ВРЕМЯ ВИЗИТА

Первое и очень важное - не забывайте договориться о необходимой вам встречу, иначе вы просто потратите свое время, придя без предварительного соглашения; при этом вы выставите себя в невыгодном свете (как неорганизованная человек, который, к тому же, не ценит чужое время).

Договорившись о встрече, приходите на нее вовремя - это ваша обязанность как гостя. Не опаздывайте и не заставляйте никого ждать. Если высокое должностное лицо будет вынуждена ждать ваш приход, вряд ли она захочет вести дела с вами и вашей фирмой в будущем. К тому же, придя на встречу нервным и запыхавшимся (ведь, очевидно, спешили), вы будете вынуждены потратить дополнительное время для того, чтобы устроиться, сбросить напряжение от дороги и сконцентрироваться на бизнесе.

Лицо, назначила встречу и определила ее время, должна на момент прихода посетителя быть свободной и готовой к беседе.

Если вы - хозяин и вы не вкладываетесь в запланированный рабочий график, предупредите об этом посетителя, как только он придет. В зависимости от того, насколько может сократиться запланирована с ним встреча, гость может или согласиться подождать, или решить прийти позже или перенести переговоры на другой день и время. В подобной ситуации старайтесь предоставить посетителю возможность выбрать из нескольких вариантов переноса вашей беседы, не оставляйте его перед единственным выбором. Также не заставляйте вашего гостя сидеть в приемной и чувствовать себя некомфортно от мысли, что вы о нем просто забыли или он стал жертвой вашей неорганизованности.

Если гость вынужден подождать некоторое короткое время, вежливым будет предложить ему чай, кофе, воду. В пригодятся удобный стул / кресло и несколько свежих журналов.

Если вы - гость и вы опаздываете более чем на 10 минут, позвоните и предупредите об этом лицо, вас ждет (или ее помощника). Предложите возможность отменить или перенести вашу встречу. Придя с опозданием, обязательно извинитесь перед хозяином.

Прибытие

Хозяин должен четко и доступно объяснить гостю, как лучше добраться до места назначения (человек, потратила драгоценное время, разыскивая нужный адрес, вряд ли прибудет на встречу в хорошем настроении). Необходимо также указать, куда конкретно следует идти посетителю после того * как он придет по указанному адресу (в приемную при входе? На третий этаж? В 573 комнату? Слева от лифта по коридору?). В некоторых случаях посетитель должен расписаться при входе и получить пропуск. Максимально облегчить для гостя прохождения всех формальностей, связанных с вопросами безопасности, - обязанность хозяина. Это включает и гарантию того, что имя лица, пришла к вам на встречу, занесены в соответствующий список посетителей.

Если вы гость, без задержки сообщайте о своем прибытии к месту назначения: в приемной назовите свое имя, организацию, фирму, компанию, которую вы представляете. Вручите свою визитную карточку (с перечисленными должностями, что вы занимаете), а также назовите человека, с которым у вас запланирована встреча. Будьте вежливым ко всем присутствующим. Если лицо, к которому вы обращаетесь в приемной, разговаривает по телефону, спокойно подождите, пока она освободится и сможет уделить вам внимание. Когда вы приходите к большой организации, часто полезно знать дополнительный номер (telephone extension) офиса лица, с которым вы встречаетесь. Таким образом вы можете сообщить хозяина или его помощника, вы на месте, и кто-то из них придет, чтобы провести вас в офис.

Никогда не следует приносить еду или напитки к чужому офиса, если только вас не попросили обеспечить пищу для запланированной встречи. (Никому не захочется смотреть, как вы едите, а затем, возможно, и убирать за вами).

ПОЗДРАВЛЕНИЕ

Посетитель и хозяин имеют пожать друг другу руки и обменяться приветливыми улыбками (подробнее смотрите раздел 3 "Умение общаться": "Поздравления и рекомендации»). Если для проведения беседы необходимо перейти в другое помещение (например комнату переговоров), хозяин должен заранее обеспечить такую возможность, чтобы избежать неэффективной траты времени.

ВЕРХНЯЯ ОДЕЖДА, головной убор

Хозяину следует предложить повесить верхнюю одежду или головной убор гостя. В некоторых организациях существует централизованный гардероб или же есть возможность оставить одежду в приемной. В случае, когда в гардеробе большая очередь, можно забрать верхнюю одежду в офис хозяина. (Этот вариант допустим, но не всегда желателен.)

Если хозяин не покажет, куда можно повесить / положить ваши вещи в его офисе, просто положите их на соседней с предложенным вам стул или кресло.

РАЗМЕЩЕНИЕ

Хозяин указывает гостю, где можно сесть. В свою очередь посетитель, не спешит сесть на первый попавшийся место, что ему понравилось или ближайшее к нему, а ждет, пока хозяин определит, каким будет размещение. Если по какой-то причине хозяин, не указал гостю место (возможно, просто забыв об этом), приемлемым и подходящим шагом будет перед тем, как устроиться в удобном кресле, спросить, где сесть. Во-первых, очевидно, вы будете чувствовать себя некомфортно, когда вдруг выяснится, что вы заняли чужое место. Во-вторых, может оказаться, что ваша беседа будет проходить в другом помещении, а не там, куда вы сначала зашли.

