Деловые заседание

ПЛАНИРОВАНИЕ И ПОДГОТОВКА ЗАСЕДАНИЕ

Если три или более лиц обсуждают вопросы бизнеса, они проводят деловое заседание. Статистика свидетельствует, что средний работник каждую неделю проводит 4:00 на разного рода заседаниях. Исполнитель среднего уровня проводит на заседаниях примерно 35 процентов недельного рабочего времени, а исполнитель высокого уровня - более 50 процентов.

Как правило, деловые заседания необходимы при ведении бизнеса, и если они соответственно (правильно) подготовлены, то могут быть эффективными и результативными. Высокая деловая культура требует тщательной подготовки заседаний организаторами, чтобы таким образом продемонстрировать вежливое отношение к коллегам и деловым партнерам, а также уважение к их времени. Будучи председателем или участником заседания, можно сделать конкретный вклад при его планировании и подготовке, во время проведения, а также после окончания, с тем, чтобы все мероприятие было более эффективным и результативным.

Деловые заседания могут быть формальными, то есть такими, которые проводятся на регулярной основе с конкретными целями и повесткой дня (ежемесячные / ежеквартальные сборы сотрудников), или же неформальными, которые проводятся при возникновении определенной конкретной проблемы или в соответствующей ситуации, требующей обсуждения. (Кто-то из коллег внезапно зашел в ваш кабинет / индивидуального рабочего места, чтобы обсудить какой-то вопрос, или же спонтанная разговор сотрудников переросла в дискуссию по конкретным делам фирмы.)

Формальные или неформальные, деловые заседания в любом случае будут более эффективными, если будут проходить в соответствии с определенными правилами и установленной процедуры проведения подобных мероприятий и с учетом норм этикета.

Известно, что некоторые заседания бывают затянутыми, с плохо определенными или совсем не определенными целями, небрежно подготовленными. Проявлением непрофессионализма и плохих манер является отсутствие четкого определения участников заседания, его целей и повестки дня. Тщательная подготовка помогает избежать проведения плохого, неэффективного мероприятия.

Неформальные заседания прежде всего имеют свойство становиться ненужной тратой времени. Без глубинной подготовки, они часто не имеют четко определенной цели; участники не готовы выложить информацию или принять участие в дискуссии; редко устанавливаются временные рамки проведения мероприятия, также уменьшает его эффективность.

Согласно исследованиям ЗМ Meeting Management Institute, которые проводились в Вартонський школе бизнеса Пенсильванского университета (США) и в Университете Миннесоты (СЕЛА), семь этапов, которые необходимо соблюдать при планировании и подготовке формального / неформального делового заседания:

1. Определение целей - с учетом возможности их достижения в отведенное для заседания время.

2. Отбор / подбор участников - происходит, исходя из необходимости достичь определенных целей.

3. Подготовка места проведения - с учетом возможности проведения дискуссии (обеспечение необходимого оборудования).

4. Подготовка повестки дня - в логической последовательности, с указанием имен и времени, отведенного для представления и обсуждения каждого конкретного вопроса.

5. Определение основных правил проведения мероприятия - для утверждения и соблюдения участниками стандартов поведения.

6. Приглашение участников - предоставление им возможности подготовиться к заседанию.

7. Поддержание контактов с коллегами, которые не принимают участия в мероприятии. Таким образом они будут проинформированы о том, что произошло на заседании.