Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

Определять цели и задачи заседания

Важной функцией председательствующего является определение целей и задач заседания, а также достижение согласия участников с таким решением. Чтобы избежать возможных недоразумений, в начале мероприятия еще раз назовите его цели и задачи. Хорошо вывесить их на специально отведенном стенде. Объясните важность поставленных целей и задач и каждый раз напоминайте о них, когда дискуссия направляется не в желаемое русло, отходит от определенного направления.

Если вы вывесите перечень задач на отдельном стенде или на специальных перекидных картах, вы таким образом сэкономите свое время и силы: вам не нужно повторять сказанное для опоздавших (они смогут получить всю необходимую информацию, не отвлекая окружающих и не прерывая ход заседания). Таким образом, темп работы участников не будет снижаться, а лица, которые пришли позже, смогут сразу войти в курс дела.

На неформальном заседании в случае, когда для обсуждения запланировано лишь один вопрос, очевидно, можно обойтись и без подобного освещения целей мероприятия. И когда предполагается рассмотреть два и более вопросов, с этой информацией должны быть ознакомлены все участники любым приемлемым способом. Если в неформальном заседании участвует всего 2-3 человека, стенд с перечнем целей мероприятия можно заменить обычным листом бумаги с необходимой информацией, который будет виден всем присутствующим.

Придерживаться повестки дня

Председательствующий должен иметь дополнительные копии регламента. Необходимо постоянно напоминать участникам положения, внесенные в него: это поможет не отвлекаться от запланированных тем. Если в начале заседания в повестку дня были внесены изменения, незамедлительно запишите их, чтобы не забыть. Следите за тем, чтобы для рассмотрения каждого вопроса, включенного в регламент, тратилось столько времени, сколько на это было отведено при планировании заседания.

Отдельно записывайте все новые вопросы, которые были подняты во время рассмотрения запланированных. Укажите, что они будут обсуждены позже.

Не поворачивайтесь к незаконченным вопросов. Если необходимость продолжить дискуссию по определенному вопросу очевидна, внесите его в повестку дня следующего мероприятия.

На неформальных заседаниях очень часто повестки дня в письменном / печатном виде нет. Это, как правило, и становится главной причиной бесконтрольной дискуссии, которая проходит без каких-либо рамок и регулирования. Проще записать повестку дня неформального заседания на листе бумаги, который должен председатель. Даже с помощью такого несложного шага вы избежите бесконтрольного протекания дискуссии приводит к пустой трате времени участников. Точно следуя определенных для обсуждения вопросов, вы не будете отвлекаться на темы, не связанные с делом, и, как результат, успешно проведете заседание.

Следить за временем / распоряжаться отведенным для заседания время

Председательствующий должен максимально помогать успешному проведению заседания: в этом окажется его понимание важности роли лидера. Одним из наиболее эффективных способов содействия удачному проведению заседания является умелое распоряжение временем, отведенным для мероприятия.

Для того, чтобы не терять драгоценное время, вы можете раздать все материалы, необходимые участникам, заранее, до начала мероприятия, положив бумаги перед местом, где будут сидеть присутствуют. Если вы на каждом пакете с документами укажете имя конкретного лица-участника, вы таким образом решите и вопрос размещения присутствующих (иногда становится слишком сложным и болезненным).

Для того, чтобы дискуссия проходила без задержек и ненужных перерывов, желательно:

· В помещении, где проводится заседание, иметь настенные часы, который бы видели все присутствующие;

· Определить лицо, которое бы следила за временем (за тем, чтобы выступающие не забирали дополнительное время для своих речей)

· Не поощрять прерывания выступлений и прекращать дискуссии, не связанные с вопросами повестки дня;

· Ограничить количество перерывов, после которых возобновлять работу заседание без задержек, несмотря на то, вернулись в зал заседаний все участники или только определенная часть.

· На неформальных заседаниях также необходимо постоянно напоминать присутствующим о лимите времени и поощрять четкие, незатяг-нуте выступления по существу обсуждаемых вопросов.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее