КОМПЬЮТЕРЫ, ФАКС и копировальной техники в ОФИСЕ

Как бы нам не хотелось думать, что техническое оборудование, которое есть в нашем офисе, принадлежит нам, мы знаем, что на самом деле это не так. Мы используем его временно и, даже имея исключительное право пользования им, не являемся его владельцами - владельцем наша организация. В тех случаях, когда другим сотрудникам необходимо использовать то же оборудование, мы, предоставляя им такую возможность, должны исходить из основных принципов вежливости и порядочности для того, чтобы общий рабочий процесс продолжался без прерываний и задержек.

При том, что для каждого отдельного вида технического оборудования есть отдельный набор правил, существует несколько принципиальных общих норм использования офисной техники:

· Научитесь правильно пользоваться техническим оборудованием. Если вы будете выходить из своих догадок, а не из соответствующих знаний, вы, не желая того, можете стать причиной задержки работы других сотрудников.

· Если вы используете конкретное оборудование с другими, делайте это по очереди (следуйте очереди).

· Если оборудование не работает, почините его, если умеете, или обратитесь к соответствующей лица, может это сделать.

· Если необходимо пополнить бумагу, картридж и т.д., сделайте это.

· Если вы берете оборудование напрокат, вы вернуть его в таком же состоянии, в котором получили.

· Не берите в пользование оборудование, которое вам не принадлежит, без соответствующего разрешения.

· Не просматривайте чужие документы, которые могут находиться у офисной техники.

· После пользования техникой, оставьте оборудование и место у него чистым, опрятным и готовым для работы на нем другого сотрудника.

Используют компьютеры

Каждый сотрудник должен знать, как использовать компьютеры в офисе. Это его прямая обязанность. Если пройдя соответствующий курс (инструктаж), вы все равно есть вопросы, нуждаетесь в помощи, обращайтесь за ней в соответствующей лица или к другим коллегам в удобное для них, а не для вас, время. Ниже приведены основные правила использования офисных компьютеров:

· Координирует свою работу на компьютере с другими проектами. Это даст возможность сотрудникам, которые параллельно с вами используют данный компьютер, заранее знать, когда он будет свободен. Реально оценивайте, как много времени вам нужно. Уважайте введенную в офисе практику использования компьютеров (кто, когда, как долго) и всегда отдавайте предпочтение проектам, которые имеют первостепенное значение.

· Пополняйте бумагу в принтере, добавляйте тонер, прилагайте новые дискеты (при наличии).

· Когда необходимо отремонтировать офисный компьютер, обращайтесь к соответствующей лица.

· Не изменяйте программную конфигурацию компьютера, которым пользуется несколько сотрудников, для своих собственных нужд.

· Не используйте диски или пасворды других сотрудников без их соответствующего разрешения. Всегда подписывайте и маркируйте собственные дискеты: это не только будет экономить ваше время, но и поможет вашим коллегам в том случае, когда вы, по каким-либо причинам, будете отсутствовать.

· Все конфиденциальные материалы, включая компьютерные файлы, являются конфиденциальными (закрытыми для лиц, не имеющих соответствующего права пользоваться ими).

· Никогда не заглядывайте в экран монитора через плечо работающего, читайте конфиденциальные планы, отчеты, файлы.

· Не забывайте соблюдать чистоту в рабочем пространстве и забирать с собой все свои материалы и документы после завершения работы.

· Вежливым и умным е соблюдение политики вашей организации в отношении компьютерных игр на офисной технике.

ИСПОЛЬЗУЕМ ФАКС

Сегодня мы рассматриваем факс как быструю форму почтового отправления. Но не всегда отправлено нами находит своего адресата. Для того, чтобы максимально эффективно использовать факс в своей работе, не стоит забывать об основных принципах:

· Всегда проверяйте, вся необходимая информация содержится на первой странице ("cover page"). К ней относятся: номера телефона и факса, на который отправляется сообщение / информация / материалы; номера телефона и факса, с которого отправляются материалы; имя лица, название департамента / подразделения, куда отправляется факс; имя лица, название департамента, откуда отправляется факс; количество страниц в отправлении; дата и время отправления; любые сообщения, в том числе сообщения о том, является срочным данное отправление.

· Не отправляйте материалы, содержащие разной степени закрытую информацию, без соответствующего разрешения.

· Не отправляйте по факсу материалы, требующих собственноручной подписи / подписей.

· Отправляя материалы на факс, которым пользуется не один человек, всегда звоните соответствующему лицу с тем, чтобы она знала, когда именно будет отправлено. Это имеет особое значение для крупных организаций, где принтер факса может находиться далеко от адресата. К тому же, в некоторых учреждениях факс включается только в определенное время, поэтому предварительный звонок также необходим.

· Творчески выбирайте время отправления вашего факса - возможно, рано утром или во время перерыва, тогда ваша работа не будет пересекаться с работой других сотрудников. При отправке международных факсов учитывайте разницу во времени.

· Соблюдайте правила компании по использованию факсу для собственных нужд: в некоторых организациях сотрудники ни при каких условиях не могут пользоваться факсом для собственных дел; в некоторых - по офисному факса можно заказать билеты на спектакль или обед; в других учреждениях разрешается использовать факс офиса для любых потребностей сотрудников.

· Если вы собрались отправить необходимые вам документы и увидели на факсе поступившие ранее, положите их в отделение для поступлений на имя соответствующего лица (адресата) и не читайте дальше первой страницы. Скажите о факс, пришедший адресату, это освободит человека от необходимости разыскивать Его по всему офису, находясь в сомнениях относительно его поступления вообще.

· Не изменяйте программирования факса и номера, набираемые автоматически, без соответствующего разрешения.

· Пополняйте бумагу и тонер. Если можете, освобождайте факс от бумаги, застрял.

· При необходимости сообщайте заинтересованное лицо о имеющиеся неисправности.

ИСПОЛЬЗУЕМ копировальной техники

При использовании копировальной техники проблемы, возникающие, как правило, можно отнести к одной из двух категорий:

1) работа большого объема и

2) уход за техникой.

Для каждого из названных типов ситуаций есть соответствующие правила.

РАБОТА БОЛЬШОГО ОБЪЕМА

· Как правило, лицо, подошла первой, первой же делает копии. В том случае, когда двое сотрудников подошли одновременно, первой пользуется техникой лицо, которому необходимо сделать меньше копий.

· Если другим сотрудникам надо сделать малое количество копий, только с одной-двух страниц, дайте им такую возможность, прервав вашу работу большого объема. Если вы подошли тогда, когда кто-то копирует большой объем материалов, можно спросить: "Не будете ли Вы / ты против, если я Вас / тебя перерыв? Мне надо сделать только две копии".

Однако если сотрудник с работой большого объема потратил много времени и усилий, готовя технику именно для его потребностей - вложил специальная бумага, установил необходимый ему (больший или меньший) размер, разместив графики или диаграммы на странице - вежливым будет не прерывать его работы, а по возможности вернуться позже.

После завершения копирования материалов большого объема убедитесь в наличии бумаги и при необходимости пополните его.

Не используйте офисную технику для копирования личных материалов, если только вы не принесли собственный бумага и делаете это в нерабочее время. Обязательно убедитесь, что копирование личных материалов на офисной технике приемлема практикой в организации.

Уход за ТЕХНИКОЙ

· При необходимости самостоятельно меняйте картридж / пополняйте тонер, освобождайте машину от бумаги застрял внутри. Если вы не знаете, как это сделать, вы должны обратиться к соответствующей лица, которое может вам помочь. Не оставляйте проблемную ситуацию другому сотруднику.

· Не забывайте после использования снова установить обычный режим и количество копий - как правило, один экземпляр размера стандартной страницы.

· Убирая за собой, не забудьте забрать ваш оригинал (материалы, которые копировали). Очень часто важные, конфиденциальные документы остаются в машине, где их, разумеется, могут найти и находят другие.