ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ ЗАСЕДАНИЕ

Первая задача при планировании и подготовке делового заседания - определить, необходимо это мероприятие (нужно его вообще проводить). Решение о проведении заседания должно быть тщательно взвешенным и спланированным, оно не может быть результатом давней привычки ("Мы всегда собираемся по понедельникам") или существующего своеобразного ритуала ("Нас собирает шеф»). Вообще же, если есть необходимость решить все вопросы, заседание должно быть последней из приемлемых возможностей это сделать.

Четкое понимание целей, которых вы хотите достичь, организуя заседания, поможет вам выяснить, такая мера необходима. Какой результат мы хотим получить в заключение заседания, и есть ли другие способы решения существующей проблемы?

Даже неформальное заседание должно иметь цель. Грубостью е бесполезно тратить время коллег, если нет причины собираться. Чтобы избежать подобной ситуации (собрались неизвестно для чего), вы можете, например, постоянно иметь под рукой и пополнять при необходимости список вопросов, которые вам надо обсудить с конкретным сотрудником, - вы сможете освежить информацию перед тем, как встретиться с ним. Также можно иметь такой список с собой, чтобы при случае иметь возможность решить необходимые вопросы.

Чтобы определить, действительно ли необходимо проводить формальные сборы, председательствующий (организатор) должен спросить себя, можно достичь желаемого результата без проведения заседания. Время, которое будет потрачено, и стоимость мероприятия должны обязательно учитываться при принятии соответствующего решения. Сборы не могут проводиться том, что все привыкли к ним.

Может быть более эффективным, чем проведение заседания, простой телефонный звонок; направлен меморандум; сообщение на автоответчике; вывешена объявление; встреча с коллегой - конкретным исполнителем? Можно ли вообще принять решение самостоятельно и, исходя из него, продолжать работу? (Не будем забывать, что заседание вряд ли будет эффективным, если представленная на нем информация не станет толчком для дискуссии и принятия необходимых решений.)

Принимая решение о проведении делового заседания убедитесь, определенные для него цели - реальные и их можно достичь за время, отведенное для мероприятия. Не перегружайте повестку дня. Заранее выясняйте, сколько времени нужно и можно отвести для собрания (они не могут быть бесконечными). Разумно, четко очертите цели для конкретных сборов. Если вы предполагаете широкое обсуждение, ограничьте круг вопросов, выносимых на рассмотрение. Известно, что деловые сборы бывают эффективными тогда, когда они короткие, поэтому старайтесь завершать их в час.

Подбор участников

На деловых заседаниях "больше" далеко не всегда означает "лучше, эффективнее". Очевидно, что чем больше людей участвует в заседании, тем сложнее становится вся процедура. Чем она сложнее, тем больше времени тратится на достижение поставленных целей. Чем больше расходуется времени, тем больше стоимость мероприятия в целом.

Это правило действует как при формальных, так и неформальных заседаний. Само определение "неформальное заседание" вызывает ассоциации с отсутствием установленного официальную повестку дня, возможно - отсутствием председательствующего, а также определенных правил проведения (регламента), что легко приводит к бесконечным, ничем и никак не ограниченных разговоров (дискуссий). Добавив к подобному сценарию большое количество участников, в результате можно легко создать хаос. Поэтому организуя неформальное заседание, ограничьте старайтесь число участников с тем, чтобы избежать напрасной траты рабочего времени коллег, которые должны присутствовать, и тех, которые не должны присутствовать, но в результате плохой организации (в данном случае - из-за отсутствия тщательного отбора участников) участвуют в этом мероприятии.

Формальное деловое заседание, целью которого является лишь ознакомление с информацией, может пройти очень просто и не занять много времени даже в том случае, когда на нем присутствует значительное количество сотрудников. Но если формальное заседание собирается для рассмотрения проблемного вопроса / вопросов и тем самым, очевидно, предполагает обсуждение, количество участников имеет чрезвычайно важное значение. Чем больше число приглашенных на заседание, тем пропорционально больше времени будет потрачено на дискуссию.

Специалисты ЗМ Meeting; Management Institute определяют оптимальное число участников для каждого типа деловых заседаний:

Заседание, целью которых является

решения проблем (ы) до 5 человек

Заседание, целью которых является

определение проблем (ы) До 10 человек

Заседание-обзор

или презентация До 30 человек

Мотивирующие заседание Чем больше, тем лучше

Существующие значительные особенности заседаний информативного характера и заседаний, целью которых является решение проблем (ы) - в председательстве этих заседаний, в характере вопросов, которые являются содержанием заседаний, в тактике достижения успеха на этих заседаниях - безусловно влияют на определение оптимального числа их участников. После того, как определены цели определенного конкретного заседания, а следовательно - определенный его характер, вы, исходя из этого, можно планировать соответствующее, адекватное число участников.

Число участников деловых заседаний, целью которых является принятие решения, лучше ограничить до пяти (не более семи), так как для достижения успеха - принятие решения - необходимо провести активную дискуссию, в ходе которой присутствующие будут многократно выступать. Главное внимание на заседаниях такого рода уделяется обсуждению и решению проблемы, потому ключом для их успешного проведения является соответствующая атмосфера, которая способствует и стимулирует открытое и свободное выражение мнений.

В том случае, когда не все из запланированных участников заседания за тем или иным причинам могут присутствовать, необходимо рассмотреть возможность изменения повестки дня или вообще переносе этого заседания на другую дату. Иногда, в случае, когда заседание достаточно длительное, не все участники имеют возможность присутствовать на нем от начала до конца. Вежливым, профессиональным и оптимальным решением в подобной ситуации будет спланировать повестку дня заседания с учетом рабочих графиков этих лиц с тем, чтобы они могли присутствовать при рассмотрении тех вопросов, которые непосредственно их касаются.

Часто сотрудники считают, что они должны присутствовать на конкретном заседании, даже если их конкретная работа никак не связана с проблемами, вынесенными для обсуждения, и они тем самым никоим образом не могут способствовать достижению поставленных целей. В некоторых случаях причиной подобного решения может быть стремление людей быть в курсе дел, которые даже не связаны с их прямой деятельностью. В некоторых фирмах и компаниях участники заседаний определяются, исходя из соответствующей существующей практики или на основе должности, статуса в организации конкретного сотрудника. В идеале же на деловом заседании должны присутствовать только те лица, которые могут непосредственно повлиять на решение конкретной проблемы. Поэтому чем более специфическими, узкими вопрос повестки дня конкретного заседания, тем больше лимитируется число присутствующих на нем.