Установление перерывов

Люди могут высидеть без перерыва максимум 90 минут. Для тех, кто курит, даже это время может быть слишком длинным.

Если ваше заседание продлится более 90 минут, запланируйте короткую - 5-7 минут - перерыв примерно в середине мероприятия. Этого времени достаточно для того, чтобы сделать срочный телефонный звонок или другие необходимые дела. Если вы отведете для перерыва больше времени, люди, вероятно, займутся чем-то другим, и вам будет довольно трудно собрать их снова. Лучше иметь два перерыва по 5-7 минут, чем одну, которая продлится 15 минут.

Если вы планируете в заседании перерыв, обязательно укажите об этом в повестке дня. При этом определите точное время и придерживайтесь его, чтобы участники могли предупредить своих секретарей / помощников, когда при необходимости с ними можно связаться по телефону.

Определение даты и времени проведения заседания

Выбирая дату и время проведения заседания, важно учитывать рабочие планы участников. Но они не могут быть единственным критерием. Для того, чтобы найти оптимальный вариант, организаторы мероприятия должны также иметь ответы на следующие вопросы: Как долго продлится заседание? Когда его провести - до обеда или после? День лучше подходит для этого мероприятия?

Специалисты по деловому этикету и психологии деловых отношений считают, что в целом вторая половина пятницы и утро понедельника - плохое время для проведения заседаний. По понедельникам утром сотрудники хотят прийти на работу и сориентироваться в делах, которые они имеют в этот день и на всю неделю. Если вам необходимо провести заседание в понедельник в первой половине дня, для улучшения ситуации назначьте его начало через полчаса после того, как сотрудники приходят на работу. Заседания, которые проводятся под конец рабочего дня, также могут вызвать проблемы. Люди хотят закончить работу и Идти по своим делам: им надо успеть на автобус или электричку; закрывается детский сад и надо забрать детей; у них есть свои планы на вечер. Как правило, заседания, которые проводятся по пятницам после обеда - "выброшенный", напрасно потраченное время. Сотрудники присутствуют на этих заседаниях физически, но их мысли далеки от дел, и поэтому рассчитывать на высокий процент эффективности мероприятия не реально.

Хорошим выбором времени для проведения заседания является время перед обеденным перерывом. При этом заседание, запланированное на время до обеда, не должно длиться более двух часов. Если вы хотите провести короткое заседание, запланируйте его начало в час

до обеденного перерыва - все хотят отдохнуть и поесть, так что

лишних затяжек не будет.

Если вам нужно провести действительно короткое заседание, сделайте его без рассадки участников (все присутствующие стоят). При этом учитывайте, что заседание такого рода не может длиться дольше 15 минут.

Предупреждение заранее - проявление вежливости при проведении неформальных заседаний. Даже если вы не устанавливаете конкретное время, лучше накануне предупредить сотрудника, вы собираетесь зайти к нему и обсудить некоторые вопросы. В таком случае сотрудник будет готов к дискуссии и вы быстрее решите существующие проблемы.

Информация, которую необходимо выложить перед перечнем вопросов повестки дня

Необходимо конкретно определить, кто именно собирается на это заседание. Можно назвать участников как определенную группу (например, группа подготовки отчета за полугодие). Таким образом вы фокусируете сотрудников на конкретном вопросе (конкретных вопросах), а также создаете у них ощущение единой команды.

Определяйте цель заседания четко и понятно, например: "Определение докладчиков на годовой конференции" или "Составление плана проведения занятий группы молодых специалистов на вторую половину текущего года". Сотрудники должны обязательно знать, какие содержание и цель проведения конкретного заседания.

Установление заранее цели заседания, как и предварительное определение имен участников, безусловно поможет минимизировать число людей, которые, несмотря на тот факт, что выполняют другую работу и отвечают за другие вопросы, желающих присутствовать на мероприятии.

Желательно указать, кто организует заседания. Не стоит ограничиваться только именем сотрудника. Номер телефона или другая подобная информация поможет участникам при необходимости связаться с соответствующим лицом. Лучше заранее предоставить желающим возможность выразить организаторам свои предложения или сомнения относительно проведения заседания: это гарантирует высокую эффективность самого мероприятия.

Следует также определить тип запланированного заседания: "информационное", "принятие решения", "решения проблемы" и т. Д. При этом следует быть откровенным. Если какое-либо решение уже принято и цель заседания - доказать и объяснить его, не надо называть мероприятие "Заседание для принятия решения". Ваши сотрудники - взрослые, умные люди, не следует относиться к ним как к наивным новичков, это никогда не даст положительных результатов.

Участники заседания должны знать, какие рабочие материалы необходимо иметь при себе, поэтому перед повесткой дня следует назвать эти материалы. В том случае, когда на заседании предполагается обсуждение определенных документов, необходимо, раздавая / рассылая копии повестки дня, передать участникам и экземпляр документа для рассмотрения. Например, готовится заседание, на котором планируется утвердить бюджет на следующий год. Рассылая / раздавая заранее копии повестки дня, следует раздать и копии бюджета с тем, чтобы сотрудники могли еще до заседания ознакомиться с этим документом и быть готовыми для его обсуждения и, как результат, более эффективно использовать время, отведенное на запад.

Что делать, когда вы направили определенный документ участнику с тем, чтобы он мог подготовиться к обсуждению, а на заседании этот человек заявляет, что не ознакомилась с бумагами? Не лишайте без внимания подобный факт, соответствующим образом (отрицательно) прореагирует на неподготовленность сотрудника к дискуссии. Если вы решите "пожалеть" коллегу и не обратите должного внимания на его непрофессиональное поведение, подобное решение не принесет вам - организатору заседания - никаких преимуществ. Напротив, если вы не оцените соответствующим образом подобную безответственность сотрудника, в следующий раз больше людей не обратят должного (или никакой) внимания на материалы, предоставленные им для ознакомления перед заседанием. Подобная позиция организатора мероприятия может показаться достаточно жесткой, но на самом деле она будет проявлением уважения к абсолютному большинству участников, собрались именно для проведения дискуссии. Дайте ясно понять сотрудникам, что вы ожидаете от каждого из них подготовленности к заседанию, включающей ознакомление с предоставленными им к западу материалами и готовность к их обсуждению.

Не забудьте указать день недели, в который будет проводиться заседание, и, чтобы избежать недоразумений, соответствующую дату календаря. Вместе с этой информацией отмечается время начала и время окончания мероприятия. Чтобы чувствовать себя уверенно, вы можете определить время окончания заседания на полчаса позже, чем вы реально планируете его закончить. Даже если заседание затянется на 15-20 минут дольше запланированного вами на самом деле, для участников оно все равно закончится вовремя.