ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЯ

Для того, чтобы эффективно и без проблем вести деловую заседания необходимо, с одной стороны, соблюдать широко и используемых правил ведения заседаний любого масштаба - так называемых Robert's Rules of Order, а с другой - исходить из принципов здравого смысла, которые в общих чертах определяют поведение участников.

Robert's Rules of Order является системой парламентской процедуры, которая впервые была опубликована в США в 1876 По сути, эти правила - система, определяющая, каким образом должна проходить заседания любого уровня. Некоторые из правил очень подробные, но совсем не нужно знать их все и полностью. Однако необходимо четко представлять основные их принципы.

Не все заседания настолько формальны, чтобы при их проведении жестко придерживаться названных правил. Многие деловые заседаний являются неформальными мерами, которые сотрудники собираются тогда, когда этого требует рабочая ситуация. Но даже на заседаниях такого рода необходимо соблюдать определенную процедуры. (Может случиться так, что присутствующие, желая выразить свое мнение или защитить свой взгляд, начнут говорить одновременно.) Поэтому председательствующему в самом начале заседания необходимо принять и довести до присутствующих конкретные правила, по которым будет проходить обсуждение и принимаются решения. Знание основных принципов процедуры ведения заседаний, которые были определены в Rober's Rules of Order, безусловно поможет при этом:

· Председатель отвечает за прохождение заседания согласно принятому повесткой дня и не допускает прерывание выступающего другими участниками.

· Участники, желающие выступить, как правило, поднимают руку. Председательствующий затем определяет лицо, которое будет выступать. Очевидно, что когда на заседании присутствует незначительное количество сотрудников, им не обязательно поднимать руку над головой, достаточным будет небольшое движение рукой вверх. Иногда может быть достаточно лишь прямого взгляда на председательствующего.

· После того как председательствующий определит участника, который будет выступать, это лицо может говорить, излагая свое мнение по конкретному вопросу, в течение отведенного ей времени. Если кто-то пытается вмешаться в выступление, председательствующий вправе в вежливой форме заметить, что речь еще не закончена. При этом председательствующий должен предоставить право выступить всем желающим.

· Кроме того, что председательствующий не допускает вмешательства в выступления, он также следит за тем, чтобы оратор не повторял себя или не говорил не по существу.

· По окончании своего выступления оратор должен предоставить другим присутствующим возможность высказать свое мнение.

Основные принципы здравого смысла, которые определяют принципы поведения участников, могут быть переданы участникам как часть повестки дня, или же их можно установить в начале заседания:

Быть открытым для восприятия информации, предоставляемой.

· Искать способы и пути использования полученной информации.

· Не допускать личных выпадов против любого ни в какой форме (словами, жестами, позой или мимикой).

· Вовремя возвращаться из перерывов. Если вам необходимо срочно выйти из помещения, где проводится заседание, делайте это, не мешая присутствующим продолжать работу.

· Помнить, что информация, представленная на заседании, - конфиденциальная и не должна разглашаться ни при каких условиях.

· Использовать возможность задавать вопросы в любое время / в определенное время.

· Принимать участие в том, что происходит в зале заседаний.

Быть членом команды / коллектива.

Приведенные в качестве примера основные правила поведения участников заседания, возможно, не подходят к каждой конкретной ситуации. Некоторые из них могут представляться столь очевидными, что, учитывая дух и культуру вашей компании, нет необходимости их специально называть. В любом случае определение подобных правил является чрезвычайно важным как один из путей установления основных принципов делового заседания. Хорошей идеей является подключение самих участников к процессу установки такого рода правил, таким образом люди будут чувствовать свою причастность к делу. Многие заседаний были малоэффективными, "провалились" именно потому, что присутствуют рассматривали установленные правила ведения заседания как предоставлены, навязанные им. Определение подобных принципов самими участниками поможет им более четко осознать, что именно предполагается под словами "быть открытым для восприятия информации, предоставляемой" или "участвовать в происходящем в зале заседаний" (то, что кажется очевидным и общепонятным, для некоторых может быть сложным или недостаточно понятным).

