ПОДГОТОВКА К НАПИСАНИЮ ДОКУМЕНТА

Значительная часть, если не большинство, работы по написанию любого материала или документа на самом деле происходит до того, как вы ручку или садитесь за компьютер. Этот этап в подготовке можно определить как "время до написания". Многие люди пытаются избежать этого этапа. Некоторые не планируют, что именно они будут писать, считая, что это слишком сложно или же отнимает много времени. Другие - потому, что спешат начать работу (написание) и скорее увидеть результаты. Есть и такие, что просто не знают, как продумывать, готовить документ.

Действительность показывает, что без предварительного обдумывания трудно написать что-то логично и связано. Трудно изложить идею, которую вы не продумали до конца и не обдумали со всех сторон. Как правило, неорганизованное письмо является результатом неорганизованных мыслей. Никакие слова не могут спрятать беспорядок мышления.

Для того, чтобы начать и быстро организовать свои мысли, прежде всего выясните: а) кому вы пишете; б) вы хотите сказать. Также определите, какой вы хотите увидеть результат от написанного вами.

Запишите основную тему на бумаге, а затем дайте вашим мыслям свободно обрабатывать ее, записывая все идеи, которые будут появляться. Не оценивайте их на этом этапе, главное сейчас - ничего не пропустить. Для такого обдумывания стоит отвести конкретное время, чтобы не превратить этот процесс в бесконечный. К тому же, очевидно, вы будете иметь конкретную дату, до которой должны закончить написание. После того, как все положения и пункты будут записаны, внимательно прочитайте их и оцените (что вы будете вносить в документ / материал, а просто отбросите). Оценив все элементы, разместите их в логической последовательности, учитывая структуру документа.

ПИШЕМ ДОКУМЕНТ

Теперь, когда вы знаете, что писать, вы можете брать ручку или садиться за компьютер.

Отведите себе конкретное время для написания. Вам необходимо иметь свежую голову и как можно меньше отвлекающих факторов. Убедитесь в наличии нужных вам материалов, чтобы не прерываться на их получения из шкафа или поиски. Если вы готовите ответ на чье-то письмо или отчет, имейте его перед собой.

Всегда помните, кто именно будет читать написанное вами. Исходите из того, на информацию любого типа и как поданную этот человек отреагирует лучшим образом. Чем больше вы знаете о вашем адресата, тем легче может быть процесс написания.

Запишите первый драфт. При этом используйте ваши заметки, сделанные во время продумывания документа. Не исправляет написанное в ходе процесса, ничего не вычеркивайте, пишите, пока пишется. На этом этапе вы не должны выдать идеальный вариант. Пишите так, как вы говорите, когда слова выходят легко и естественно. Вам необходимо, чтобы адресату было легко вас понять.

После окончания первого драфта, измените написанное. Перечитайте текст и при необходимости измените логическую последовательность отдельных положений, абзацев. При этом убедитесь, что все написано в вежливом, корректном тоне. Оцените длину предложений и абзацев, они не должны быть слишком длинными. Проверьте орфографию и пунктуацию.

Всегда определяйте точное время, к которому вам необходимо подготовить материал, письмо и т. Д. В этом случае такая ограниченность времени может помочь вам организоваться. К тому же, отвечая без затяжек, вы можете заработать репутацию вежливого организованного сотрудника - профессионала.

ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ДОКУМЕНТА

Хорошо подготовленный документ означает правильное написание слов и построение предложений в соответствии с правилами, достаточно широкий запас слов, ясность и четкость изложения.

Удачно сделанный-документ облегчает процесс письменного общения. Готовя деловые письма, как и любые документы, необходимо помнить об основных принципах и закономерностях их языка и стиля:

· Пишите с позиции читателя (адресата). Спрашивайте себя: "Почему я должен обратить внимание на написанное?" или "Что здесь касается меня?" - То, что спросит себя адресат. Ставьте важнейшую информацию в начале - таким образом читатель вряд ли пропустит ее, даже прекратив читать через пару абзацев. Старайтесь ответить на все замечания и возражения, которые, на ваш взгляд, могут возникнуть у адресата.

· Пишите так, как вы говорите. Выкладывайте мысль четко и понятно. Даже имея определенную, стандартную структуру, деловое письмо должно быть написано в разговорном тоне. Это не означает употребление простых слов, которые не соответствуют деловому стилю, как и не предусматривает наличие ошибок (мы всегда должны говорить и писать правильно). Язык вашего письма должна быть четкой, простой и ясной, ведь ваша основная задача - быть понятым. Поэтому старайтесь писать конкретно, без лишних деталей. Без отвлечений и затяжек переходите к делу, чтобы читатель сразу (с первого прочтения) мог понять, о чем идет речь. Тщательно подбирайте слова, чтобы ваше письмо не звучал очень формально, или же, наоборот, совершенно не по-деловому. Допустимо употребление "51". В принципе, ощущения лица, готовила / писала письмо, лучше, чем абсолютная заформализованность. "Я направляю информацию, интересующую Вас" звучит куда лучше, чем "Необходимая информация вложена".

Когда вы перечитываете уже написано письмо, обращайте внимание, как он звучит. Если вам не нравится его общий тон, скорее всего, и читатель не будет воспринимать его так, как вам хотелось бы.

· Очень осторожно используйте юмор. Часто хочется "освежить" свой письмо элементом юмора особенно в том случае, когда вы хорошо знаете читателя. Даже если вам кажется, что шутка звучит невинно, лучше соблюдать золотое правило: промолчать. Причины для этого очевидны и просты (но весомые):

- Читатель не будет невербальных выражений шутки (мимика, жесты, поза), как и не слышать тона голоса и интонации, которые помогли бы ему адекватно воспринять шутку, если бы он слышал непосредственно от вас или даже по телефону.

