КАК БЕРЕЧЬ И ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ Рабочее время

По своей сути этикет - это проявление уважения к другим с максимальным учетом их интересов. Важным и одновременно простым средством проявления уважения в бизнесе есть проявление уважения к времени. Всегда уважайте свой и чужое время. Умение правильно и эффективно использовать время - чрезвычайно важный элемент делового этикета. Помимо демонстрации вашей организованности и умения справляться с большим объемом работы, эффективное использование времени также положительно влиять на ваши отношения с коллегами и клиентами. Никому не нравится терять собственное время через лицо, постоянно опаздывает на встречи или не в состоянии завершить работу к определенному сроку. Конечно, иногда объективные обстоятельства не позволяют быть на месте вовремя или закончить задание в запланированные сроки, и никакое планирование здесь, к сожалению, не помогает. Осознавая такую возможность и несмотря на нее, надо всегда стараться избегать таких ситуаций, когда бы время медлил бесполезно. Не будем забывать, что в мире бизнеса время - это деньги.

Все осознают, что не всегда возможно выполнить работу вовремя. В деловом мире подобные ситуации не редкость. Однако чрезвычайно важно не делать для себя привычкой подобные задержки и пропуски определенного срока. Ведь если вы постоянно не вовремя выполняете поставленную задачу, это соответствующим образом характеризует вашу способность организовать свою работу. В том случае, когда задержка очевидна и вы никак не можете ее избежать, вам необходимо еще до определенного срока сообщить об этом все заинтересованы в вашей работе стороны, обязательно указав причины, которые привели к возникновению подобной ситуации. При этом вы должны также назвать новый, по вашему мнению, реальный срок выполнения задания, и затем приложить все усилия для того, чтобы работа была выполнена вовремя. Одна задержка в сроках не станет концом вашей карьеры; две задержки дадут основание коллегам и начальству поставить под сомнение качество ваших способностей и умений; трех задержки и больше - и вы можете остаться без работы!

Чтобы избежать подобных нежелательных для вас ситуаций, попробуйте следовать этим ориентиров при использовании вашего рабочего времени:

· Используйте только один календарь, один ежедневник. Записывайте все ваши встречи, дела, которые необходимо выполнить, и соответствующие сроки выполнения и т. Д. только в одном календаре / деловом дневнике. Имея под рукой только один расклад, который поможет более четко представлять общую перспективу, вы будете более подготовлены к выполнению поставленных задач, а также хранить время, так как не будете перелистывать страницы шести различных дневников.

· Старайтесь не планировать себе работу больше, чем вы реально можете выполнить, и всегда оставляйте при этом время на непредвиденные события. Например, вы можете планировать ваши встречи с определенным разрывом во времени, тогда в случае, когда предыдущая встреча продлится более указанного времени, следующая все равно начнется вовремя, без задержки. Выбрать то, что вы планируете к своему рабочему расписанию, значит определить задачи, требующие выполнения, а также установить свои приоритеты.

· Организуйте свое расписание: подтвердите запланированы встречи; уточняйте детали, связанные с расположением места встречи, список присутствующих и кругом вопросов, которые будут рассматриваться; заранее готовьте необходимые материалы и складывайте их в соответствующем порядке; планируйте ваш маршрут; выходите раньше, чтобы раньше (на несколько минут) быть и в назначенном месте. Это позволит вам еще раз посмотреть ваши записи; осмотреть место, где вам придется работать, что придаст вам необходимую уверенность, а также поможет предсказать (и решить) проблемы, которые могут возникнуть. А это в свою очередь сэкономит много времени. Простым и при этом достаточно надежным средством избегать опозданий может быть обычная перестановка стрелок вашего наручных часов, как и часов в офисе и машине, на 5-7 минут вперед. Таким образом, даже "опаздывая", вы все равно будете вовремя. Если же вы по каким-то причинам все же опаздываете, обязательно предупредите об этом лицо, ждет вас.