Если вы хотите, чтобы правила работали, их, разумеется, надо произнести. Вы можете, например, сказать: "Нам бы хотелось услышать мнение каждого участника по этому поводу, так что, пожалуйста, участвуйте в обсуждении" или: "Вы, конечно, можете не соглашаться с данным положениями, это нормальная практика, и мы хотели бы получить как можно больше информации от каждого из вас ".

Если заседания проводятся с постоянными участниками (если каждый раз встречается та же группа людей), вы можете установить основные правила поведения в первый раз и вывесить их перечень в помещении, где проходят заседания. Очевидно, что вы не должны каждый раз напоминать, пока они кто-то из участников не начнет их нарушать. Если заседания проводятся нечасто, с большими перерывами, вы можете каждый раз напоминать эти правила присутствующим, сказав, например: "Давайте договоримся о таком ..."

Всегда определяйте основные правила в начале заседания, это может занять всего несколько минут перед тем, как перейти к непосредственному обсуждению вопросов бизнеса / дел.

Важно помнить, что когда вы обсуждаете с присутствующими основные принципы поведения участников заседания, тон вашего голоса имеет чрезвычайно важное значение. Он даже важнее то, что вы скажете. Ваши слова не могут звучать как слова старшего наставника (ваши коллеги - не маленькие дети), они не могут быть жесткими (так вы легко обидите людей). Произносит правила в максимально дружелюбной, дипломатической манере, и можно ожидать, что участники заседания будут иметь больше желания следовать их.

Очень часто люди ошибочно считают, что неформальные заседания не предусматривают наличия основных принципов поведения. Даже во время проведения неформальных мероприятий, необходимо цивилизованно вести себя и относиться друг к другу с уважением. Основные правила, безусловно, могут быть гарантией этого.

ПРИГЛАШЕНИЕ УЧАСТНИКОВ

Распространяйте повестку дня за два-три дня до даты проведения заседания. Если сделать это раньше, он может затеряться среди рабочих бумаг. Если вы сделаете это позже, участникам может не хватить времени для подготовки к дискуссии. Понятно, что на момент ознакомления с регламентом день и конкретная дата проведения мероприятия должны быть установленными.

Во время проведения неформальных заседаний, которые могут созываться спонтанно, очень важно не забывать ни о ком из тех сотрудников, присутствие которых желательно и необходимо.

ПОДДЕРЖКА контакты с коллегами, НЕ принимают участие в заседаниях

Некоторые сотрудники приходят на заседания только благодаря ощущению правильности такого шага. Если организаторы мероприятия не поддерживают подобный подход, они передают соответствующим коллегам регламент заседания с заметками такого рода: "Вам не обязательно присутствовать на этом заседании, но я хотел бы, чтобы Вы были в курсе того, что происходит".

Разумеется, люди чувствуют себя очень некомфортно и время неуверенно, если считают себя забытыми, отделенными от общих дел. Но если вы сообщите сотрудников о запланированном мероприятии и пообещаете прислать отчет, такого вашего шага может быть достаточно для того, чтобы удержать их от участия в заседании (прихода на заседание).

Иногда люди, которых приглашают принять участие в заседании, хронически этого не делают, от чего может страдать дело. Если вы готовы проявить твердость, вы можете поступить следующим образом - направить повестку дня начальнику этого сотрудника, пообещав при этом предоставить после заседания список присутствующих на нем. Если лицо, хронически пропускает заседания, узнает о таком ваш шаг, можно ожидать, что она обязательно появится.

Если кто-то из сотрудников не смог присутствовать на заседании, возможно потому, что оно произошло спонтанно, очень важно ввести такого человека в курс дел. В том случае, когда коллега, не присутствовал на заседании, спросит, почему ему не сообщили о мероприятии, лучше сказать то, как было: "Мы думали Вас пригласить, но Ваш помощник сказал, что Вы на переговорах с представителями фирмы-партнера ".