- Даже если вы отправите письмо в прекрасном настроении, адресат может получить его в напряженный или тяжелый для себя время, когда и лучший шутка не сработает. К тому же, читатель может просто спешить, и поэтому не воспринять написанное адекватно.

- Написанное слово можно интерпретировать по-разному, и количество таких вариантов значительна. При этом автор не имеет возможности контролировать этот процесс. Кроме того, шутка может быть перечитанные несколько раз и каждый следующий раз он будет восприниматься по-другому (как не так точный и удобный).

- Даже если вы отправите письмо одному лицу, на которую и будет рассчитан ваш шутку, возможно, коллеги адресата прочитают (конечно, с разрешения) или услышат от этого лица и смешное для вас расценят как абсолютно неприемлемо при деловом общении.

Избегайте ненужных дополнительных слов, которые мешают быстрому пониманию написанного. Зачем писать: "Глубоко благодарен Вам за Ваше чрезвычайно внимательное отношение к предложенной идеи", когда даже простое "Спасибо" может быть проявлением ваших эмоций и чувств. Приведем некоторые другие примеры распространенных "перегруженных" выражений и их возможные языковые замены.

Конструкции со многими элементами заменяются одной языковой единицей.

Использовать

Сейчас

Предпочитает

Потому что

Ежедневно

Всегда

Иногда

Часто

Многие

Избегать

В настоящее / это время

Демонстрирует предпочтение

В виду того, что

На ежедневной основе

Во все времена

Время от времени

В некоторых случаях

Во многих случаях

Большое количество

Конструкции, которые называют одно и то же дважды, заменяются одним словом, передает желаемый / необходим смысл.

Избегать Использовать

Проблема, требующая проблема
решения

Прошлый опыт Опыт

Базовые основы Основы

Соединить / соединить вместе с совместить / соединить с

Отложить на потом отложить

Работать вместе с сотрудничать с

Консенсус взглядов консенсус

Повторить снова повторить

· Используйте ежедневно употребляемые слова. Чем больше ваш словарный запас, тем более точной может быть ваша речь. Но если вы используете слова, которые можно найти только в словарях, учебниках или кроссвордах, вы не облегчаете понимание написанного вами. Высокие, вычурный слова не всегда производят впечатление на людей. Часто они могут вызвать у читателя чувство унижения или заставить его думать, что вы - сноб. В любом случае это проявление дурных манер. Даже если читатель знает значение слова, он может потерять определенное время, думая о нем, и при этом отвлечься от главного в вашем письме. Используйте простые, часто употребляемые слова, которые четко и адекватно передают ваше мнение. Избегайте разговорных, устаревших, а также разного рода жаргонных слов.

Избегайте монотонности, затянутости высказывания.

· Не используйте слишком длинных предложений. Читая их, адресат может потерять начало вашему мнению где-то посередине. То же касается и длины абзаца. Не стоит делать абзацы размере полстраницы. Как правило, читатель не вчитывается в них, а лишь просматривает, при этом, разумеется, теряя определенную часть информации и теряя время.

· Используйте активный, действенный тонн. Ваше письмо должно быть свидетельством вашей готовности рассматривать поставленные вопросы, решать существующие проблемы, а следовательно, действовать. Для этого следует использовать только существительные с соответствующим смыслом, но и активные глаголы. Рабочая группа рассмотрит предложенные предложения на следующем заседании "звучит с большей долей активности и более по-деловому, чем:" Представленные предложения будут рассмотрены в ближайшее время. "

· Выкладывайте мысли в логической последовательности. Это поможет читателю полностью понять написанное вами, сэкономит его время. Следуйте логической последовательности не только частей текста (начало, основная часть, заключение), a и отдельных абзацев и предложений в них.

· Обязательно измените написанное. Сократите все лишнее, проверьте правильность написания слов, грамматических конструкций и пунктуации (все запятые, двоеточия, тире и другие знаки должны быть на своих местах). Наличие ошибок в письме может быть свидетельством ваших незнаний, что отнюдь не добавит позитивных черт вашего имиджа. К тому же наличие ошибок в вашем письме может иметь еще более весомый негативное последствие. Адресат может думать, что вы писали в спешке без должного внимания и не нашли времени проверить результаты вашей работы. Такой вывод в свою очередь поставит вопрос об общем уровне вашей ответственности за любое дело, а также о вашем отношении (уважение) к другим сотрудникам, деловых партнеров или клиентов.

· Будьте вежливым. Написано может показаться более грубым, агрессивным и обвинительным, чем сказанное, потому что в тексте отсутствуют жесты, мимика, которые могут смягчить впечатление от слов. "Не задерживайте отчет", очевидно, будет звучать грубо по сравнению с: "Просьба прислать отчет в установленные сроки" / "Просим прислать отчет в установленные сроки", хотя все предложения передают одинаковый смысл. Любую информацию можно передать двумя способами - вежливо и уважительно и наоборот. Сказанное в вежливой, позитивной манере более вероятно достигнет цели (подтолкнет адресата к желаемым вами действий, решений и т. Д.), А также создаст дружеское впечатление.

· Подайте написано во внешне привлекательном виде. Не перегружайте страницу словам, оставляйте достаточно свободного места между предложениями, абзацами, параграфами и т. Д. Конечно, с помощью современной техники вы сможете вместить значительное количество информации на одной странице, если будете использовать самый шрифт. Но кто станет читать написанное подобным образом? Захотите вы тратить время на подобный документ? Используйте нумерацию, выделяйте основные положения. Варьируйте длину предложений и абзацев. Это будет свидетельством того, что вы уделили должное внимание подготовке действительно профессионального документа.