КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

Выберите правильный (наиболее подходящий) вариант ответа.

1. Если вы получили электронное письмо с просьбой не отправлять больше на этот адрес спам, это означает, что вас просят не отправлять:

а) копии писем, отправленных ранее;

б) письма с неправильным адресом (адресованные другому человеку)

в) ненужные вам сообщение: разного рода рекламные материалы, информацию о распродажах и т. д.

2. Вы не имеете домашней электронной почты, поэтому ваш приятель часто посылает на вашу рабочую адрес письма, которые иногда

имеют очень частный характер. Что вам следует делать в таких случаях?

а) как обычно, отправить ему электронную ответ: это ваши личные письма и они никого больше не должны

беспокоить;

б) сразу же прекратить передачу на вашу рабочую адрес любых писем, не связанных с работой. Для связи с

приятелем использовать домашний телефон;

в) просто не отвечать на такого рода письма.

3. Ваш мобильный телефон зазвонил во время важного заседания сотрудников компании. Вы знаете, что вам звонят в

делах. Вы должны:

а) ответить, потому что это деловой звонок;

б) извиниться и тихо выйти из помещения, чтобы иметь возможность переговорить с лицом, позвонила;

в) сразу же выключить телефон и извиниться перед собравшимися.

4. На рабочем семинаре вы получили много бизнес-карточек от новых знакомых и хотите связаться с одним из них и пе

реговориты. Подходящим шагом в этой ситуации с вашей стороны будет:

а) отправить данному лицу e-mail, где выложить необходимое;

б) позвонить этому человеку, "освежить" ваше знакомство и при возможности переговорить о необходимом или
договориться о встрече;

в) зайти в его офис в надежде, что он сможет принять вас.

5. Вы имеете очень ограниченное время, для того, чтобы послать вашему деловому партнеру чрезвычайно важную информацию.

Что вы должны делать?

а) срочно позвонить и оставить сообщение на автоответчике;

б) без задержек отправить подробный e-mail;

в) по факсу отправить необходимую информацию в общий отдел его организации.

6. Ответ на деловые электронные письма необходимо направлять:

а) в течение одного часа;

б) в течение одного дня;

в) в течение 48 часов.

7. Вернувшись с заседания на свое рабочее место, вы проверили сообщения, оставленные на вашем автоответчике
(а их было достаточно много). У вас есть время ответить лишь на несколько входящих вызовов. Вам стоит выбрать:

а) звонок от лица, занимающего высокий пост среди всех, кто вам позвонил;

б) звонок от человека, который настойчиво звонит вам в последнее время;

в) звонок, который вы считаете наиболее важным, хотя при этом он может быть и сложным;

г) звонок, от лица, сказала, что ЕЕ вопрос срочный.

СИТУАЦИИ

Сотрудница фирмы должна была напечатать с компьютера необходимый документ. Последние страницы оказались недостаточно четкими, с чего было понятно, что картридж в принтере практически закончился. Не зная, как заменить картридж, сотрудница оставила проблему следующем пользователю в надежде, что тот будет знать, что и как необходимо сделать. Где была допущена ошибка?

Василий Федорчук старается всегда быть организованным работником. Поэтому через каждый час он, по возможности, делает обязательную 5-10 минутный перерыв, в течение которого слушает радио (не включая его слишком громко), поднимается, чтобы размяться, и пьет сок для поддержания здоровья.

Во время одной такой перерыва Ему позвонил деловой партнер. Василий, стоя у окна со стаканом сока, выключил радио и поднял трубку. Разговаривая с деловым партнером, он смотрел в окно (глаза должны отдохнуть от компьютера). Взглянув на часы, Василий понял, что его короткий перерыв закончился. Продолжая разговор, он сел за компьютер и начал печатать документ, над которым работал с утра. Вспомнив, что он не допил сок, Василий сделал несколько больших глотков и продолжал печатать, продолжая разговор. Где были допущены ошибки?

Ответы на контрольные вопросы

1. в). Термин "спам" означает ненужные, нежелательные сообщения: разного рода рекламная информация, сообщение о

распродажи и т.

2. б). Старайтесь никогда не получать на вашу рабочую электронный адрес никаких личных писем. Попросите ваших друзей звонить, писать вам или отправлять e-maij домой (если вы домашнюю электронный адрес).

3. в). Во время деловых заседаний мобильные телефоны необходимо выключать (если только корпоративная политика вашей организации не допускает другое). Поэтому если вы забыли сделать это перед началом заседания, услышав сигнал, вы должны сразу же выключить телефон и извиниться перед собравшимися. В такой ситуации ваши коллеги заслуживают И рассчитывают на вашу полную внимание.

В том случае, когда вы ожидаете чрезвычайно важный срочный звонок, вы можете предупредить об этом председательствующего и, имея его соответствующее разрешение, услышав сигнал, выйти из помещения, чтобы переговорить по телефону.

4. б). Сначала стоит позвонить вашему новому знакомому. Это более "личный" путь, возможно, этот человек помнит

вас и ваш голос. Электронные письма ничего не стоят, если адресат не может определить, кто именно прислал ему e-mail. Приход к чужому офиса без предварительной договоренности, наугад - проявление низкого профессионализма.

5. а), б). В том случае, когда информация чрезвычайно важна, стоит как можно быстрее оставить сообщение в нескольких

местах: вдруг нужна вам лицо в это время не рядом с телефоном или не проверяет свою электронную почту.

6. б). Деловой этикет предполагает ответ на полученные деловые электронные письма в течение дня. В том случае, когда уверен,

длительный, время вас не будет в офисе или же вы не сможете проверять свою почту, необходимо заранее обеспечить перевод всех деловых e-mail на адрес сотрудника будет временно исполнять ваши обязанности.

7. в), г). в) - ведь вы знаете, что лицо, звонила считает вопрос срочным (и у вас нет оснований сомневаться в ее словах), г) - скорее всего вы выберете этот звонок, потому что доверяете своему деловому и чисто человеческом внутреннему ощущению, и вы чувствуете, что этот звонок - важнейший из всех полученных.

СИТУАЦИИ

Не зная, как поменять картридж в принтере, сотрудница не должна была оставлять проблему для следующего пользователя, а имела обратиться к сотруднику, который отвечает за состояние офисной техники. При отсутствии в организации подобного работника она могла попросить кого-то из знакомых коллег помочь ей. Лучший же выход - самому знать простые элементы ухода за офисной техникой и уметь делать необходимо.

Василий допустил несколько ошибок. Во-первых, он не должен был начинать печатать на компьютере, так как собеседник скорее всего услышит звук клавиш и поймет, что Василий не уделяет беседе надлежащей, полного внимания. Необходимо было закончить разговор, а потом вернуться по начатых дел (к печатанию). Во-вторых, Василий, разговаривая, пил сок. Деловой этикет не допускает жевания или питья во время ведения телефонных разговоров. Можно, и нужно было допросы сок после окончания беседы с деловым партнером.