Если встреча будет происходить не в кабинете хозяина, он заранее убедиться, что отведено, запланировано помещение готово, имеет надлежащий вид и будет свободным в нужный для этого время. Где бы ни было запланировано проведение беседы, хозяин должен предоставить посетителю удобно, достаточного размера место, которое позволяло бы при необходимости делать заметки.

Сергей Никонов, партнер юридической фирмы, пришел на встречу со своим клиентом, Василием Облаком, в его офис. После приветствия и рукопожатия Василий предложил Сергею сесть в кресло. Еще произнося последнее слово, Василий понял, что, придя утром в кабинет, он оставил на этом кресле сырой от дождя плащ. Чувствуя себя очень неудобно, Василий быстро вскрикнул: "Подождите!", Стянул плащ с кресла и добавил "Садитесь, пожалуйста". К сожалению, это кресло было единственным свободным местом в кабинете хозяина, поэтому, несмотря на все усилия Василия быть гостеприимным хозяином, оказалось, что его гостю было предложено сырое сиденья.

Хозяин должен подняться и выйти из-за стола, чтобы поздравить посетителя. Сидеть с посетителем лучше всего как равные, не подчеркивая статус присутствующих: "гость - хозяин". В случае, когда размеры кабинета или индивидуального рабочего места не позволяют гостю и хозяину сидеть рядом за столом переговоров, можно поставить стул посетителя непосредственно у рабочего стола хозяина, или же перейти к другому, более удобного, помещения. Стол не должен быть видимым барьером между гостем и хозяином. В то же время важно, чтобы присутствующие не сидели очень близко друг к другу. Наличие подходящей, принятой в деловых отношениях, расстояния помогает сохранять и поддерживать вашу профессиональную репутацию. Деловой этикет определяет, что комфортной расстоянием при общении в рабочей ситуации? примерно 90 сантиметров, что практически равно длине вытянутой руки.

Светлана Пилипенко, менеджер фирмы, попросила зайти к ней свою коллегу, Оксану Иващук, чтобы и рассказала, какие вопросы обсуждались на рабочем заседании, где она не смогла присутствовать. Не успела Светлана предложить Оксане сесть, как и начала рассказывать о горячей дискуссии на заседании. Переполненная эмоциями, Оксана ходила по кабинету, все приближаясь к Светлане, которая вынуждена была отступать назад. В результате, на момент окончания Оксаной ее рассказы, Светлана оказалась прижатой к стенке.

Посетитель не должен двигать предложенный ему стул или кресло без разрешения / соответствующего предложения хозяина. Если вы передвигали стул, после окончания встречи поставьте его на место. В том случае, когда вам необходимо приблизиться к чему-то, а расположение вашего стула не дает такой возможности, попробуйте сначала наклониться в нужном вам направлении, если же этого окажется недостаточно, встаньте на некоторое время, чтобы можно было увидеть документы / материалы, которые обсуждаются .

Гостю не следует ставить свой портфель / сумку на рабочий стол хозяина - это его территория. Не надо также без разрешения трогать, брать в руки вещи на столе хозяина, даже если они имеют вид игрушек или вы думаете, что это игрушки.

Главный менеджер одной из компаний поставил на своем рабочем столе черную лакированную коробку необычной формы. Когда кто-то открывал коробку, из нее выскакивала кукла-клоун с надписью в руках: "Не трогай моих вещей". Очень скоро среди сотрудников не осталось ни одного желающего взять коробку в руки.

НЕФОРМАЛЬНАЯ Беседа

Если инициатором встречи был хозяин, он и начать беседу. В противном случае инициатива принадлежит гостю. Первые минуты беседа должна носить неформальный характер, после этого можно переходить к делам. Как правило, нескольких минут (время, нескольких предложений) достаточно. Гостю невежливо избегать неформальной беседы и сразу переходить к обсуждению деловых вопросов. Обратите внимание на личность хозяина офиса, его настроение (особенно, если вы встречаетесь с ним впервые). Некоторые бизнесмены рассматривают неформальную беседу как важное средство установления благоприятных деловых взаимоотношений. Некоторые относятся к такого рода разговоров как к чистой формальности. В целом считается, что неформальная беседа является необходимым элементом делового общения. Несколькоминутная разговор, который предшествует переговорам, может включать замечания по офиса и его оформление - картины, награды, предметы искусства, книги. В это время хозяин может предложить гостю чай, кофе, сок и т. (Подробнее смотрите раздел С "Умение общаться": "Неформальная беседа: умение слушать и говорить".)

