Способствовать проведению дискуссии

Умелая организация и проведение дискуссии (движение ЕЕ в необходимом направлении) - очень часто является трудной задачей председательствующего. Он должен, выполняя роль лидера, несмотря на вольность формы обсуждения, разнообразие и спонтанность выступлений, контролировать процесс и способствовать максимальной сфокусированности на определенных для обсуждения вопросам.

Для облегчения проведения дискуссии необходимо с самого начала представить присутствующих друг другу. Таким образом во время обсуждения они смогут адекватно, в приемлемой форме обращаться друг к другу, что, безусловно, поможет им чувствовать себя увереннее и комфортнее. Это также предоставит участникам возможность выяснить или лучше представить сферы специализации, профессиональные интересы каждого из присутствующих, что в свою очередь будет способствовать дальнейшей эффективной работе.

Готовя повестку дня, внесите в него замечания: "Просьба быть готовым к дискуссии", а также подчеркните, что будут выслушиваться любые замечания и предложения. Если при обсуждении кто-то из участников обратил внимание на какое-то сложное, деликатный вопрос, отметьте его инициативу, сказав, например: "Спасибо за то, что вы обратили наше внимание на эту проблему".

Подключайте к дискуссии всех присутствующих. Для того, чтобы предоставить возможность выступить каждому, можно разбить участников на небольшие группы: кроме того, что обсуждение оживится, будут высказаны мнения, которые при большой аудитории не были бы сказаны.

Определите время для ответов на вопросы (вопросы задаются всеми желающими). Своими собственными вопросами старайтесь получить дополнительную информацию по определенной проблеме; необходимо разъяснение высказанной ранее мысли; нужны соответствующие примеры. Например, можно сказать: "Мы слышали выступления за разработку данного проекта; возможно, есть аргументы и против? Хотелось бы их услышать". Задавая вопрос, используйте такую их форму, требует широкой ответы, а не простые "да" или "нет". Например, вместо: "Вы имеете проблемы с выполнением этой задачи?" спросите: "Какие у вас проблемы с выполнением этого проекта?"

Если кто-то из присутствующих не принимает никакого участия в обсуждении, назовите его имя и предложите высказать свое мнение. Не забывайте каждом оказывать необходимое для выражения его мнения время.

Выключите все техническое оборудование, которое использовалось до начала дискуссии: даже незначительный (но постоянный) шум может мешать услышать то, что говорится.

Напомните присутствующим об основных правилах поведения участников заседания: никаких выпадов ни против кого-либо из присутствующих; никаких негативных комментариев, а также грубых слов, оскорбляющих жестов, поз и выражений лица в адрес присутствующих. Все сказанное на заседании является конфиденциальным и не подлежит обсуждению с лицами, которые не принимали участия в мероприятии и работа которых не касается рассматриваемых проблем.

В ходе дискуссии председатель-лидер должен внимательно, активно слушать выступающих, используя для этого не только соответствующие слова ("интересная мысль, желательно услышать об этом больше"), но и тон голоса, выражение лица, жесты и мимику.

Для поощрения дискуссии председательствующему лучше представлять свое мнение в конце обсуждения, таким образом участники свободно смогут выражать свои мысли.

Сказанное выше в полной мере относится и неформальных заседаний. При этом очевидно, что сам характер мероприятия может позволять такое поведение участников, которая не допустима на формальных заседаниях, например, ведение параллельного обсуждения. Председательствующий может разрешить ведение более свободной дискуссии (с определенным отвлечением на другие темы), пока обсуждение, как и заседание в целом, движется в определенном направлении.