ПОДГОТОВКА МЕСТА ПРОВЕДЕНИЯ

При подготовке делового заседания, как правило, очень мало внимания уделяется месту его проведения. Так же мало кто осознает, насколько важным фактором успешного проведения заседания является именно место, где оно происходит.

Выбор помещения

Атмосферу заседания частично определяет само помещение, где проходит мероприятие. То же решение будет восприниматься по-разному, если оно будет принято не в зале заседаний фирмы, а в ее кафетерии. Необходимо, чтобы цель собрания определяла место их проведения. Например, для обсуждения любого важного вопроса лучше подойдет кабинет кого-то из сотрудников, чем комната отдыха.

Конечно, не всегда можно выбирать, где именно проводить заседания. В тех случаях, когда у вас есть такая возможность, выходите из критериев, которым должен соответствовать выбранное помещение. Для этого ответьте на следующие вопросы:

1. выбрана комната достаточно большая для того, чтобы вместить всех участников и необходимое оборудование?

2. Есть ли в выбранном помещении адекватное освещение и вентиляция?

3. эта комната изолирована от внешних вмешательств, других мероприятий, которые могут проходить одновременно с заседанием?

4. имеющиеся в помещении мебель достаточно функциональны и комфортны для заседания определенной продолжительности?

5. Необходимо оплачивать аренду помещения и приемлема сумма оплаты?

6. выбранное помещение будет свободным в нужное вам время?

Если выбранное помещение будет чуть, очень вероятно, что присутствующие на собрании почувствуют ограниченность размера, объема помещения (в них появится чувство клаустрофобии) и они захотят быстрее уйти из него, а следовательно, быстрее закончить заседание. Вы можете компенсировать несоответствие размера помещения тем, что сделаете заседания можно короче и проведете его как можно скорее (хочется вам этого или нет, входит ли это в ваши планы или нет) или же запланируете частые перерывы.

Если помещение слишком большое, присутствующие могут разместиться очень далеко друг от друга и от председательствующего, что в свою очередь затруднит проведение адекватной дискуссии при участии всех присутствующих. Решить подобную проблему можно, выделив для заседания лишь определенную часть помещения, размеры которой будут адекватными числу участников.

Если помещение плохо освещено или недостаточно вентилируемое, активность присутствующих быстро придет и тем самым снизится их способность эффективно работать. Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо обеспечить яркое освещение помещения, а также поддержку в нем температуры ниже, чем обычно установлена (особенно важным этот фактор является при проведении заседания с большим числом участников).

Мебель в комнате для заседаний не должны быть слишком комфортными том, что могут настроить участников не на рабочий настрой, а на отдых. В то же время, если мебель не удобные, это раздражает людей, а значит, отвлекает их от обсуждаемых вопросов.

Одной из самых больших проблем при проведении заседаний является их нежелательные, незапланированные прерывания (кто заглядывает или заходит в помещение, возможно, ставит вопросы и т. Д.). Каждый раз, когда по каким-то причинам заседание прерывается, выступающие в тот момент участники должны возвращаться к сказанному ранее, чтобы, напомнив предварительную информацию, иметь возможность продолжать излагать свои мысли. Очевидно, что все при этом теряют время. Чтобы избежать вмешательства лиц, случайно заходят в помещение, где проводится заседание, повесьте на двери соответствующую заметку, например: "Проходит заседание". Можно просто закрыть дверь на ключ. В том случае, когда заседание проходит в кабинете одного из сотрудников, необходимо заранее подумать о переводе всех звонков на имеющиеся в этом помещении телефоны на другую линию.

Очень отвлекают присутствующих на заседании постоянные входы-выходы некоторых участников. Подобное хождение еще хуже влияет на работу заседания, чем одиночный выход лица, при определенных причин должен уйти с мероприятия. (Абсолютно приемлемо, собираясь на заседания, что будет происходить в другом помещении, оставить своему секретарю / помощнику / коллеге номер телефона, по которому вас можно разыскать в случае срочной необходимости.)

Избегайте прерывания заседания различными средствами связи - бипер, мобильными телефонами. Они должны быть отключены в течение всего мероприятия.

Один из бизнесменов, говоря о деловых заседания, любит вспоминать, как во время одного из них зазвонил мобильный телефон выступающего и все присутствующие были вынуждены ждать, пока он переговорит с лицом, звонила, а потом продолжать свое выступление.

Подготовка помещения

После определения места проведения заседания помещения необходимо соответствующим образом подготовить. В зависимости от того, какого типа деловое заседание вы планируете проводить, необходимо будет:

· Проверить, выбранное помещение имеет достаточное количество столов и стульев, которые расставлены в соответствии с целью и типа мероприятия (рис. 4).

Обеспечить наличие бумаги, ручек и карандашей для ведения присутствовать при необходимости записей.

· В случае, когда участники заседания не знакомы друг с другом или малознакомые, поставить на столе / столах, перед соответствующими стульями, карточки с именами присутствующих.

Обеспечить наличие необходимых технических средств, а также проверить их исправность.

· Позаботиться о наличии прохладительных напитков, кофе, чая и легких закусок для участников. При необходимости обеспечить проживание и питание участников, приехавших на заседание из других городов, регионов.

Перечисленные пункты надо проработать за определенное время до заседания с тем, чтобы избежать напрасной траты времени во время самого мероприятия. Названные шаги также, при условии определенной модификации и упрощения, необходимыми при подготовке неформального заседания.