Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

Конфиденциальность и безопасность офисных документов И МАТЕРИАЛОВ

Как правило, вы работаете на кого-то, кто выплачивает вам зарплату. Подобные отношения предполагают, что вы обнаруживаете по фирмы, компании, организации, где вы работаете, или же в отношении человека, на которую вы работаете, профессиональную лояльность.

Вы обнаруживаете свою лояльность к коллегам или начальству, когда подсказываете им шаги, которые могут помочь общему делу (бизнеса) и принести выгоду; когда вы удерживаете их от действий, которые могут нанести вред; когда защищаете их (цивилизованными средствами) от нападок и недоброжелательных заявлений или выступлений.

Лояльность - черта, которая чрезвычайно высоко ценится в деловом мире. Многие бизнесмены, которые подбирают себе сотрудников, определяют лояльность как единую, наиболее важную черту, необходимую для их персонала. Такая высокая оценка лояльности понятна, ведь сотрудники, которые прилагают усилия для поддержки, развития и расширения бизнеса, для защиты его от конкурентов, - основа успехов любой компании, фирмы или организации.

Выполняя свои обязанности, сотрудники, как правило, становятся осведомленными информации, раскрытие которой может нанести как материальные, так и моральные убытки другим лицам или их компании (фирме, организации) в целом.

Многие компании понимают, что раскрытие их сотрудниками информации, которой они обладают, может нанести вред как всей организации, так и отдельным ее представителям. Исходя из этого, они вносят в контракты о найме на работу соответствующие положения о конфиденциальности и неразглашении информации. Такие положения четко определяют, что сотрудник не имеет права делиться с кем-либо информацией, связанной с деятельностью его компании, ради выгоды и успеха другой фирмы. Эти пункты контракта - не просто формальность; они чрезвычайно важны, так как юридически определяют рамки вашего поведения и определяют ее после принятия на работу в конкретную организацию. Если вы подписали контракт, содержащий положения о конфиденциальности и неразглашении информации, имейте его копию и обязательно осознайте, о чем в нем идет речь. В некоторых фирмах соответствующие вопросы просто обсуждаются перед приемом на работу каждого конкретного человека.

В каждом бизнесе есть закрытая информация: об отдельной специфической выполняемую работу; о патентах и заключены контракты; о продажах и прибыли; о производстве и внедрение новой продукции. Этот список может быть бесконечным. Как можно избежать раскрытия конфиденциальной бизнес-информации?

Ватт непосредственный начальник проинформирует вас (если имеет соответствующее право) об имеющейся конфиденциальную информацию и правила по работе с материалами. Можно ожидать от него ответы на следующие вопросы:

· Какие документы являются конфиденциальными? Существуют степени конфиденциальности? Если да, какие они?

· Ли ваш начальник и вы единственные, кто может пользоваться конфиденциальными материалами? Если нет, кто кроме вас имеет право работать с ними?

· Имеете ли вы право открывать пакеты материалы с надписью "Конфиденциальное"? Если нет, кто кроме лиц, названных в пакете, материалах, может это сделать?

· Должны ли вы каждый раз получать от вашего начальника разрешение на работу с конкретными конфиденциальными материалами? Если нет, в каких случаях вам не нужен такое разрешение? Если да, каким может быть ваше решение в случае отсутствия начальника?

· Имеет ли кто-то разрешение на вынос, перемещения вещей из кабинета вашего начальника? Кто эта / эти лица? Если такого права никто не имеет, как вы должны реагировать на подобную просьбу со стороны других?

Поставив такие вопросы, вы тем самым продемонстрируете вашему начальнику, что вы действительно серьезно подходите к проблеме конфиденциальности офисных материалов и документов и готовы всеми возможными для вас средствами сохранять закрытость соответствующей информации.

Если по характеру работы вы имеете дело с конфиденциальными материалами, это, очевидно, предполагает ваше обязательство не раскрывать их содержание, а следовательно, научиться держать в тайне определенные секреты. Постоянный доступ к конфиденциальным материалов в свою очередь ежедневно требует от вас быть очень внимательным и осторожным в отношении своих слов в присутствии других, а также быть готовым к тому, что найдутся желающие получить от вас определенную информацию. Очень серьезно и ответственно отнеситесь к своим обязанностям оберегать закрытость соответствующей бизнес-информации, ведь ваша работа, ваше будущее могут зависеть и, очевидно, будут зависеть от этого.

Более уверенно чувствовать себя в ситуациях, связанных с такой "информационной закрытостью", вам помогут советы опытных бизнесменов:

· Всегда знайте, кто в вашей фирме, офисе, компании и т. Д. вправе обсуждать вопрос конфиденциальных офисных материалов и документов, и не обращайтесь с подобными проблемами ни к кому другому.

· В любой ситуации оставайтесь осторожным и благоразумным.

· Если вам приходится обсуждать в публичном месте (что чрезвычайно нежелательно) рабочие вопросы, особенно связанные с информацией закрытого характера, говорите тихо, чтобы посторонние не смогли услышать сказанное.

· Если сотрудник, не имеющий разрешения на работу с конфиденциальными материалами, хочет получить их от вас, не колеблясь отказывайте, мотивируя закрытым характером документов.

