ВИЗИТ В ОФИС. ПОВЕДЕНИЕ ХОЗЯИНА И ГОСТЯ
Собираясь с визитом в фирмы, учреждения, с которой работает ваша компания, не забывайте о том, что ваше поведение во время встречи не только отражать вашу личность, но и влиять на ваших партнеров, с которыми вы встречаетесь. Так же ваши умения встретить гостя и обращаться с ним в вашем собственном офисе смогут многое рассказать о ваших светские и деловые навыки.
В целом визит в офис не является чем-то чрезвычайно окладным: существующие к нему правила - просты и конкретны. Понятно, что то, как вы встретите и приветствуете гостя в вашем офисе, будет влиять на тон предстоящего разговора, уровень эффективности встречи в целом, а также дальнейшее развитие взаимоотношений между вами и вашим гостем, между гостем и вашей компанией, между двумя компаниями, представителями которых вы и ваш гость есть. Очень часто, приходя в новое место и встречаясь с незнакомцами, люди чувствуют себя напряженно и не очень уверенно, вот почему в подобных ситуациях имеют значение маленькие детали. Вам, разумеется, хочется, чтобы все прошло, как положено, и ваша встреча принесла необходимые результаты, заложила солидное основание для будущего. То, как вы впервые приветствуете гостя в вашем офисе, может в значительной степени определить, будете встречаться вы с этим лицом, уже как с постоянным деловым партнером, в дальнейшем.
Сводный этикет визита определяет основные правила поведения как для хозяина офиса, так и для гостя.
Этикет ВИЗИТА
СИТУАЦИЯ | ДЕЙСТВИЯ ХОЗЯИНА | ДЕЙСТВИЯ гостя | |||
Время визита | Не заставляют вашего гостя ждать в приемной, это не самое интересное место вашего офиса. К тому же, время вашего гостя так же важен, как и ваш собственный | Приходите вовремя, или за несколько минут раньше для того, чтобы иметь дополнительное время для получения пропуска, раздевание в гардеробе (если он в) | |||
Прибытие | Подробно объясните, как лучше добраться до места назначения, назвав оптимальный маршрут. Точно сориентируйте гостя, где расположен ваш кабинет, офис. При необходимости внесите имя гостя в список на пропуск. Встречайте гостя при входе или в приемной (это может сделать ваш помощник / секретарь) и проведите в офис. Если используете лифт, придержите дверь для гостя (гость заходит первым). Если вы используете двери, вращающиеся хозяин проходит первым, чтобы иметь возможность указать гостю направление дальнейшего движения | При необходимости |
|||
СИТУАЦИЯ | ДЕЙСТВИЯ ХОЗЯИНА | ДЕЙСТВИЯ ГОСТЯ | |||
Приветствие | Поздоровайтесь, улыбнувшись и пожав руку. При встрече в кабинете / индивидуальном рабочем месте - поднимитесь и выйдите из-за стола | Аналогичные действия для поздравления | |||
Верхняя одежда, головной убор | Повесьте верхнюю одежду и головной убор гостя | Подождите, пока хозяин покажет, где повесить верхнюю одежду и головной убор. Если такое место не будет указано, положите вещи на соседней с вашим стул | |||
Размещение | Предложите сесть, указав место, которое будет не только комфортным, но и достаточно удобным для ведения записей. При этом гость и хозяин должны сидеть как равные, а стол не должен быть барьером между ними | Подождите, пока хозяин не укажет вам место, где сесть (возможно, вам предложат перейти в другое помещение). Не ставьте ничего на стол хозяина - это его территория. Портфель или сумку лучше всего поставить на пол. Если вы хотите переставить предложенный стул или кресло, сделайте это только с разрешения хозяина офиса | |||
СИТУАЦИЯ | ДЕЙСТВИЯ ХОЗЯИНА | ДЕЙСТВИЯ гостя |
Неформальная беседа | Продолжительность неформальной беседы - от 3 до 5 минут, после этого переходите к делам (вы можете предложить гостю кофе, чай и воду или сок) | инициатива принадлежит хозяину, если он предложил встречу; в противном случае инициатива за гостем. |
Начало беседы | Сразу, если это не было сделано при назначении встречи, определите время, которое вы можете отвести для беседы с вашим гостем | 3 пониманием отнеситесь к возможным изменениям во временных рамках встречи |
Бизнес-карты | Предложите гостю свою карточку, а также карточку организации, которую вы представляете | Попросите карточку хозяина офиса / органе по ции, которую ресничка представляет, если ее вам не предложили. Если бизнес-карты находятся в специальной подставке (хо-лидерах), перед тем, как взять одну, спросите разрешение у хозяина офиса |
Курение | Спросите разрешение у гостя (МВИ не будете отрицать? ») | Старайтесь воздержаться от курения |
Перерывы в беседе | Не отвлекайтесь на телефонные звонки и на других визитеров, если они только не связаны с какой-то экстремальной, срочным делом. Если же вашего кабинета | Если хозяев офиса вынужден переговорить по телефону, спросите (это возможно сделать и с помощью соответствующих жестов), хотел бы вел вести разговор без присутствия сторон- |
СИТУАЦИЯ | ДЕЙСТВИЯ ХОЗЯИНА | ДЕЙСТВИЯ ГОСТЯ |
кто-то зашел, коротко представьте присутствующих | НИП (надо вам выйти). Если в кабинет хозяина кто-то зашел, поздоровайтесь, поднявшись | |
Прощание | При соответствующих условиях положительно оцените факт встречи, ее результаты. Проведите гостя в приемную (до лифта или к выходу). Если визитер задерживается, извинившись, скажите, что вы ограничены во времени (ваш помощник / секретарь может напомнить вам о следующей запланированной встрече) | Поднявшись, пожмите руку. Не задерживайтесь без необходимости, не затягивайте беседу. При благоприятных, положительных результатах встречи возможно написание лис-и благодарственные |