НАЧАЛО ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Хозяин может напомнить об определенной ранее продолжительность встречи или сразу сказать, какое время он может уделить дискуссии (если это не было сделано заранее). В том случае, когда хозяин при любых причин может уделить гостю меньше времени, чем было договорено, он должен сразу предупредить об этом. В свою очередь гость имеет с пониманием отнестись к возможным изменениям и, исходя из конкретной ситуации, выбрать лучший для себя возможный вариант - согласиться на короткую встречу, предложить перенести переговоры и т. Д.

ОБМЕН БИЗНЕС-КАРТОЧКАМИ

Вы можете представить свою бизнес-карту в начале или в конце встречи: в этом случае деловой этикет не определяет жестких норм, выходите из конкретной ситуации, из того, как проходит разговор. Если хозяин не предложил своей карты / карты компании, которую он представляет, посетитель перед тем, как уйти, может попросить ее. Если бизнес-карты стоят в специальной подставке (холдере), перед тем, как взять одну, следует спросить разрешение.

Вы можете предложить две свои / своей компании карточки - одну для хозяина, одну для его помощника / секретаря. В свою очередь вы можете попросить также две карточки - одну для вашего Rolodex, одну для файла клиента / файла его компании. (Подробнее об этикете бизнес-карточек смотрите раздел 3 "Поздравления и рекомендации": "Этикет бизнес-карточек»).

КУРЕНИЕ

Гость должен пытаться воздерживаться от курения. Хозяин перед тем, как зажечь, имеет всегда спросить разрешение у посетителя.

Перерывы в беседе

Никто не любит прерываний, вмешательств в ход переговоров, но иногда их можно избежать. Хозяин не должен принимать телефонные звонки или других посетителей во время запланированной встречи, если только они не вызваны срочными делами, чрезвычайной ситуацией. Если же хозяин все-таки вынужден переговорить по телефону, гость должен сказать или соответствующими жестами, движениями, мимикой показать, что он готов выйти из кабинета для того, чтобы хозяин мог обсудить деловые вопросы в частном порядке. В случае, когда во время встречи в кабинет зайдет кто-то другой, хозяин должен представить присутствующих друг другу, при этом гость обязательно поднимается со своего места.

ПРОЩАНИЕ

Хозяин должен провести посетителя в приемную или к лифту или выхода из учреждения. Не надо рассчитывать на то, что гость сможет без проблем найти дорогу обратно (выход), время коридоры офиса, компании могут стать настоящим лабиринтом для человека, проходить ними. Более того, если хозяин просто попрощается и закроет за гостем дверь, его поведение будет свидетельствовать, что корпоративная политика его фирмы не включает вежливости и уважения к клиентам.

В том случае, когда вы провожаете посетителя к лифту, дождитесь, пока тот подойдет и двери откроются. Пожав руку гостю, скажите что-то приветливое, любезное, например: "Я высоко ценю то, что мы смогли встретиться".

В случае, когда посетитель задерживается (несмотря на то, что все запланированные вопросы обсуждены), можно сказать, что вы следующую встречу, или же попросить вашего помощника или секретаря напомнить о других запланированы переговоры.

Посетитель не должен задерживаться дольше, чем этого требуют дела. Он пожать хозяину руку при прощании и поблагодарить за его время. Позже, в зависимости от обстоятельств, результатов встречи, возможно направить хозяину письмо-благодарность.

Визит в офис, кабинет или индивидуального рабочего места вашего коллеги предполагает соблюдение многих из вышеизложенных правил.

В случае договоренности о встрече с кем-либо из ваших коллег в его офисе не заходите в кабинет, если в момент вашего прихода там никого нет. Если приемной нет, ждите коллегу у дверей. В любом случае перед тем, как войти, постучите в дверь, даже, если они открыты. Таким образом вы предупредите вашего коллегу о своем приходе. Подождите, пока на вас обратят внимание, отреагируют на ваше появление, и потом заходите. Если человек говорит по телефону, подождите в коридоре, пока разговор закончится, или придите позже.

В офисе коллеги не спешите сесть, подождите, пока вам укажут соответствующее место. Если телефонный звонок "вмешался", прервал вашу беседу, спросите словам или с помощью жестов и мимики, следует вам временно выйти. Не ставьте никаких личных вещей - портфель, бумаги, чашку кофе - на рабочий стол хозяина, это его собственное рабочее пространство. Спросите разрешение, сказав, например: "Могу ли я поставить мой кофе на стол? Не будете ли вы / будешь против, если я поставлю сюда мой кофе?" Передвигайте предложенный стул / кресло только с разрешения хозяина и обязательно поставьте его на место перед тем, как уйти.

Если вам необходимо использовать чужой кабинет, индивидуальное рабочее место или какое техническое оборудование (ксерокс, факс и т. Д.), Прежде всего получите на это разрешение. При этом помните, что ни в коем случае нельзя эксплуатировать предоставлено вам право: не интересоваться содержанием бумаг на столе хозяина, не изучайте файлы, находящиеся в кабинете. Если вам необходимо одолжить что-то, верните эту вещь без задержки и в хорошем рабо * почему состоянии. Поблагодарите сотруднику за предоставленную возможность.