ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Деловые письма - очень распространенный, практичный способ коммуникации. С точки зрения этикета они значительно меньше, чем телефонные звонки, вмешиваются в распорядок дня работающего.

Как правило, деловые письма пишутся на бланках организации / компании, для которых следует выбирать бумагу высокого качества, которую позволяет бюджет учреждения. Не стоит использовать официальные бланки для персональных писем, таким образом вы можете внести недоразумение, будет проявлением непрофессионализма.

Большинство деловых писем пишутся с намерением побудить адресата на определенный ответ. Исходя из этого, старайтесь, чтобы ваши было эффективным, четким, настойчивым, но при этом звучало доброжелательно и ни в коем случае не содержало ошибок.

Писал деловые письма, помните советы специалистов по деловому этикету:

· Используйте бумагу высочайшего качества.

· Никогда не отправляйте письмо, написанное под влиянием эмоций, раньше, чем через 24 часа с момента написания (вы будете иметь возможность посмотреть на написано "свежими" глазами, без эмоций).

· Спланируйте, продумайте письмо перед тем, как сесть его писать - определите, что именно вы хотите сказать и в какой последовательности.

· После обдумывания напишите текст. При этом используйте прямую речь; употребляйте активную лексику; варьируйте структуру предложений; четко формулируйте мысли и выкладывайте их в спокойном, дружелюбном тоне.

· Закончив письмо, перечитайте его с тем, чтобы при необходимости уточнить или обновить приведенные данные, использованную информацию.

· Измените письмо проверьте правильность написания слов, построения предложений; оцените его стиль, тон и содержание.

· Еще раз измените письмо, а только потом можете его подписывать и отправлять.

· Все деловые письма имеют стандартную структуру:

· Дата отправления (число, название месяца полностью, год).

· Регистрационный номер (номер соответствующего отдела, файла).

· Адрес получающего стороны:

- Полное имя лица и полное официальное название должности, которую он занимает;

- Полное название компании / организации / учреждения;

- почтовый адрес.

· Обращение. Как правило, это - "Уважаемый господин ...", "Уважаемая ...". Всегда используйте фамилия лица, когда не уверены в приемлемости использования имени. В таком случае лучше быть более формальным. Вы можете использовать имя только тогда, когда есть дружеские отношения с человеком и знаете, что обращение по имени будет воспринято им как должное. Обращение по имени возможно и тогда, когда вы получили соответствующее разрешение непосредственно от конкретного лица.

Старайтесь избегать формулировки "Кого это касается". Как правило, значительная часть, если не большинство, писем с подобным обращением заканчивает свою жизнь на свалке, их выбрасывают сотрудники, которые думают, что это письмо их не касается. Даже если письмо останется для рассмотрения, пройдет много времени, пока он дойдет до соответствующего офиса.

· Начало. Как правило, в нем излагается основная тема / цель письма.

· Основная часть. В ней обсуждаются необходимые положения, приводятся факты или описание, предоставляется соответствующее объяснение.

· Окончание. Содержит перечень мероприятий, которые предпримет сторона отправляет письмо, или называются действия, которые ожидаются от стороны-адресата.

· Заключительный комплимент. Выбирается в зависимости от того, насколько знакомы стороны и какие у них отношения ("Всего хорошего", "Наилучшие пожелания", "С" и т. Д.).

· Подпись лица - письма. Как правило, здесь используется полное имя, хотя в некоторых случаях более близких отношений возможно применение только имени. При желании можно указать все почетные звания, титулы лица, подписавшего письмо.

· Примечания. Если письмо было напечатано другим лицом, здесь относятся ее инициалы. В том случае, когда к письму прилагается другой документ / документы, вы можете поставить соответствующую отметку - "Вложения". Если вы посылаете копии письма кому-то еще, кроме названного выше адресата, возможно написать: "Копии", а затем в алфавитном порядке назвать имена людей, которым отправлена копия.

Отметка "Копии" указывает адресату, что кроме него есть сотрудники, которые также связаны с решением конкретного вопроса. Для других лиц и отделов, получили копии, эта отметка является свидетельством того, что к ним могут обращаться при решении этого вопроса.

Если вы отправите копию письма лицу, занимающему высокую должность, чем адресат, он может расценить такие действия как проявление вашего сомнения относительно его способности решить этот вопрос самому. Для того, чтобы избежать подобной нежелательной ситуации, следует объяснить ваши действия в главной части документа, сказав, например: "Я посылаю копию этого письма для ознакомления руководителю Вашего отдела. Он лично попросил меня сделать это во время заседания в минувшую пятницу". Отправка копий письма другим лицам без уведомления об этом адресата является проявлением непрофессионализма и плохих манер.

ОТВЕТ НА ПИСЬМА

Получив деловое письмо, работайте с ним как следует профессионалу. Сразу же прочитайте его, чтобы определить, какие действия с вашей стороны он предусматривает.

По нормам делового этикета, ответ на важные письма необходимо давать в течение 48 часов. Для менее важной почты этот срок от 5 до 14 дней. Всегда необходимо направлять ответ, даже если это просто уведомление о получении письма. Многие организации имеют стандартные формы бланков-сообщений отправляются по факсу или по почте. Даже будучи безличной форме переписки, сообщения такого рода дают автору письма уверенность в том, что процесс, запущенный им, уходит.

Если вы много текущей работы, стоит все равно ответить адресату, сказав, что дадите исчерпывающий ответ, когда будет время и возможность. Таким ситуации простое "Я получил твою информацию, думаю, что смогу ответить на нее в ближайшее время" будет значительно лучше, чем отсутствие ответа вообще.

Считается вежливым отвечать на вопрос, поднятые в письме, в том порядке, в котором они были поставлены. Это облегчает понимание и тем помогает сохранить время.