· Установите для себя реальные сроки выполнения работы. При этом по возможности создавайте себе благоприятные условия. Время материалы, которые вы пообещали подготовить до вторника, потребуются только в среду.

· Думайте перед тем, как что-то сказать или ответить собеседнику. Давайте себе время (несколько минут), чтобы осознать сказанное / изложенный материал, тщательно продумайте свой ответ и затем выражайте ее вслух. Подумайте, сколько времени даром пропадет, если вы дадите непродуманной ответ и, как результат, столкнетесь с необходимостью разъяснить сказанное. Згаеться время и ваши усилия.

· Отложите, переносите на завтра то, что вам действительно нужно выполнить сегодня. Иными словами, определяйте свои приоритеты, ставя наиболее важные, срочные задачи первыми. Если вы потратили три часа, возвращая звонки, которые никак не связаны с выполнением вашего основной задачи, проблемы с эффективным использованием времени очевидны.

· Максимально используйте свой автоответчик.

Когда вы завершаете важный проект и у вас остается минимум времени, используйте автоответчик для того, чтобы минимизировать отвлечение на телефонные звонки. Лица, которые звонят, очевидно, хотят иметь вашу полную внимание во время разговора (рассчитывают на вашу полную внимание при разговоре, захотят, чтобы вы имели возможность с полным вниманием отнестись к сказанному ими). Убедитесь, что информация на автоответчике вы указали время, когда вы сможете вернуть вызовов.

· Записывайте услышанное. Определение основных, ключевых положений, которые обсуждались на встрече, важнейших принятых решений поможет вам сосредоточиться на приоритетных направлениях дальнейшей работы и не тратить время на незначительные детали. Кроме того, то, что вы делаете заметки, продемонстрирует вашу заинтересованность, внимание к тому, что происходит, а также ваши намерения изучать поставленные вопросы позже.

· Старайтесь только один раз работать с определенным документом. Попробуйте придерживаться принципа "сделай сейчас». Если вам не нужен определенный документ, бумага и вы знаете, что он вам больше уже не понадобится, выбрасывайте его. Если вы собираетесь использовать его в будущем, Подшивайте в файл. Если вы действовать согласно этому документу, действуйте сейчас.

· И последнее - не пытайтесь быть сверхчеловеком. Работая в группе, мы часто чувствуем необходимость взять на себя дополнительную ответственность, чтобы продемонстрировать свои способности и желание быть членом команды. Сдерживайте внутреннюю потребность еще раз проявить себя и помните, что лучше сделать несколько дел действительно очень хорошо, чем больше, но с меньшим качеством. (Лучше меньше, да лучше.)

Одним из самых важных аспектов умение правильно, рационально использовать рабочее время является отказ другим сотрудникам в желании отвлечь от выполняемой работы, благодаря чему сохранить ценные для вас минуты, а иногда - часа. Большинство людей теряют чужой рабочее время бессознательно, и в любом случае, какими бы ни были их намерения, время, взят ими в вас, не возвращается.

Приведем несколько возможных шагов, которые помогут предотвратить эксплуатации (разбазариванию) другими вашего рабочего времени и, как результат, приведут к более эффективному использованию времени:

· Во время беседы помогайте собеседнику высказать его мнение. Для этого задавайте вопросы, требующие открытой ответы, а не ответы "да - нет". Например, вопрос "Как вы получили такие данные? Что это значит?" могут лучше помочь собеседнику сформулировать мнение и высказаться по сути, чем вопрос "вы проверили полученные данные?"

· По возможности используйте жесты, позу, чтобы избежать нежелательной затраты времени. Когда кто-то заходит в ваш офис (индивидуального рабочего места) и вы чувствуете реальную возможность вмешательства и прерывания вашего рабочего процесса, вы можете продемонстрировать свое нежелание или невозможность быть оторванным от дела. Продолжайте писать или работать на компьютере. Подобное поведение может отбить у человека желание начать разговор, ведь она увидит, что вы чем-то заняты. (Конечно, лучшим решением проблемы, когда вы действительно не хотите никаких отвлечений, будут закрыты двери вашего офиса - если вы их имеете).

· Договариваясь о рабочей встрече по возможности конкретно определите время начала и завершения обсуждения, сказав, например: "Давайте рассмотрим эти данные с двух до второй тридцати". Такой вариант предложения будет значительно лучшим, более эффективным, чем простое: "Давайте встретимся для обсуждения в другой." Вежливо, но твердо давайте коллегам (не начальству) понять, когда вас будет время для общения с ними, а когда будете абсолютно заняты и не сможете допустить никаких отвлечений.

Деловые люди всего мира каждый рабочий день теряют значительное количество времени в поисках утерянных или положены в неподходящее место материалы и документы. Исследования, проведенные в США, показывают, что должностные лица, администраторы, руководители среднего уровня ежегодно теряют бы недель, разыскивая нужные им материалы на захламленных рабочих столах и среди неупорядоченных файлов. Чем больше бумаг вы откладываете в сторону, тем труднее вам будет через некоторое время найти действительно нужные материалы.

Результаты, полученные различными американскими исследовательскими организациями, свидетельствуют, что:

· 80% бумаг, подшиваются в файлы, в дальнейшем никогда не используются;

· Работа с деловыми бумагами является самой большой проблемой малого бизнеса;

· Около 85% беспорядочно накопленных старых, ненужных материалов является результатом неорганизованности, а не ограниченности рабочего пространства.

Вместо того, чтобы хранить бумаги, потому что "вы, возможно, когда нуждаться их", спросите себя: "Какова вероятность того, что мне понадобятся эти конкретные бумаги? Могу ли я заменить их другими, подобными? / Ли я другие, подобные материалы? Имеет ли кто-то копии этих бумаг Что худшее может произойти, если я не буду иметь этих бумаг? "

Дополнительные вопросы также могут помочь вам решить, что делать с конкретными документами и материалами - оставлять их в своих файлах, или выбросить в помойку:

· Ли храню я данные материалы на всякий случай, без реальной причины для того, чтобы подшить их в файлы?

· Почему я храню эти материалы: потому, что мне дала их конкретное лицо; том, что они имеют привлекательный или чрезвычайно официальный, деловой вид, который, соответственно, повлияет и на мой имидж?

· Хорошо я представляю себе возможности дальнейшего использования конкретных материалов?

· Ли требовать я эти бумаги в ближайшие шесть месяцев?

· Нужны мне эти документы для решения определенных юридических вопросов, или же для оплаты моих налогов?

· Есть ли у меня копии этих материалов?

· Ли записаны эти данные на компьютерном диске?

· Думаю ли я сохранить эти бумаги, так как "я всегда так делаю" (по привычке)?

Вид вашего офиса, кабинета, индивидуального рабочего места, а также умение контролировать бесконечный поток деловых бумаг и подшивать в файлы только действительно необходимые документы, которые проходят через ваши руки, в значительной степени характеризует вас как организованную (или нет) человека. Когда вы освободитесь от ненужных, старых бумаг, вы получите больший контроль над своим временем и рабочим пространством.

Об ваше умение беречь и эффективно использовать рабочее время свидетельствует не только хорошо организованное рабочее место, но и упорядоченный кейс, портфель. Беспорядочно составляя деловые материалы в ваш портфель без всякого умысла упорядочить их должным образом, вы тем самым подвергаете себя опасности выглядеть в будущем непрофессионально и даже смешно. Это может произойти, когда вы начнете поспешно сортировать, раскладывать бумаги перед коллегами, начальством или клиентами, пытаясь найти нужные, необходимые вам в конкретный момент. В подобной ситуации тратой будет не только ваше время, но и время лица, которому придется ждать, пока вы разберетесь, что к чему, и сможете адекватно общаться с ней. Гарантировано, что таким образом вашем профессиональном имиджа будет нанесен сильный удар и он будет сделан вашими собственными руками.