· Никогда не оставляйте без присмотра конфиденциальные документы на вашем рабочем столе.

· Не придавайте другим возможности читать конфиденциальные материалы, которые находятся на вашем рабочем столе или на экране монитора. Всегда переворачивайте документ написанным вниз или закрывайте в ящик / сейф, когда не работаете с ним.

· Не делитесь конфиденциальной информацией ни с кем из родственников, близких или знакомых, как бы вам этого не хотелось.

Если же вы все-таки решили рассказать кому-то о том, что связано с вашей работой и имеет закрытый характер, заранее предупредите это лицо о своем намерении. Это придаст вашему собеседнику возможность понять, что, получив от вас соответствующую информацию, он в будущем может попасть в сложную, или невыгодную для себя ситуацию.

В случае, когда вы оказались в подобной ситуации и кто намерен поделиться с вами конфиденциальной информацией, дайте понять собеседнику возможные последствия его открытости. Пусть он еще раз взвесит все "за" и "против", оценит, насколько необходимо и стоит раскрыть закрыто. Порой бывает очень сложно, или даже невозможно, принять на основе конфиденциальности информацию, которая имеет важное значение для вашего бизнеса. Об этом необходимо сразу и недвусмысленно предупредить собеседника для того, чтобы в будущем, когда вы передадите услышанное своим партнерам, начальству и т. Д., Не стоял вопрос о вас как человека, которому нельзя доверять.

Мы все иногда делаем случайные ошибки, передавая без всякого намерения информацию, которую мы получили как конфиденциальную (то, что называется "слетело с языка"). Лучшее, что можно сделать в подобной ситуации, - верить, что эта оговорка будет расценена вашими коллегами, начальством, партнерами именно так (как досадная ошибка, а не застарелая привычка), и стараться не допускать подобного в будущем.

Современные технологии значительно облегчают работу и взаимные контакты бизнесменов. В то же время современные технологии облегчают желающим возможность использовать конфиденциальную информацию, которой владеет ваша фирма, компания или организация. Вот почему информационная безопасность является неотъемлемой составляющей делового этикета. В конце концов, что может быть невежливым, чем создание возможности для того, чтобы конфиденциальные материалы вашей компании попали в чужие руки?

Многие компании имеют конкретно определенные, четкие правила хранения офисных материалов и их безопасности. Если вы не знаете, какова политика вашей организации в этой сфере, спросите у своих коллег, начальника. И никогда-никогда не оставляйте компьютерные диски у ксерокса или в комнате / уголке отдыха у кофеварки!

Приведены дополнительные замечания помогут вам лучше обеспечивать информационную безопасность вашего офиса, фирмы или компании:

· Работая с представителями других организаций, убедитесь в том, что объем информации о деятельности вашей фирмы, которую вы предоставляете деловым партнерам, не превышает необходимого для выполнения определенного конкретной задачи.

· Если вы используете конфиденциальные материалы во время деловой встречи, не удаляйте их заранее, сделайте это в необходимый момент. После использования сразу же спрячьте документы в портфель или сложите их в файл.

· Закончив работу и собираясь домой, спрячьте и закройте всю важную документацию. Если вы принадлежите к людям, у которых хочешь не хочешь всегда "горы" бумаг вокруг, убедитесь, что "горы", которые остаются без присмотра, не содержат никакой конфиденциальной информации, а все документы надежно скрыты.

· Переводя куда конфиденциальные материалы, сложите их в конверт или папку. Если вы выходите с такими документами из своего кабинета или индивидуального рабочего места, они должны находиться в вашем закрытом портфеле.

· Если при определенных условиях вы вынуждены отправить конфиденциальные материалы по почте, сложите их в конверт с пометкой "секретно", а после того положите этот закрытый специальной печатью конверт в другой, который также имеет соответствующую отметку. Таким образом никто не сможет сделать вид, что не видел предупреждения.

· Никогда не выбрасывайте конфиденциальные материалы в помойку. Уничтожайте их.

Очевидно, что соответствующие сотрудники вашей фирмы следят за безопасностью документов, которые существуют в электронном виде, устанавливая специальные коды, шифры, пароли и т. Д. Знайте все существующие в вашем офисе подобные средства, безошибочно и постоянно используйте их.

Назовем несколько возможных способов защитить конфиденциальную информацию, работая на компьютере

· Если вы оставляете свой рабочий стол хоть на минуту, включите экономическую заставку и заблокируйте компьютер

паролем. Если вы не знаете, как это сделать, спросите у сотрудника, который отвечает за вопросы такого рода.

· Распечатывая информацию с компьютера на принтере, которым кроме вас пользуются другие сотрудники, сразу же вынимайте напечатано.

· Храните компьютерные диски с конфиденциальными документами и программами в закрытых ящиках или сейфах.

· Выключайте компьютер на ночь.

· Никому не давайте свои компьютерные диски.

· Не отправляйте никаких конфиденциальных материалов по электронной почте, если только вы не уверены на 100 процентов, что система безопасна.

· Взяв ноутбук в деловую поездку, не оставляйте его без присмотра ни в помещении фирмы, куда вы приехали, ни в гостиничном номере.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее