ПОДГОТОВКА повестки дня / РЕГЛАМЕНТА

Зачем при подготовке делового заседания думать о повестке дня? Это необходимо делать потому, что повестка дня является своеобразной картой. Мы продвигаемся, идем дальше, когда мы имеем определенное направление движения и знаем, куда мы движемся. Повестка дня заседания говорит его участникам: "Вот наша цель, цели, к которым мы идем, и вот - каким образом мы достигнем поставленных целей". Наличие у каждого присутствующего копии регламента помогает следить за ходом действий, а также не дает возможности повести заседание другим путем, отвлечься от поставленных целей.

Повестка дня должна быть достаточно подробным. Редко, или же никогда, участники заседаний жалуются на слишком подробный регламент. Полный, детальный, конкретный порядок дня является безусловным свидетельством того, что организаторы ценят время также * ного из участников и именно для его сохранения и эффективного использования подготовили действенный, эффективный режим работы.

При проведении неформальных собраний регламент может составлять перечень вопросов или проблем, которые вы планируете рассмотреть и решить. Составление повестки дня заранее поможет вам определить, сколько времени следует отвести на проведение мероприятия и когда его лучше проводить.

Подготовка повестки дня

Перед определением повестки дня для формального заседания выясните у каждого члена оргкомитета, какие именно вопросы он планирует вынести на рассмотрение. Таким образом будет гарантировано, что заседание, его распорядок готовиться с участием всех членов оргкомитета и с учетом их пожеланий и рекомендаций. Такой шаг также может помочь вам определить, какие непредвиденные вопросы готовятся для рассмотрения на ближайшем заседании.

Подобный опрос особенно поможет, если заседания проводятся на регулярной основе и его участники могут специально ждать очередного мероприятия, чтобы предложить на рассмотрение все вопросы.

Перед укладкой повестки дня заседания задайте членам оргкомитета и лицам, участие которых планируется, следующие вопросы:

Материалы / информацию вы хотите представить на заседании?

Сколько времени вы нуждаетесь для изложения вашего материала, для представления вашей темы?

Какие проблемы вы хотите обсудить?

В зависимости от полученных ответов вы можете принять решение о нецелесообразности проведения заседания вообще или о сокращении времени его проведения от часа до 20 минут. Возможно также, что вы решите вместо проведения общего мероприятия встретиться с каждым сотрудником в отдельности или же примете решение о проведении вместо одного большого заседания два коротких, что в конкретном случае будет более эффективным средством достижения поставленных целей.

Если кто-то из желающих выступить на заседании просит для этого 10 минут, дайте такое время - не менее и, конечно, не более, ведь человек сам устанавливает временные рамки. Если же это лицо определила время неточно, "на окоп и во время ее выступления выяснилось, что требуется дополнительное время, не стоит удовлетворять ее просьбы и предоставлять дополнительные минуты. Практика показывает, что таким образом сотрудник не научится быть более аккуратным при определении времени и в дальнейшем. Не надо решать его проблему (нехватка времени) за счет других участников, забирая у них запланированное время и тем самым делая проблему общей.

Определение продолжительности заседания

Когда вы знаете, какие вопросы будут рассматриваться во время заседания, вы можете определить, сколько времени необходимо отвести для проведения мероприятия. Каким образом это можно сделать?

В том случае, когда заседание проводится в форме выступления (без дискуссии), работает правило 75 процентов. Оно означает, что для выступления или презентации отводится 75 процентов времени, запланированного заседания. Так, при часового заседании следует планировать 45 минут на выступление. При этом учитывайте возможность некоторого увеличения отведенного времени в связи с тем, что скорость выступления может быть ниже обычной средней, а также в связи с возможными вопросами к оратору (для вопросов следует также зарезервировать время).

Если заседание предусматривает проведение дискуссии, на выступление (ы) отводите не более 50 процентов общего времени, иногда, при сложности обсуждаемых проблем, выступление целесообразно отвести еще меньше времени - не более 20 процентов общего времени. Дискуссии, как правило, отнимают много времени, об этом следует помнить, готовя заседание-обсуждение. Не стоит планировать больше, чем можно реально "вместить" в отведенное время.

Не стоит определять продолжительность делового заседания по формуле "продлится так долго, как будет необходимо" (такой подход возможен при обсуждении условий контракта). Если участники не будут знать, какой будет продолжительность заседания, в них, даже бессознательно, могут возникнуть мысли: "Когда это все закончится? Мне обязательно надо сделать этот звонок в четвертой" или ** ли успею я закончить сегодня документ? "Так или иначе внимание присутствующих не будет полностью сосредоточено на вопросах, которые будут обсуждаться на заседании.

Даже при проведении неформального заседания целесообразно сразу же установить его временные рамки. Без этого разговоры могут длиться бесконечно, забирая необходимый вам время. Вы можете сказать: "Давайте отведем 15 минут для обсуждения этого вопроса" или "Давайте попробуем закончить дискуссию до обеденного перерыва".