваши было простым, четко и ясно сформулированным и, как результат, удобоваримую. Употребление неадекватных слов и выражений (особенно простых или нужно "высоких"), отсутствие четкой структуры в написанном, неопрятный вид документа считаются плохими манерами и является проявлением низкого профессионализма.

Даже если адресат не согласен с изложенными вами мыслями и предложенными идеями, он безусловно оценит ваше умение четко, вежливо общаться. Очень осторожно выбирайте слова, уделяйте максимальное внимание тому, что пишете, используйте при этом все свое умение и мастерство - это принесет несомненную пользу вашей профессиональной репутации.

КОГДА ПИСАТЬ

Даже чрезвычайно быстрое развитие технологий, которые помогают общаться, - факсов, компьютеров и т. Д. - Не может освободить нас от бесконечного потока бумаг. Очевидно, существует множество ситуаций, когда письменное общение не только возможно, но и необходимо. Изложения определенных положений на бумаге делает их официальными и постоянными / неизменными. Имея написан документ, вы можете проследить развитие событий за длительный период (подготовка проекта / контракта, разработка тех или иных предложений и т. Д.).

Каждая компания имеет свой собственный протокол о том, когда именно писать документы. В некоторых организациях практически ничего не делается без написанной документации, в других - информация излагается на бумаге в редких случаях. Не осознание существующих правил относительно того, когда именно следует писать, может привести к нежелательным ситуациям. Так, если в конкретной организации нет правила излагать на бумаге основные положения, касающиеся тех или иных аспектов ее деятельности, подготовка подобного документа может быть расценена сотрудниками как определенного рода угроза, чрезвычайно формальная, а может имеющая юридическую силу. С другой стороны, если не изложить на бумаге определенную информацию, которая в данной конкретной компании, как правило, фиксируется в документах, сотрудники могут расценить ее как такую, которая не стоит внимания, и поэтому не действовать в соответствии с ней.

Вы должны знать правила вашей компании / фирмы / учреждения по письменного общения и следовать им.

ОСНОВЫ ЛЮБОГО письменного уведомления

Независимо от того, какой именно документ вы готовите, необходимо всегда придерживаться основных принципов этикета делового письма:

· Писать только тогда, когда этого требует ситуация. Если определенный вопрос можно решить по телефону, очевидно, стоит так и сделать.

Однако существуют определенные ситуации, которые требуют письменного общения:

- Выражение благодарности / благодарности;

- Подтверждение телефонного разговора (во избежание возможных недоразумений)

- Уточнение тех или иных деловых моментов, например, при подготовке контракта или при анализе определенных проблем.

Писать рекомендуется в ситуациях, когда люди требуют времени, а также в тех случаях, когда необходимо изучить

ситуацию / вопрос / обстоятельства перед тем, как принять решение начать действия.

· Стараться, чтобы написанное было максимально понятным. Всегда предоставляйте реальную информацию; используйте

положительный тон и подавайте документ в максимально выгодной внешней форме. Короткие документы являются лучшими. Одной

страницы, как правило, абсолютно достаточно для большинства деловых писем.

· Уважать время адресата. Непродуманный, неорганизованный документ принесет больше вреда, чем пользы. Перед отправкой

обязательно измените написанное - выбросьте ненужное, сведите весь материал в логическую структуру, выделите, где

необходимо, основные, наиболее важные положения.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее