Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

НЕОБХОДИМЫЕ ШАГИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ УСПЕШНОГО ЗАСЕДАНИЕ: ПОВЕДЕНИЕ председательствующий

Заседание можно сравнить с театральной постановкой - все присутствующие имеют свои роли, повестка дня является своеобразным сценарием, а дискуссии предоставляют возможность импровизировать. Очевидно, что все присутствующие на заседании имеют свою ответственность: как председательствующий, так и участники. Для того, чтобы заседание прошло успешно, каждый должен знать свою роль (свои функции) и выполнять ее адекватно.

РОЛЬ (ФУНКЦИИ) Председательствующий ДЕЛОВОГО заседания к заседанию

· Определение целей заседания.

· Подбор участников.

· Предварительные контакты с участниками для выяснения возможности / невозможности присутствовать.

· Заказ на конкретную дату и время помещения и обеспечения необходимого технического оборудования и прохладительных напитков.

· Подготовка повестки дня.

· Выработка основных принципов поведения участников.

· Приглашение участников, ознакомление с повесткой дня и распространение необходимых дополнительных материалов.

Поддержка контактов с теми, кто не участвует в заседании.

· Проверка помещения для заседания непосредственно перед его началом.

ВО ВРЕМЯ ЗАСЕДАНИЯ

· Начинать заседание вовремя.

· Определять цели и задачи заседания.

· Соблюдать порядок дня.

· Следить за временем.

· Способствовать проведению дискуссии.

Иметь дело с "проблемными" участниками.

· Предоставлять присутствует возможность задавать вопросы.

· Разъяснять решения, принятые в ходе заседания.

· Подводить итоги.

ПОСЛЕ ЗАСЕДАНИЯ

· Привести помещения в порядок и вернуть техническое оборудование, которое использовалось.

· Оценить заседания, в том числе и эффективность председательствующего.

· Распространить среди участников копию протокола заседания.

· Выполнять поставленные задачи.

· Начать планирование и подготовку следующего заседания.

Участие председателя, как и каждого участника, в работе заседания начинается с выбора подходящего места. Если вы занимаете высокий пост или является почетным гостем на этом заседании и пришли первым, подождите, пока вам не укажут ваше, или спросите, куда сесть.

Председательствующий, как правило, сидит на "месте власти" - дальше от двери. Ближайшее место с правой стороны от председательствующего предоставляется почетному гостю или лицу, занимающему высокий пост. Для того, чтобы поощрить участников участвовать в обсуждении, председательствующий может сесть в середине стола. Это станет проявлением его уверенности в себе, продемонстрирует, что председательствующему нет нужды подчеркивать свою роль на заседании.

Если на заседании присутствует два человека, которые имеют одинаково высокий статус, они садятся в центре стола друг против друга. Остальные присутствующие рассаживаются по обе стороны от них. В том случае, когда известно о напряженных отношениях между двумя лицами, которые занимают одинаково высокие должности, лучше избегать подобной раз-сады, а посадить их рядом друг с другом. В таком случае стол не будет играть роль дополнительного барьера между лидерами (достаточно их собственных противоречий).

Эти замечания по размещению касаются и неформального заседания. Очевидно, что на неформальном мероприятии участники могут выбирать место, где сидеть, более свободно. При этом не надо никогда забывать, что выбранное вами место является отражением вашего статуса в иерархии заседания.

Безусловно, эффективность любого заседания в значительной степени зависит от того, насколько сильным является председатель.

Рассмотрим каждое из названных выше задач председательствующего на заседании с определенными комментариями.

Начинать заседание вовремя

Вы должны определить конкретное время начала заседания и отметить его в повестке дня. Накануне мероприятия напомните его всем участникам, разослав меморандумы, позвонив или воспользовавшись электронной почте.

Внесите своевременный приход на заседание в перечень основных правил поведения участников. Вы можете отдельно регистрировать своевременное прибытие сотрудников на заседание. Возможно также подчеркивать негативные стороны опоздание на мероприятие: закройте дверь (и те, кто опоздал, просто не смогут зайти в помещение), не повторяйте сказанное ранее и пропущенное теми, кто пришел позже, рассматривайте интересные вопросы в первую очередь (в начале заседания).

Начинайте заседания не позднее 5 минут после указанного в повестке дня времени (это типичное различие между часами разных людей), несмотря на то, собрались все, кто должен присутствовать на мероприятии. Не задерживайте открытия заседания из-за опоздания других, это будет проявлением явного неуважения к тем, кто пришел вовремя.

Определение конкретного времени для начала мероприятия, как и максимальное соблюдение его, желательно (а лучше - обязательным) правилом и для неформального заседания.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее