Этикет ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ (E-MAIL)

Электронная почта - удобный способ быстрого и эффективного общения. Он, очевидно, никак не похож на написание длинных документов, но одновременно это и не телефонный разговор или беседа с человеком, находящимся рядом с вами. Электронная почта лишена важнейших элементов общения - выражения лица, жестов, поз, тона и интонации голоса. Учитывая эти особенности, этикет устанавливает правила использования e-mail в деловых ситуациях:

· Пишите кратко, четко и понятно. Используйте короткие предложения и короткие абзацы. Предложения должны выражать законченную мысль. Излагайте мысли в логической последовательности.

· Следите за своей речью. Проверяйте правильность написания слов и грамматических конструкций. Никогда не исправляйте ошибки в чужих электронных письмах.

Избегайте шуток. Без соответствующих жестов, позы, тона голоса (которые отсутствуют при электронном общении) то, что вам кажется смешным, может быть расценено адресатом как "плоское", а еще хуже - враждебное или оскорбительное.

· Используйте удобный для чтения формат: печатайте в интервале один; между абзацами делайте интервал два.

· Используйте как малые, так и большие (где необходимо) буквы. Такой текст читать легче, чем написан лишь малыми или только заглавными буквами. Избегайте больших букв для выделения главной мысли.

· Используйте адекватное, соответствующее обращение к лицу, которому направляете письмо: электронный деловое письмо имеет во всем быть деловым и отражать ваш профессионализм.

Избегайте принятых в неформальном электронном общении сокращений и "смайликов" ("smileyз"), они больше подходят для переписки с вашими друзьями и приятелями.

· Всегда подписывайте свои электронные письма. Вы можете создать автоподписи в своей программе электронных писем: ваше имя, название вашей компании, соответствующие адрес, телефон и номер электронной почты будут автоматически появляться в конце каждого вашего письма.

· Не присылайте длинных приложений в ваших писем. Если вам необходимо отправить большой объем материала, свяжитесь с адресатом и выясните, следует отправлять этот материал по электронной почте (возможно, адресат согласен получить его обычной почтой), может их система принять большой объем материала.

· Отправляйте электронные письма только тогда, когда в этом есть реальная необходимость. Не запрокидывайте компьютеры коллег, деловых партнеров и клиентов неважными и ненужными сообщениями. Например, не стоит отправлять коллеге электронное письмо с сообщением о том, что вы передаете ему меморандум. Однако если вы ожидаете от коллеги ответы на переданный ему меморандум к определенной дате и не получили ее вовремя, абсолютно допустимо прислать ему электронное письмо с напоминанием.

· Отправляйте свое сообщение тем, на кого оно рассчитано. Если вы адресной письмо, каждый раз проверяйте, все внесенные в него люди нуждаются вашего конкретного сообщения.

· Не передавайте по электронной почте информации, которая рассчитана только на одного человека. Когда вы пишете электронное письмо, особенно человеку, которого знаете мало, всегда учитывайте возможность того, что ваше отправление могут прочитать и другие. Если вы хотите избежать такой ситуации, предупредите об этом адресата. Для того, чтобы не допустить любой возможности распространения информации, переданной вами, используйте телефон или обычную почту.

· Не читайте электронной почты других без соответствующего разрешения.

· Не давайте чужой электронной почты другим лицам без соответствующего разрешения.

· Перед тем, как отправить ваше письмо, еще раз проверьте правильность адреса и содержание. Если написано не полностью удовлетворяет вас, перепишите, ведь то, что не нравится вам, вряд ли понравится адресату.

· Никогда не отправляйте письмо, будучи раздраженным или разгневанным. Успокойтесь; обдумайте ситуацию, которая сложилась; представьте, как бы вы ответили человеку, если бы она находилась рядом. Еще раз подумайте перед тем, как отправить e-mail: никогда не пишите ничего такого, что вы не могли бы сказать человеку в лицо. Нажав кнопку "Send", вы теряете контроль над своим отправлением.

· Отправляя деловой электронное письмо при необходимости укажите, когда вы ожидаете (вам нужно получить) ответ. Если ответ не предвидится, также укажите это.

· Ежедневно проверяйте вашу деловую электронную почту.

· По возможности давайте ответ на полученные письма в кратчайшие сроки. В том случае, когда подготовка ответа на письмо займет больше времени, чем обычно, в нескольких словах сообщите об этом соответствующее лицо.

· Никогда не посылайте спам ("врат») - разного рода рекламу, сообщения о распродажах и т. Д. - Коллегам и деловым партнерам. Это проявление дурных манер и непрофессионализма.

ЧТО КОГДА ОТПРАВЛЯТЬ: деловое письмо, МЕМОРАНДУМ, ФАКС E-MAIL?

Всегда выбирайте соответствующую форму письменного общения в зависимости от необходимого в каждой конкретной ситуации уровня формальности, конфиденциальности и скорости ответа. При этом помните, что, несмотря на то, какую именно форму вы выбрали - деловое письмо, меморандум, факс или e-mail, стиль изложения должен оставаться неизменным (вы всегда должны стараться выложить необходимое содержание четко, понятно и уважительно).

Если необходим высокий уровень формальности

Используйте не используем

Деловые письма, меморандумы Факсы, электронные письма

Если необходима быстрая ответ

Используйте не используем

Факсы, e-mail Деловые письма, меморандумы

Если необходима конфиденциальность

Используйте не используем

Деловые письма, меморандумы Факсы, e-mail