Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

Этикет ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ (E-MAIL)

Электронная почта - удобный способ быстрого и эффективного общения. Он, очевидно, никак не похож на написание длинных документов, но одновременно это и не телефонный разговор или беседа с человеком, находящимся рядом с вами. Электронная почта лишена важнейших элементов общения - выражения лица, жестов, поз, тона и интонации голоса. Учитывая эти особенности, этикет устанавливает правила использования e-mail в деловых ситуациях:

· Пишите кратко, четко и понятно. Используйте короткие предложения и короткие абзацы. Предложения должны выражать законченную мысль. Излагайте мысли в логической последовательности.

· Следите за своей речью. Проверяйте правильность написания слов и грамматических конструкций. Никогда не исправляйте ошибки в чужих электронных письмах.

Избегайте шуток. Без соответствующих жестов, позы, тона голоса (которые отсутствуют при электронном общении) то, что вам кажется смешным, может быть расценено адресатом как "плоское", а еще хуже - враждебное или оскорбительное.

· Используйте удобный для чтения формат: печатайте в интервале один; между абзацами делайте интервал два.

· Используйте как малые, так и большие (где необходимо) буквы. Такой текст читать легче, чем написан лишь малыми или только заглавными буквами. Избегайте больших букв для выделения главной мысли.

· Используйте адекватное, соответствующее обращение к лицу, которому направляете письмо: электронный деловое письмо имеет во всем быть деловым и отражать ваш профессионализм.

Избегайте принятых в неформальном электронном общении сокращений и "смайликов" ("smileyз"), они больше подходят для переписки с вашими друзьями и приятелями.

· Всегда подписывайте свои электронные письма. Вы можете создать автоподписи в своей программе электронных писем: ваше имя, название вашей компании, соответствующие адрес, телефон и номер электронной почты будут автоматически появляться в конце каждого вашего письма.

· Не присылайте длинных приложений в ваших писем. Если вам необходимо отправить большой объем материала, свяжитесь с адресатом и выясните, следует отправлять этот материал по электронной почте (возможно, адресат согласен получить его обычной почтой), может их система принять большой объем материала.

· Отправляйте электронные письма только тогда, когда в этом есть реальная необходимость. Не запрокидывайте компьютеры коллег, деловых партнеров и клиентов неважными и ненужными сообщениями. Например, не стоит отправлять коллеге электронное письмо с сообщением о том, что вы передаете ему меморандум. Однако если вы ожидаете от коллеги ответы на переданный ему меморандум к определенной дате и не получили ее вовремя, абсолютно допустимо прислать ему электронное письмо с напоминанием.

· Отправляйте свое сообщение тем, на кого оно рассчитано. Если вы адресной письмо, каждый раз проверяйте, все внесенные в него люди нуждаются вашего конкретного сообщения.

· Не передавайте по электронной почте информации, которая рассчитана только на одного человека. Когда вы пишете электронное письмо, особенно человеку, которого знаете мало, всегда учитывайте возможность того, что ваше отправление могут прочитать и другие. Если вы хотите избежать такой ситуации, предупредите об этом адресата. Для того, чтобы не допустить любой возможности распространения информации, переданной вами, используйте телефон или обычную почту.

· Не читайте электронной почты других без соответствующего разрешения.

· Не давайте чужой электронной почты другим лицам без соответствующего разрешения.

· Перед тем, как отправить ваше письмо, еще раз проверьте правильность адреса и содержание. Если написано не полностью удовлетворяет вас, перепишите, ведь то, что не нравится вам, вряд ли понравится адресату.

· Никогда не отправляйте письмо, будучи раздраженным или разгневанным. Успокойтесь; обдумайте ситуацию, которая сложилась; представьте, как бы вы ответили человеку, если бы она находилась рядом. Еще раз подумайте перед тем, как отправить e-mail: никогда не пишите ничего такого, что вы не могли бы сказать человеку в лицо. Нажав кнопку "Send", вы теряете контроль над своим отправлением.

· Отправляя деловой электронное письмо при необходимости укажите, когда вы ожидаете (вам нужно получить) ответ. Если ответ не предвидится, также укажите это.

· Ежедневно проверяйте вашу деловую электронную почту.

· По возможности давайте ответ на полученные письма в кратчайшие сроки. В том случае, когда подготовка ответа на письмо займет больше времени, чем обычно, в нескольких словах сообщите об этом соответствующее лицо.

· Никогда не посылайте спам ("врат») - разного рода рекламу, сообщения о распродажах и т. Д. - Коллегам и деловым партнерам. Это проявление дурных манер и непрофессионализма.

ЧТО КОГДА ОТПРАВЛЯТЬ: деловое письмо, МЕМОРАНДУМ, ФАКС E-MAIL?

Всегда выбирайте соответствующую форму письменного общения в зависимости от необходимого в каждой конкретной ситуации уровня формальности, конфиденциальности и скорости ответа. При этом помните, что, несмотря на то, какую именно форму вы выбрали - деловое письмо, меморандум, факс или e-mail, стиль изложения должен оставаться неизменным (вы всегда должны стараться выложить необходимое содержание четко, понятно и уважительно).

Если необходим высокий уровень формальности

Используйте не используем

Деловые письма, меморандумы Факсы, электронные письма

Если необходима быстрая ответ

Используйте не используем

Факсы, e-mail Деловые письма, меморандумы

Если необходима конфиденциальность

Используйте не используем

Деловые письма, меморандумы Факсы, e-mail

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее