Непосредственное составление повестки дня

Непосредственное составление повестки дня требует значительной предварительной работы и обдумывания. Начинайте каждое заседание так называемой вступительной части, которая, как правило, занимает от 10 до 15 процентов всего времени, отведенного для мероприятия. Так, на часового заседании вступительная часть будет занимать от 6 до 10 минут. В настоящее время проводится приветствия участников, необходимо представление отдельных присутствующих лиц; определяются цели и задачи мероприятия; устанавливаются общие правила ведения заседания; определяются председатель и секретарь заседания; пересматривается порядок дня.

Составляя повестку дня, стоит на начало задавать вопросы, обсуждения и решения которых будут требовать большего внимания, усилий и творческого подхода присутствующих, ведь со временем уровень их энергии очевидно и безусловно снизится.

Если вы хотите, чтобы сотрудники действительно принимали участие в том, что будет происходить, формулируйте положения повестки дня в нейтральной форме. Так, если вы запишете: "Голосование за новый бюджет", - это автоматически снизит активность участников том, что сама формулировка пункта регламента подскажет им, какого решения от них ждут (проголосовать "за"). Поэтому лучше поставить "голосование по новому бюджету". Конечно, иногда можно использовать повестку дня для выражения определенных пожеланий организаторов, но делать это надо очень осторожно, чтобы не снизить дух творчества и чувства важности и собственной значимости участников.

Называйте пункты повестки дня в том порядке, в котором будет происходить обсуждение вопросов. При этом учитывайте возможные приходы - отходы тех участников, которые по определенным причинам не могут присутствовать до конца мероприятия.

Всегда указывайте конкретное лицо (лиц), которая отвечает за подготовку определенного отдельного вопроса. Необходимо иметь человека (людей), которая несла бы ответственность за сделанное / сделано.

Определение точного времени, отводимого для каждого пункта регламента, - чрезвычайно важный элемент при подготовке успешного заседания. Очень часто, когда временные рамки пунктов повестки дня не устанавливаются, обсуждения первого вопроса забирает большую часть времени, отведенного для всего мероприятия, и, как результат, последний (и) пункт (ы) или рассматривается в спешке и не полностью, либо не рассматривается вовсе . Лица, которые отвечали за подготовку вопросов, оказались не полностью обсуждено / вовсе не оговоренными, могут чувствовать себя забытыми. Без проявления должного внимания со стороны присутствующих в подготовленной ими темы эти сотрудники могут сделать вывод, что их вопрос не имеет особого значения для общего дела. Поэтому в следующий раз они могут подготовиться к мероприятию менее тщательно, или же совсем ничего не сделать.

Останавливая кого-то из выступающих том, что время, отведенное ему, закончился, председательствующий обязательно должен сказать, что обсуждение этой темы может быть / будет продолжено на следующем заседании. В том случае, когда присутствуют считают, что важность проблемы требует продолжения дискуссии и поэтому рассмотрение других пунктов повестки дня следует перенести / отложить, необходимо обсудить это предложение и принять соответствующее общее решение.

Даже неформальное заседание проходит успешнее в том случае, когда повестку дня определено заранее. Понятно, что для неформального заседания регламент может быть не таким подробным, как для формального мероприятия, но присутствуют в любом случае должны знать и понимать, для чего / с какой целью они собрались, а также должны иметь перечень вопросов, которые предполагается рассмотреть. Имея перед собой подобный документ, участники: а) потратят меньше времени на дискуссию, так как имели возможность предварительно подготовиться, b) не отвлекаться на обсуждение незапланированных тем.